Contabilistas certificados: partilhem as ferramentas de colaboração com os clientes!

Na sua empresa de contabilidade tem certamente de processar e produzir uma grande quantidade de documentos, o que leva a trocas regulares de ficheiros e informações – especialmente com os seus clientes. Para tornar estas trocas mais fluidas, nada melhor que uma solução de colaboração. Quais são as vantagens de utilizar um método de trabalho comum com os seus clientes? E o que pode fazer para que eles queiram adotar seus métodos e ferramentas?

O que é uma solução de colaboração partilhada com os clientes?

Uma solução de colaboração é um conjunto de ferramentas que permite a várias pessoas trabalharem em conjunto à distância. Instaladas na cloud e portanto acessíveis a partir de qualquer computador, smartphone ou tablet, essas ferramentas facilitam a partilha de dados e informações diversas (reuniões, contactos, mensagens…) em tempo real graças a uma sincronização automática de cada adição ou alteração dos elementos partilhados. O acesso é baseado em direitos definidos a montante. Um sistema de alerta por correio eletrónico automático permite-lhe inclusive ser informado imediatamente de quaisquer alterações.

Note-se que essa atualização instantânea não impede o acesso ao histórico das versões. Outra vantagem deste sistema é que as atualizações de software e servidor são automáticas e a segurança dos dados elevada. Embora estas ferramentas possam ajudá-lo a trabalhar melhor com os seus colaboradores, também facilitam grandemente as trocas com os seus clientes através de um sistema de espaços privados de partilha com cada um deles.

Porquê implementar uma solução de colaboração?

Trabalhar através de uma solução de colaboração com os seus clientes trar-lhe-á várias vantagens:

Mais flexibilidade

Graças a este dispositivo, pode trocar qualquer tipo de informação em tempo real, a partir de qualquer lugar, através de acessos personalizados, com os seus colaboradores e clientes. Como estas soluções são evolutivas e personalizáveis, é possível ajustar a ferramenta às suas necessidades específicas.

Serviços partilhados

A partilha dos mesmos recursos com um maior número de pessoas permite à empresa de contabilidade aceder a serviços que muitas vezes só estão disponíveis para grandes empresas.

Poupança nos custos

Esta partilha reduz os custos. E a utilização da cloud evita certos investimentos em hardware (servidores, software) e recursos humanos (manutenção de servidores).

Mais mobilidade

Tal como os seus colaboradores, que podem aceder a todos os documentos quando se encontram nas instalações dos clientes, esses mesmos clientes podem tirar partido do seu espaço partilhado para ter acesso aos seus documentos contabilísticos onde quer que estejam: nos transportes, em casa…

Mais velocidade

Os documentos estão disponíveis e são atualizados em tempo real, pelo que estão imediatamente acessíveis.

Como obter a adesão dos clientes?

Para demonstrar aos seus clientes que estas novas ferramentas digitais facilitarão grandemente as trocas com a sua empresa, não hesite em realçar as vantagens desta nova forma de trabalhar, tais como a flexibilidade e a reatividade ao nível da vossa relação.

Pense também em tranquilizá-los, especialmente no que se refere à segurança e gestão de dados, uma vez que estes assuntos podem constituir uma fonte de bloqueio. Lembre-se de comunicar com bastante antecedência, de falar sobre a organização que vai ser criada, tanto para destacar os benefícios deste novo tipo de colaboração como para permitir uma melhor antevisão.

Finalmente, o ideal é propor um apoio on line para acompanhar todos aqueles que estão um pouco menos familiarizados com as novas ferramentas.

Esta implementação de ferramentas inovadoras será um primeiro passo no apoio aos seus clientes que desejam lançar-se na transformação digital, o que constitui a cereja no topo do bolo!