Coronavírus: A importância de um plano de contingência para a cadeia de distribuição

O surto de coronavírus (COVID-19) está a afetar pessoas e empresas à escala global. Uma das muitas consequências sentidas no cenário empresarial é a vulnerabilidade nas cadeias de distribuição, causada pela disrupção.

O crescimento comercial exponencial das últimas décadas levou a uma grande complexidade das cadeias de distribuição atuais, deixando os produtores e os distribuidores vulneráveis a qualquer tipo de perturbação.

Por exemplo, considerando que a China foi o primeiro país a sofrer uma significativa disrupção em consequência do coronavírus, as cadeias de distribuição já sofreram o impacto das restrições de viagem, da falta de mão-de-obra e de desafios logísticos.

As pandemias são situações fora do comum. É provável que já tenha implementado processos de gestão de risco para lidar com desafios previsíveis e controláveis, como em questões financeiras, de conformidade e de recursos, mas esses processos não são capazes de prepará-lo para acontecimentos mundiais tão marcantes como o que vivemos atualmente. Talvez agora tenha de lidar com redução de pessoal, uma queda dramática de produtividade e alterações na forma como os clientes gastam o seu dinheiro.

Tendo em conta que a China é uma parte essencial e preponderante das cadeias de distribuição global, há consequências que são inevitáveis.

Como o coronavírus está a afetar as cadeias de distribuição

Segundo a Gartner, talvez já tenhamos observado, ou observemos no futuro, os seguintes impactos na cadeia de distribuição:

• Escassez de materiais

Pode sofrer falta de matérias-primas, ou de produtos acabados, com origem em centros logísticos situados em áreas afetadas.

• Falta de mão-de-obra

Se estiver numa área afetada, pode ter dificuldade em encontrar pessoas para trabalhar devido às recomendações para quarentena ou a situações de doença.

Em Portugal, foram introduzidas restrições às deslocações e o mercado de trabalho sofre os efeitos das regras de distanciamento social e de quarentena o que, por sua vez, traz desafios ao nível logístico e de aprovisionamento.

• Desafios no aprovisionamento

Com a restrição em vigor em relação a deslocações nas áreas afetadas, torna-se um desafio encontrar novos negócios ou fazer novos acordos comerciais.

• Desafios logísticos

As redes de distribuição e plataformas que a sua empresa instituiu podem ser afetadas em termos de capacidade e disponibilidade, por isso os materiais de que precisa podem ficar indisponíveis, especialmente se for difícil encontrar novas rotas e modos de transporte.

10 passos necessários agora para planear a continuidade do negócio

Portanto, o que deve fazer a curto e médio prazo em termos de planos de contingência; e que medidas pode implementar para garantir que está o mais preparado possível a longo prazo?

Aqui estão 10 fatores a considerar e pôr em prática:

1. Leve em conta o seu pessoal – o bem-estar deles é uma prioridade, uma vez que constituem um recurso imprescindível para a sua empresa. Pode ser necessário repensar as práticas laborais. Determine quem pode fazer teletrabalho e quem precisa de marcar presença na linha da frente.
2. Monitorize o que acontece à cadeia de distribuição em países afetados pelo coronavírus. Se ainda não tiver obtido visibilidade total, essa deve ser uma prioridade imediata.
3. Seja minucioso na criação da estrutura e de um processo exaustivo para operações de emergência ao nível da instalação, com planos de ação predefinidos para comunicação e coordenação, atribuição de funções aos colaboradores, protocolos para comunicação e tomada de decisão e planos de ação de emergência que envolvam clientes e fornecedores.
4. Certifique-se de que o inventário esteja acessível e fora de zonas afetadas e de centros logísticos.
5. Trabalhe em estreita colaboração com o departamento jurídico, financeiro e de recursos humanos, para compreender melhor as implicações financeiras e legais de uma eventual incapacidade em fazer chegar os pedidos aos clientes.
6. Considere a possibilidade de introduzir elementos adicionais nos acordos contratuais com os clientes. Entender claramente os termos contratuais vai permitir-lhe planear eficazmente e definir prioridades claras, na eventualidade de não conseguir cumprir as suas obrigações.
7. Procure formas de equilibrar a oferta e a procura à medida que cria uma reserva de segurança para mais tarde, até haver novamente disponibilidade do produto.
8. Pode ser necessário procurar formas de diversificar a carteira de fornecedores necessários e de rever em pormenor o atual processo de gestão de risco.
9. Trabalhe em colaboração com as partes interessadas e os fornecedores mais importantes, para se preparar para eventuais reduções de material e da capacidade de produção.
10. Reveja as previsões de negócio e imagine potenciais cenários, para determinar onde existe maior risco presentemente (e talvez no futuro).

