Fraude nos pagamentos empresariais: que controlos rever antes de autorizar uma transferência
Fraude nos pagamentos: reveja os principais controlos antes de autorizar transferências e reduza riscos de erro e fraude.
Como criar um processo seguro de aprovação de pagamentos, separar funções e reduzir o risco de fraude.
A fraude nos pagamentos pode começar num simples email, numa alteração de IBAN ou num pedido urgente aparentemente legítimo. Para reduzir o risco, a empresa deve definir quem pode pedir, preparar, verificar e autorizar cada pagamento, mantendo um processo controlado e rastreável.
Ideias chave
- Separar funções reduz o risco de uma única pessoa controlar todo o processo de pagamento.
- Alterações de IBAN devem ser confirmadas através de um canal independente e previamente conhecido.
- A tecnologia reforça a segurança, mas não substitui os procedimentos internos de validação e aprovação.
Antes de autorizar uma transferência, a empresa deve conseguir responder a cinco perguntas: quem pediu o pagamento, quem o verificou, quem o preparou, quem o aprovou e quem autorizou a saída do dinheiro?
Esta sequência ajuda a identificar falhas num processo que, quando concentra demasiadas tarefas ou permissões numa única pessoa ou permite exceções sem controlo, pode ficar mais exposto a erros e fraude.
Índice do post
Como criar um processo seguro contra a fraude nos pagamentos?
Um processo de pagamentos deve definir claramente as etapas e responsabilidades:
Pedido → Conferência → Preparação → Aprovação → Autorização → Reconciliação.
A conferência deve incluir o fornecedor, a fatura, o montante, o vencimento e os dados bancários. A preparação e a autorização devem, sempre que possível, ficar a cargo de pessoas diferentes. No final, a reconciliação permite confirmar que o pagamento efetuado corresponde à operação aprovada.
Uma solução de gestão de tesouraria como o Sage XRT pode apoiar a centralização deste circuito, a definição de níveis de autorização e o registo das diferentes etapas, de acordo com os controlos estabelecidos pela empresa. A tecnologia não decide se um pagamento é legítimo, mas pode ajudar a aplicar o processo de forma mais consistente e rastreável.
Uma transferência segura não depende apenas de quem a autoriza, depende de quantas verificações existem antes de o dinheiro sair da conta.
Que funções devem estar separadas?
A segregação de funções procura evitar que uma única pessoa possa iniciar, alterar e concluir uma operação sem uma segunda verificação. Nas empresas mais pequenas, quando não é possível separar todas as tarefas, podem ser utilizados controlos compensatórios, como uma segunda aprovação, limites de autorização ou revisão periódica dos pagamentos.
O que fazer quando um fornecedor altera o IBAN?
Uma alteração de IBAN recebida por email deve ser tratada como uma situação de risco acrescido. O pedido deve ser confirmado através de outro canal, utilizando dados de contacto previamente conhecidos e não os indicados na própria mensagem.
Um procedimento simples pode seguir esta sequência:
Pedido de alteração → Validação independente → Atualização do cadastro → Aprovação → Primeira transferência → Controlo posterior.
O CNCS (Centro Nacional de Cibersegurança) recomenda precisamente esta validação por outro canal em situações de alteração de dados bancários.
O que fazer se um pagamento é urgente ou confidencial?
A urgência não deve permitir saltar etapas de controlo. Um pedido aparentemente proveniente de um administrador, diretor ou fornecedor deve seguir o circuito habitual, mesmo quando é apresentado como urgente ou reservado.
O risco é particularmente relevante perante situações de CEO Fraud ou Business Email Compromise (BEC). Em abril de 2026, o CNCS alertou para o aumento destas campanhas, que representaram 18% dos incidentes de engenharia social notificados ao CERT.PT (equipa nacional de resposta a incidentes de cibersegurança em Portugal ), em 2025.
A verificação do beneficiário substitui os controlos internos?
Não. A verificação do beneficiário acrescenta uma camada de segurança ao verificar a correspondência entre o nome indicado pelo ordenante e os titulares associados ao IBAN. Pode apresentar uma correspondência exata, aproximada, inexistente ou não verificável.
Desde 9 de outubro de 2025, os prestadores de serviços de pagamento da área do euro estão obrigados a disponibilizar este serviço para transferências em euros, tradicionais e imediatas.
No entanto, uma correspondência correta não confirma que a fatura é verdadeira, que o pagamento foi legitimamente solicitado ou que o montante foi aprovado internamente. Por isso, deve ser integrada num processo mais amplo de controlo.
Como utilizar a verificação do beneficiário contra a fraude nos pagamentos?
A verificação de beneficiário acrescenta uma camada de segurança que permite confirmar a correspondência entre o nome introduzido e os titulares da conta associada ao IBAN. No entanto, um resultado de correspondência não confirma, por si só, que a fatura é verdadeira, que o pagamento foi legitimamente solicitado ou que o valor foi internamente aprovado.
Por isso, a verificação do beneficiário deve ser integrada no processo e não utilizada como único mecanismo de segurança.
Como melhorar a rastreabilidade e reduzir a fraude nos pagamentos?
A empresa deve conseguir identificar quem iniciou, preparou, aprovou e autorizou uma operação e quando cada ação ocorreu. Workflows de aprovação, perfis de acesso, histórico de alterações e registos das operações ajudam a manter essa rastreabilidade.
Quando o volume de pagamentos aumenta ou existem várias contas bancárias e sociedades, a centralização pode facilitar a aplicação uniforme das regras e dos níveis de autorização.
Neste contexto, uma solução de gestão de tesouraria como o Sage XRT pode ajudar a centralizar a informação financeira e bancária, estruturar os circuitos de aprovação e manter a rastreabilidade das operações. Desta forma, a tecnologia apoia a aplicação dos controlos definidos pela empresa, embora não substitua a validação interna nem a segregação de responsabilidades.
Reduzir a fraude nos pagamentos não significa apenas acrescentar verificações: significa criar um processo em que cada etapa tem uma responsabilidade definida e fica devidamente registada. A combinação de segregação de funções, validação independente, aprovação formal e tecnologia permite reforçar o controlo sem tornar o processo desnecessariamente complexo.
Perguntas frequentes
Quem deve aprovar os pagamentos de uma empresa?
Os pagamentos devem ser aprovados por pessoas com poderes definidos pela empresa e, sempre que possível, diferentes de quem os prepara.
Como confirmar uma alteração de IBAN de um fornecedor?
Através de um canal independente, utilizando dados de contacto previamente conhecidos e não os indicados no pedido recebido.
A verificação do beneficiário substitui os controlos internos?
Não. Confirma a correspondência entre o nome indicado e o IBAN, mas não valida a fatura, o montante ou a aprovação interna.
O que fazer perante um pedido de pagamento urgente?
Seguir o circuito habitual de validação e aprovação, mesmo quando o pedido é apresentado como urgente ou confidencial.
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