Zes tips om de strijd aan te gaan met onbetaalde facturen

Onbetaalde facturen? Elke bedrijfsleider heeft er een hekel aan. Het is vaak een hele uitdaging om achterstallige betalingen te kunnen innen. Het is een evenwichtsoefening waar u enerzijds op uw strepen moet staan, maar anderzijds wilt u de relatie met uw klant niet hypothekeren. We geven u zes tips om toch snel betaald te worden.

1. Zorg ervoor dat alle relevante informatie op de factuur aanwezig is

Dan hebben we het over het BTW-nummer, het bestelnummer, de prijs, het aantal stuks, een beschrijving van de aangekochte artikelen, de betaalvoorwaarden en uiteraard de volledige namen en adressen van zowel leverancier als de klant.

Het ontbreken of de onvolledigheid van een van bovenstaande zaken is vaak de aanleiding tot onbetaalde facturen. Wees hier zeer strikt in, want hoe duidelijker u bent, hoe groter de kans is dat u op tijd betaald wordt.

2. Plaats uw bankgegevens op alle facturen en afschriften

In eerste instantie denken we hierbij aan het rekeningnummer (IBAN) en de BIC-code. Wanneer u andere betalingsmogelijkheden aanbiedt zoals bijvoorbeeld PayPal, maak dit dan ook duidelijk op uw facturen.

Probeer het uw klanten altijd zo eenvoudig mogelijk te maken om u te betalen. Van zodra iemand het betalingsproces moet onderbreken om uw bankgegevens te zoeken, dan zijn ze minder geneigd om u op tijd te betalen.

3. Neem de telefoon en spreek met uw klanten

Wanneer u grote facturen moet innen, dan raden we u aan om kort na het versturen ervan al even te bellen met de klant om te vragen of ze de factuur goed ontvangen hebben en of alles duidelijk is voor hen. Uiteraard is elke factuur belangrijk, maar als het om iets hogere bedragen gaat, dan kan een personal touch zeker geen kwaad om onbetaalde facturen te voorkomen.

Wanneer u wacht om te bellen tot de factuur de vervaldatum heeft overschreden om dan te horen dat ze de factuur niet ontvangen hebben of dat er een fout in stond, dan moet u onnodig lang op uw geld wachten. Ga er niet vanuit dat klanten u zelf zullen contacteren om u te zeggen dat er een fout in staat of dat ze helemaal nog geen factuur hebben ontvangen. Dat gebeurt zelden. Geen tijd om te bellen? Geef dit dan door aan iemand anders binnen uw bedrijf om tijd te besparen en uw administratie te beperken.

4. Zorg dat u weet wie u belde en wat ze antwoordden

Hou bij wie u wanneer heeft gebeld en wat hun antwoord was. Wanneer u daarna nog eens moet bellen omdat u nog steeds niet betaald bent, dan kan het helpen om even te verwijzen naar het tijdstip en de details van de eerste conversatie.  Zo weten ze dat u alles goed opvolgt en daardoor zijn ze minder geneigd om hun betaling uit te stellen.

5. Wijzig de datum van uw factuuruitgifte

Wanneer u maandelijks facturen verstuurt op de eerste dag van de maand, verander de datum van de factuur dan naar die van de dag ervoor. Veel bedrijven verzamelen namelijk eerst al hun facturen van een bepaalde maand en betalen die dan in een keer. Door de datum van uitgifte een dag vroeger te zetten, valt de factuur onder de voorgaande maand en dat vervroegt het betalen van uw factuur vaak met een maand.

6. Kies voor de juiste software

Het vermijden van achterstallige betalingen kan ook door gebruik te maken van de juiste software. E-invoicing en het automatiseren van betalingen elimineert vaak de veel voorkomende fouten die de oorzaak zijn van achterstallige betalingen.