Software de contabilidade: Como escolher o melhor para a sua PME
Descubra como escolher o software de contabilidade ideal para a sua PME e otimize a gestão financeira com eficiência e conformidade legal.
Com a crescente digitalização dos processos administrativos e financeiros, o acesso à informação torna-se cada vez mais simples e aumenta a sua utilidade. A escolha de um bom software de contabilidade permite decisões mais bem suportadas em aspetos como a rentabilidade económica e a situação financeira de um negócio.
- A monitorização dos processos e a medição dos efeitos económicos e financeiros das atividades empresariais deve ser usada como uma vantagem competitiva, para quem a puder usar.
- A escolha do software de contabilidade certo é crucial para otimizar a gestão económica e financeira, mas também para assegurar o cumprimento das disposições legais, evitando atrasos e penalidades que podem comprometer o sucesso e penalizar as atividades.
Descubra os fatores essenciais para escolher o software de contabilidade ideal para a sua PME. Saiba como otimizar a gestão financeira e garantir o cumprimento legal com a ferramenta certa, aumentando a competitividade e a eficiência do seu negócio.
CONTEÚDO DO POST
Fatores chave a considerar ao escolher um software de contabilidade
Como em qualquer processo de decisão relevante, é necessário identificar os pontos chave a ter em consideração da determinação das escolhas possíveis. Aspetos que podem evitar uma má decisão, com impactos financeiros e organizacionais evitáveis.
A escolha de um software de contabilidade deve ter em consideração fatores chave como:
- Histórico e reputação da marca
- Especialização para o negócio
- Relação custo/benefício
- Processos dinâmicos e customizáveis
- Disponibilidade de apoio e suporte técnico
- Conformidade legal contínua
- Segurança da informação
- Informação atual e modelável
- Mobilidade
1. Histórico e reputação da marca
Numa sociedade cada vez mais volátil, é necessário assegurar que as marcas são sustentáveis e asseguram a continuidade dos negócios. Processos de mudança em sistemas de informação podem ser bastante onerosos, do ponto de vista financeiro, pelo tempo perdido ou pela ineficiência na utilização de recursos humanos. Marcas com elevada reputação são também fortes aliados junto dos clientes.
2. Especialização para o negócio
Cada negócio tem as suas especificidades e os processos contabilísticos e financeiros também contêm processos que podem ser otimizados por quem tem experiência acumulada.
3. Relação custo/benefício
O processo de escolha contém sempre diversos fatores relevantes para a decisão e a relação custo/benefício está presente na esmagadora maioria das escolhas. Se o atributo preço é importante, este deverá estar relacionado com os benefícios que dele resultam.
Baixo preço pode resultar em ineficiências que podem custar muito mais caro. É importante identificar todos os benefícios de cada opção e depois compará-los com o preço presente e futuro (ex: atualizações/renovações).
4. Processos dinâmicos e customizáveis
Com mudanças tão frequentes nos modelos de negócio, a par das sistemáticas atualizações fiscais e demais obrigações legais os softwares devem assegurar que os processos são customizáveis às necessidades de cada empresa e dinâmicos na produção de informação. Os sistemas devem ser capazes de otimizar processos e rotinas.
5. Disponibilidade de apoio e suporte técnico
Sistemas modernos implicam conhecimentos técnicos cada vez mais generalistas, na ótica dos utilizadores, mas com especificidades que não estão ao alcance de todos os utilizares. Por isso, é um fator relevante a ter em consideração a disponibilidade do suporte técnico e a facilidade na resolução de problemas ou necessidades pontuais.
6. Conformidade legal contínua
A legislação tributária muda com muita frequência, sendo necessário adaptar sistematicamente os sistemas às alterações legais. O incumprimento legal, além das coimas e demais penalidades podem implicar perdas reputacionais junto dos clientes ou impedimentos no acesso a concursos e a apoios. Os sistemas deverão assegurar um acompanhamento permanente das diversas alterações legais, que podem ser otimizadas através de ferramentas de inteligência artificial como os “bots”.
Uma boa escolha de software pode representar uma vantagem competitiva para uma organização quando implementada corretamente.
7. Segurança da informação
Um dos aspetos mais relevantes da informação económica e financeira de qualquer negócio é a confidencialidade. Importa ter em consideração a forma como se protege a informação da empresa quanto a acessos indevidos que possam comprometer informação sensível sobre os negócios, dentro e fora da organização.
8. Informação atual e modelável
A informação para ser útil tem de ser tempestiva. Os processos contabilísticos devem assegurar a informação mais recente, em qualidade e quantidade que permitam o máximo de suporte ao acompanhamento dos negócios já existentes, como a rentabilidade ou a tesouraria, mas também na decisão sobre novos contratos com clientes.
Por isso, a capacidade de modelar a informação às necessidades específicas de cada contexto ou de cada negócio é vital para uma melhor decisão.
9. Mobilidade
Para uma utilização mais eficiente da informação, como suporte à gestão, é necessário assegurar que esta seja processada de forma mais célere e se encontre disponível em condições de acesso em diversos dispositivos, que permitam mobilidade, contribuindo para o acompanhamento permanente dos indicadores relevantes da gestão empresarial tais como:
- Volume de negócios.
- Margens.
- Limites de crédito.
- Carteira de encomendas.
- Crédito vencido.
- Posição da tesouraria.
Modelo de decisão
Para sistematizar os aspetos relevantes e ajudar na decisão para diversas opções, poderá ser elaborada uma grelha de avaliação, pontuando os atributos relevantes e obter uma classificação objetiva.
Os fatores podem ainda ser objeto de ponderação relativa, atendendo a que a importância de cada fator pode não ser equitativa.
Exemplo de grelha de avaliação
Classificação (Ex: 0 a 5) | ||||
Fatores relevantes | Ponderação (Ex: 0 a 100) | Opção A | Opção B | Opção C |
#1 – Histórico e reputação da marca | ||||
#2 – Especialização para o negócio | ||||
#3 – Relação custo/benefício | ||||
#4 – Processos dinâmicos e customizáveis | ||||
#5 – Disponibilidade de apoio e suporte técnico | ||||
#6 – Conformidade legal contínua | ||||
#7 – Segurança da informação | ||||
#8 – Informação atual e modelável | ||||
#9 – Mobilidade | ||||
Pontuação total atribuída | ∑ | ∑ | ∑ |
O processo de escolha do software de contabilidade e gestão dever ser ponderado e decidido tendo em conta todos os fatores relevantes para uma decisão otimizada, sustentável no longo prazo e numa boa relação custo/benefício.
Erros na seleção de software podem culminar em prejuízos financeiros, ineficiência nos processos internos, mas também no comprometimento da reputação das empresas perante os seus clientes.