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Quanto tempo gasta a sua equipa financeira em tarefas administrativas?

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Talvez descubra que a sua equipa gasta até um dia por semana em tarefas administrativas repetitivas de escasso valor acrescentado (como em muitas outras PME). Tudo isto equivale a milhares de euros por ano. Um dinheiro que não poderá reinvestir no seu negócio.

Está claro que todo o tempo que presta ao processamento manual é tempo que não pode utilizar na obtenção de novos clientes, no fecho de vendas com os atuais ou no atendimento excecional.

Mas o que pensam os profissionais do setor financeiro desta situação? Em colaboração com a IDG, a Sage perguntou a diretores de todo o mundo que processos financeiros manuais pretendem automatizar. A elaboração de relatórios financeiros encabeçava a lista, seguida da entrada/gestão de dados e do atendimento/gestão de clientes.

Todas estas tarefas administrativas podem implicar uma perda significativa de tempo e de esforço. Face a isto, as empresas perceberam que a automatização é a forma de adquirir uma vantagem competitiva para o futuro.

No entanto, ainda são muitas as pequenas e médias empresas que admitem que não estão a utilizar ferramentas digitais para gerir processos repetitivos e de baixo valor acrescentado.

Em seguida, analisamos como a automatização destes processos permite aumentar a eficiência e a produtividade.

O que é a automatização?

Data Relish, consultora de inteligência empresarial

«A automatização consiste em aproveitar ao máximo as capacidades humanas», diz Jen Stirrup, fundadora de Data Relish, uma consultora ‘boutique’ de ciência de dados e inteligência empresarial. «Isto é conseguido simplificando e otimizando as tarefas administrativas que as pessoas não fazem muito bem, mas que os computadores são projetados para executar».

Num departamento financeiro, poderia consistir na conciliação automática de pagamentos com uma conta bancária ou na automatização da captação de dados de recibos e faturas. Isto liberta os empregados e dá-lhes mais tempo para fazer outras coisas.

Em todo o caso, Stirrup explica que não consiste em eliminar as pessoas da equação:

«O objetivo é ajustar os processos para poder acelerá-los, mas também convém ter um travão que permita a intervenção humana para controlar ou reverter uma decisão tomada pela inteligência artificial se algo não for correto».

Shaw Gibbs, gabinete de contabilidade

Sarah Gardener é diretora de externalização na Shaw Gibbs, um dos 100 gabinetes de contabilidade e planeamento financeiro mais reputados do Reino Unido, com escritórios em Oxford e Londres. Ajuda grandes empresas e companhias de elevado crescimento (e as suas equipas financeiras) a implementar novas tecnologias e aplicações de automatização.

Sarah afirma que existem agora menos barreiras que impedem as PME de aplicar esta mesma abordagem às suas próprias operações.

De acordo com Gardener, «a implementação de soluções de TI pode ser complexa, pelo que o aconselhamento de um terceiro independente com experiência nesta área vale a pena.

É também importante lembrar que uma vez implementada a automatização, continuará a ser necessário que alguém gira o uso e a integração dos novos sistemas.

«Utilizar apps é ótimo, mas para acrescentar valor é necessário interpretar os dados que elas nos disponibilizam. A análise em tempo real ajuda no planeamento empresarial, que acrescenta valor real».

Neste artigo, fazemos uma análise de como a automatização pode ajudar a economizar tempo em tarefas administrativas repetitivas.

A minha equipa financeira e a automatização: o princípio

AA Accountants, gabinete de contabilidade

Shaz Nawaz é proprietário e diretor de AA Accountants, um gabinete de contabilidade acreditado em Peterborough.

«Começámos há uma década», diz Nawaz. «Pensamos nas tarefas administrativas de rotina, habituais e repetitivas que, não nos iludamos, ninguém gosta de fazer. Para nós, grande parte destas tarefas consiste em obter dados financeiros das pessoas».

Nawaz conta como planearam fazer uma lista de coisas que repetiam frequentemente o suficiente para investir e encontrar uma forma de fazer melhor. Foi isso o que lhes mudou a vida, já que se aperceberam que nunca haveria um programa de software que fizesse tudo.

«Por exemplo, usamos um gestor de relações com os clientes para trabalhar com clientes potenciais. Fazemos com que preencham um questionário para poderem programar uma reunião; depois de programada, recebem lembretes e e-mails para a reunião. É um processo totalmente automatizado».

«Quando já os temos a bordo, usamos software de gestão para o fluxo de trabalho, que inclui enviar-lhes informações (por exemplo, lembretes) e outras comunicações. Os clientes podem reagendar reuniões sem a necessidade de um de nós ter que adicioná-los à agenda».

Shaz continuou a dizer como usam um software para carregar automaticamente no software de contabilidade qualquer documentação financeira que possamos receber. E como hoje, trabalham com os clientes para obter acesso apenas de leitura às suas contas bancárias.

