Inventário: oportunidade ou obrigação?

Há cerca de um ano atrás, as empresas com um volume de negócios superior a 100.000 Euros cumpriam, pela primeira vez, a nova obrigação de comunicarem anualmente os seus inventários à AT, ou seja, enviarem um ficheiro com as quantidades de todas as mercadorias, matérias-primas, produtos acabados, intermédios e em curso, subprodutos, desperdícios e refugos existentes à data de fim do período anterior.

Ora, no ano que agora se inicia, surge uma nova obrigação adicional para cerca de 25 mil pequenas empresas: a adoção do sistema de inventário permanente. A novidade não está na obrigação em si, que já era aplicável a empresas de maior dimensão, mas no facto de abranger agora as pequenas empresas.

Analisando a norma legal, importa clarificar, desde já, que adotar o inventário permanente não é mais do que implementar um sistema de gestão de stock eficiente que permita:

• Identificar, a todo o momento, os bens quanto à sua natureza, quantidade e custos unitários e globais, de forma a permitir confrontar as contagens físicas com os registos contabilísticos;
• Garantir que é efetuada a contagem física de cada bem, pelo menos uma vez por período.

Isto significa que as empresas terão que efetuar o acompanhamento e registo de todas as entradas, saídas, consumos e outros movimentos de stock, mediante a aplicação de técnicas adequadas de valorização de existências, que permitam conhecer a todo o momento a valorização dos stocks em armazém e do custo dos bens vendidos, produzidos e consumidos.

A verdade é que, por escassez de recursos ou falta de formação, a generalidade das pequenas empresas não tem estes processos implementados e, se algumas até conseguirão apurar as quantidades em stock a qualquer momento, apenas uma minoria será capaz de valorizar com exatidão essas unidades. Felizmente, hoje em dia há Sistemas e Tecnologias de Informação acessíveis às pequenas empresas, que as ajudam a gerir e monitorizar os seus inventários em tempo real, cumprindo, em simultâneo, a obrigação fiscal inerente. Essa ajuda pode passar por:

Implementação de sistemas de informação para gestão de stock

Estes sistemas permitem o registo e monitorização das diversas movimentações e regularizações de stock, devendo estar integrado com os processos de compra, venda e gestão logística da empresa. Caso a empresa já disponha de um sistema de informação para este efeito, deverá averiguar se suporta adequadamente as especificidades do seu negócio, tais como a gestão de lotes, números de série, produtos compostos, métodos de valorização, entre outros.

Adoção de dispositivos móveis para recolha de dados

Existe uma panóplia de dispositivos móveis que podem ser usados para leitura e captura de dados, tirando partido da banalização de tecnologias como o RFID, QR codes ou dos “velhinhos” mas ainda eficientes códigos de barras. Quando integrados com o sistema de informação, estes dispositivos automatizam o registo das entradas e saídas de bens, agilizam o controlo e regularização do inventário e evitam erros humanos.

Integração entre sistemas de informação (cliente-fornecedor)

Alguns sistemas de informação suportam métodos de comunicação standard (ex: EDI) ou específicos que permitem às empresas cliente e fornecedor enviarem e integrarem automaticamente documentos comerciais de forma recíproca, com vantagens claras para ambos os agentes.

“E a contabilidade? Não tem que evidenciar todas as movimentações e valorizações de stock?”

Em sistemas integrados, é admissível (e eventualmente desejável) que a contabilidade esteja permanentemente atualizada com os movimentos de stock ocorridos mas, no limite, bastam alguns registos na contabilidade, com base em relatórios obtidos do sistema de informação de gestão de stock, para preparar as demonstrações financeiras – será, certamente, este o cenário mais comum nas empresas onde o serviço de contabilidade é prestado por uma entidade externa com recurso a aplicações de contabilidade próprias.

Bem vistas as coisas, esta nova obrigação é uma oportunidade única para estas empresas se tornarem mais eficientes na gestão dos seus inventários e, desse modo, obterem ganhos inequívocos de rentabilidade e produtividade.

Frequentemente encarados como meros assessores do cumprimento de obrigações legais e fiscais, os profissionais de consultoria e contabilidade têm também uma excelente oportunidade para acrescentar valor ao negócio dos seus clientes, apoiando-os neste processo de reorganização operacional.