Adaptar a sua estratégia de longo prazo para a cadeia de distribuição

Deve compreender que vai levar algum tempo para as repercussões se manifestarem plenamente, mesmo quando houver alívio do impacto inicial do coronavírus. Depois, o importante é ficarmos preparados para o caso de uma situação semelhante voltar a ocorrer.

Se tomar iniciativas como, por exemplo, exercícios para planear possíveis cenários, pode delinear planos de ação e os respetivos passos para diversificar a cadeia de distribuição e contratar fontes alternativas de distribuição.

O coronavírus constitui uma disrupção significativa, mas talvez tenhamos de aceitar que, agora, os eventos disruptivos passaram a ser o novo normal. Se pensarmos bem, até muito recentemente as notícias estavam repletas de eventos causados por mão humana que afetaram a cadeia de distribuição, como o Brexit e as guerras comerciais e tarifárias.

Se pretende lidar melhor com eventos disruptivos no futuro, não é suficiente pensar nas estratégias para a cadeia de distribuição de forma convencional. Terá de repensar a estratégia logística e gerir as cadeias de distribuição de forma a antecipar a disrupção, em vez de simplesmente reagir a ela.

Conduza de forma clara os processos com todos os fornecedores, incluindo tanto aqueles que estão a montante como os que se situam uns níveis abaixo. Se não o fizer, é menos provável que a sua empresa consiga antecipar os impactos ou dar-lhes resposta, por não estar familiarizada com os fornecedores a montante.

Compreenda onde se encontram as suas vulnerabilidades mais críticas. A sua cadeia de distribuição pode ter uma dependência que coloca o negócio em risco, na eventualidade de ocorrer um problema de âmbito generalizado.

Imaginemos, por exemplo, que depende de um fornecedor com instalações num único local e que detenha uma considerável quota de mercado. Se houver um problema grave (que pode variar entre a saída do fornecedor do mercado e a ocorrência de uma pandemia), as dificuldades serão massivas.

Repensar o conceito da cadeia de distribuição

Muitas organizações formam as cadeias de distribuição, tendo em mente a globalização – o pressuposto tem sido que o comércio global nos permite adquirir, produzir e distribuir produtos a partir dos locais com o custo mais baixo.

No entanto, situações como o Brexit, a guerra tarifária entre os Estados Unidos e a China e, agora, o coronavírus, obrigam-nos a repensar as coisas, especialmente se os fornecedores estiverem sediados numa zona central distante de nós.

Hoje em dia, estamos possivelmente a entrar numa nova era em termos de conceito da cadeia de distribuição, em que as empresas podem ser extremamente ágeis e capazes de reagir a políticas e legislação em transformação e a desastres naturais.

Redesenhar a sua cadeia de distribuição é um empreendimento complexo. No entanto, se possuir capacidade de reserva para distribuição, produção e distribuição, pode reduzir o risco de que a sua distribuição seja afetada na totalidade.

A fonte de distribuição primária deveria idealmente ficar distanciada da secundária, diminuindo o risco, mas, possivelmente, aumentando os custos.

Similarmente, ter instalações de produção com fontes de abastecimento locais dispersa o risco e pode reduzir custos de transporte.

É impossível antecipar a chegada de crises globais como o coronavírus, mas as empresas podem mitigar o seu impacto, melhorando o nível de preparação da cadeia de abastecimento.

Se implementar planos adequados antes do evento disruptivo, além de testar e aprender com antecedência, a sua empresa estará na melhor posição possível para continuar operacional e, como esperamos, enfrentar com êxito a tempestade.