Em suma, para Shaz, «graças à automatização podemos transformamo-nos em assessores de confiança: dispomos de mais tempo para este trabalho».

Seis tarefas administrativas que a sua equipa financeira já pode automatizar

Há tarefas administrativas que a sua equipa financeira já pode automatizar e para as quais basta utilizar o software adequado.

Sigamos o fluxo de dinheiro através de uma empresa:

Custos laborais

A primeira fase para a venda de um produto ou serviço consiste na criação de um orçamento que inclua a elaboração de um inventário de materiais, despesas fixas e mão-de-obra. Isto pode resultar num processo complexo, principalmente quando há várias equipas envolvidas.

  • Antes de se dar conta, o seu pessoal estará a duplicar esforços ao anotar dados de forma manual para introduzi-los também manualmente no sistema, algo que dificulta às equipas financeiras a geração de relatórios úteis.
  • Com as soluções de software de contabilidade, não só poderá criar orçamentos facilmente e enviá-los automaticamente aos clientes, como também poderá fazer um seguimento para ver quais foram aprovados, rejeitados ou caducados.

Recolha de dados

É claro que a equipa que fornece bens ou serviços gerará custos pelos quais fornecerá recibos, e poderá receber documentação como ordens de compra para autorizar os trabalhos.

  • A introdução destes dados pode levar tempo, mas a utilização de software pode ser uma grande ajuda uma vez que permite digitalizar documentos como recibos ou faturas e enviar os dados automaticamente para um sistema de contabilidade. Está demonstrado que é tão eficaz que pode reduzir a um par de horas tarefas administrativas que antes necessitavam de dias.
  • Além disso, alguns pacotes de software de contabilidade permitem que os trabalhadores que estão fora do escritório (talvez em reuniões com clientes) possam tirar uma foto dos recibos no ponto de compra utilizando o telemóvel. De seguida, os dados são transferidos automaticamente para a solução de contabilidade.

Faturação

Depois de prestados os bens ou serviços, está na hora de enviar a fatura.

  • Se tiver criado um orçamento no seu software de contabilidade, este pode transformar-se automaticamente numa fatura com todos os dados já preenchidos. Há modelos de fatura disponíveis no software de contabilidade e faturação online, pelo que poderá enviar uma fatura completa de alta qualidade em segundos sem a necessidade de recolher os dados dos interessados.
  • Dados como o número da fatura são gerados automaticamente e o software é responsável por fazer o acompanhamento.

Gestão de cobranças

Se os seus bens ou serviços forem fornecidos no local, tem a possibilidade de integrar uma solução de pagamento (por exemplo, um leitor de cartões) com o software de contabilidade e faturação online que utiliza. Desta forma, a sua equipa poderá gerir cobranças no momento, eliminar a necessidade de andar atrás dos credores e aumentar consideravelmente o fluxo de caixa da sua empresa.

  • Além disso, este tipo de software permite ativar métodos de pagamento alternativos (por trabalhar com fornecedores) que lhe permitirão criar ordens permanentes ou débitos diretos para que não haja problemas com os pagamentos periódicos.
  • Isto beneficia não só a equipa financeira, mas também toda a empresa: através da automatização não têm que criar nem autorizar pagamentos individuais nem se preocupar em fazer um acompanhamento das faturas que recebem.

Controlo de crédito

Claro que às vezes é impossível não emitir uma fatura e deixar o pagamento pendente.

  • No entanto, um bom software de contabilidade pode ajudar ao enviar lembretes automatizados para os clientes, quer um pouco antes do vencimento como depois das condições expirarem.
  • Isto reduz consideravelmente o trabalho da equipa financeira e o stress em garantir a manutenção do fluxo de caixa.

Conciliação bancária

Depois de recebido o pagamento, é necessário conciliar a entrada na conta bancária com a respetiva fatura no seu sistema. A conciliação pode implicar uma enorme perda de recursos para qualquer departamento financeiro.

  • Então, por que não automatizar? Com a variedade de pacotes de contabilidade, é possível criar regras para que os pagamentos periódicos sejam automaticamente conciliados com as respetivas faturas. Além disso, a introdução de inteligência artificial permite que o software de contabilidade também possa conciliar pagamentos pontuais.
  • É claro que alguém da sua equipa terá que verificar esta conciliação, mas há uma grande diferença de tempo e trabalho entre ter que cruzar duas listas e verificar se uma conciliação está correta.

Se a sua empresa perde muito tempo em tarefas administrativas manuais, a tecnologia pode ser o seu maior aliado. Descubra como, no artigo de hoje.Em resumo, a automatização representa uma grande oportunidade para estar à frente, mas certifique-se de geri-la bem. Como acrescenta Gardener, «a tecnologia limita-se a facilitar as coisas, mas as pessoas gostam de lidar com outras pessoas».