Gestão eficaz do tempo no trabalho. Como se mede?

Uma boa gestão do tempo requer disciplina e determinação. Evite os “ladrões de tempo” e confie em ferramentas digitais para o ajudar a organizar-se.

• As interrupções, as reuniões desnecessárias e os e-mails intermináveis são obstáculos à produtividade que devemos aprender a gerir.
• Existem plataformas de gestão do tempo que nos facilitam a organização e a entrega de tarefas no nosso local de trabalho.

Quando se trata do nosso trabalho, perguntamo-nos sempre como podemos gerir bem o nosso tempo. É uma questão pertinente, obviamente. Tirar o máximo partido do nosso horário de trabalho para obter o melhor resultado permite-nos desfrutar de mais tempo livre e satisfazer as expetativas que nos são colocadas. Uma gestão eficaz do tempo no trabalho é a chave para a satisfação pessoal e também profissional.

Se se perguntar como medir a eficácia na gestão do tempo, a resposta mais fácil é olhar para a sua lista de tarefas concluídas. De um ponto de vista quantitativo, analise os resultados da sua atividade diária ou semanal para avaliar se o seu tempo foi bem aproveitado. Consegui terminar todas as tarefas abertas nos últimos dias? Fui pontual nas minhas entregas? Fui rápido a responder ao feedback dos clientes?

De um ponto de vista qualitativo, a gestão do tempo é analisada pensando na forma como trabalhamos. E sobretudo, se somos capazes de evitar ou reduzir tanto quanto possível os chamados “ladrões de tempo“.

O que são os ladrões do tempo?

Ladrão de tempo é uma expressão coloquial que utilizamos para nos referirmos a hábitos e situações que nos fazem perder tempo no trabalho. A boa notícia é que temos a oportunidade de os detetar e corrigir, a fim de melhorar a nossa própria gestão de tempo.

Um exemplo muito claro de um ladrão de tempo são as interrupções. Chamadas, pedidos de ajuda, perguntas, convites para fazer uma pausa… As mensagens que recebemos podem também “roubar” o nosso tempo. E-mails, mensagens no chat interno da empresa e até mesmo no Whatsapp. As reuniões podem transformar-se em ladrões de tempo, mas apenas se forem desnecessárias. Todos nós conhecemos a expressão “esta reunião poderia ter sido um e-mail”, que se tornou num famoso meme. Aí está a chave: convocar uma reunião apenas quando o objetivo realmente o justifica.

Evitar os ladrões de tempo requer uma atitude firme. Firme o suficiente para saber como identificar quando uma interrupção requer a nossa atenção e quando não é urgente. E suficientemente firme para cancelar reuniões desnecessárias e resolver problemas através de outros canais mais eficientes. Dito isto, queremos partilhar conselhos e ferramentas para uma gestão mais eficaz do tempo, a fim de o ajudar a ser mais produtivo.

Ferramentas e conselhos para a gestão do tempo em projetos

As ferramentas clássicas

Antes de procurarmos soluções tecnológicas, podemos começar com as mais simples. Uma agenda e um calendário são os seus maiores aliados na gestão do tempo. Um calendário é útil não só para manter o registo de datas importantes. É também útil ter mais controlo sobre o seu tempo e sobre a forma como o gasta. Utilize-o para marcar as horas do dia que vai dedicar a que tarefas e assim ter uma visão geral dos seus objetivos e do tempo que gasta neles. Estabeleça alarmes e avisos para respeitar a sua agenda e não se desviar do que definiu como objetivo.

Softwares e ferramentas digitais

Nos últimos anos, as aplicações e programas de todos os tipos para nos ajudar a gerir o nosso tempo multiplicaram-se em número e diversidade. Algumas, tais como o RescueTime, dizem-lhe como gastou o seu tempo durante o seu dia de trabalho. Quanto tempo passou nas redes sociais, em documentos internos, a ler e-mails, etc. É muito útil tomar consciência de como o tempo é desperdiçado e assim recuperá-lo. Toggl é outra ferramenta popular para cronometrar e planificar projetos.

Métodos úteis de gestão do tempo

Existem métodos para medir a produtividade e melhorar o desempenho. Um exemplo é a Técnica de Pareto, que nos ensina a regra 80/20. 80% dos resultados que obtemos provêm de 20% do esforço despendido. Devemos identificar quais as tarefas com maior impacto no desenvolvimento da empresa e abordá-las em primeiro lugar. A Técnica de Pomodoro é também muito conhecida. Implica trabalhar durante 25 minutos sem interrupções e depois descansar durante 5 minutos. Uma rotina de curtos períodos de concentração máxima com múltiplas pausas ajuda a aumentar a produtividade. Escolha o método que melhor lhe convier e aplique-o.

Digitalização de tarefas

A digitalização das PME é um grande impulso para uma gestão eficaz do tempo das equipas. E não só graças à automatização das tarefas administrativas, que liberta os colaboradores dos processos mais repetitivos. Também se deve ao imenso potencial da recolha e análise de dados. A utilização de um ERP para a gestão empresarial permite-lhe obter uma valiosa perceção das dinâmicas de trabalho e mostrar-lhe os bloqueadores que o impedem de completar algumas tarefas.

O software pode ser um grande aliado na gestão eficaz do tempo na sua empresa e no dia-a-dia dos seus colaboradores. Os departamentos de Recursos Humanos, contabilidade ou vendas beneficiarão da adoção de soluções de gestão. O seu negócio adapta-se a um ambiente cada vez mais digital e as suas equipas aproveitam melhor o seu tempo para se dedicarem a tarefas criativas e de valor acrescentado, através da incorporação de tecnologia nos seus projetos, que lhe permitirão crescer.