12 tips voor financiële directeurs om de administratie te beperken

Bedrijven over de hele wereld melden dat 71% van de tijd die zij aan administratie besteden, naar boekhoud- en betalingszaken gaat zoals facturatie en het opvolgen van betalingen. Dat blijkt uit een onderzoek van Sage. Hoe zorgen financiële directeurs ervoor dat ze minder administratie hebben, en er dus minder tijd aan hoeven te besteden? We geven twaalf tips.

1. Bespaar tijd door niet te factureren

Factureren is uiteraard onvermijdelijk. Maar er is geen enkele reden waarom u of uw team dat hoeft te doen. Laat uw verkopers factureren via uw boekhoudapp. De meeste boekhoudpakketten bieden deze functionaliteit aan en bovendien werken ze op mobiele apparaten zoals smartphones en tablets. Een elektronische factuur aanmaken duurt slechts een paar minuten en kan meteen ter plaatse bij de klant gebeuren. Bovendien vermijdt u zo de discussie dat de klant beweert de factuur niet ontvangen te hebben.

2. Ga niet zelf achter onbetaalde facturen aan

Slechte betalers aansporen om snel te betalen, is een taak die iedereen binnen een bedrijf kan opnemen. Waarom laat u dit niet uitvoeren door de verkoper als een onderdeel van zijn of haar takenpakket? Zij krijgen namelijk maar hun commissie nadat de betaling is uitgevoerd, dus ze zullen er ongetwijfeld hun werk van maken. Daarnaast moet u ervoor zorgen dat de verkopers via de boekhoudsoftware een melding krijgen als een factuur niet op tijd wordt betaald.

3. Zorg voor een goede offerte

U kunt ongelofelijk veel tijd uitsparen als u op voorhand een correcte en gedetailleerde offerte opmaakt. Als u daarin slaagt, dan moet u enkel nog de offerte omzetten in een factuur in uw boekhoudsoftware.

4. Plan uw taken in

Vaak is het verleidelijk om de dringendste brand eerst te blussen en de minder dringende zaken even aan de kant te schuiven. Op zich niks mis mee, maar het is niet omdat u iets minder dringend vindt dat de klant niet aan het wachten is tot u zijn of haar vraag behandelt. Daarom is het een goed idee om op dagelijkse of wekelijkse basis een vast tijdstip in te plannen om ook die minder dringende zaken te behandelen. Zo kunt u bijvoorbeeld dagelijks tussen 13:00 uur en 14:00 uur de laattijdige betalingen opvolgen.

5. Time jezelf en zet een nieuw record

Als u na verloop van tijd merkt dat u voor het goedkeuren van pakweg vijf zakelijke voorstellen een uurtje tijd nodig hebt, daag uzelf dan uit om er de volgende keer zes te behandelen. Zo pusht u uzelf om nog productiever te zijn en blijft u scherp.

6. Verdeel uw dag

Misschien herinnert u zich nog het strakke tijdschema van de lessen vroeger op school? Wel, het kan een goed idee zijn om uw werkdag beter te structureren en onder te verdelen in verschillende tijdsblokken. Zo kunt u bijvoorbeeld werken met tijdsblokken van 30 minuten. Aan elk tijdsblok kent u taken toe die u dan wilt voltooien. Plan ook uw pauzes in. De structuur zal u helpen efficiënter te werken zodat u minder administratie heeft.

7. De regel van twee minuten

Als u een extra taak krijgt die maar twee minuten tijd in beslag neemt, doe die dan meteen. Zo hoeft u die niet toe te voegen aan uw to do-lijstje en u hoeft niet te antwoorden aan de collega of de klant dat u dit later zult proberen op te nemen. Resultaat? Minder tijd verloren dankzij minder administratie.

8. Automatiseer

Hoogstwaarschijnlijk werkt u met een boekhoudsoftware die heel wat van uw dagelijkse taken kan automatiseren. Ook artificiële intelligentie draagt daar in toenemende mate aan bij. Zo kan software er bijvoorbeeld voor zorgen dat facturen automatisch naar de persoon worden gestuurd die verantwoordelijk is voor de validatie van de betaling ervan.

9. Delegeer

Moeten alle taken waar u dagelijks aan werkt ook effectief door u worden uitgeoefend? Zijn uw ervaring, uw vaardigheden en uw kennis hier echt noodzakelijk? Indien niet, dan kunt u bepaalde taken delegeren aan collega’s. U geeft dan de controle uit handen en u zult wat tijd moeten investeren in het begin bij het aanleren van die taken, maar op termijn spaart het u heel wat tijd uit en u heeft zelf minder administratie.

10. Profiteer van nieuwe software features

Is er een nieuwe feature beschikbaar in de software waar u mee werkt? Dan is de kans groot dat u daar ook een notificatie van krijgt. Negeer die meldingen niet, omdat u net wat gehaast bent. Nieuwe features worden namelijk altijd ontworpen om het u gemakkelijker te maken en ervoor te zorgen dat u tijd bespaart.

11. Kies zelf uw werkuren

Niet iedereen mag kiezen wanneer hij of zij werkt, maar als het kan, dan kunt u heel wat tijd besparen. Werk bijvoorbeeld eens heel erg vroeg of laat op de dag zodat u niet gestoord wordt door inkomende e-mails.

12. Negeer uw e-mails

Zet eerst en vooral notificaties uit en negeer uw e-mails het grootste deel van de dag. Zo vermijdt u dat u voortdurend mails aan het beantwoorden bent, maar de rest van uw werk niet gedaan krijgt. Bekijk en beantwoord uw e-mails op regelmatige tijdstippen. Doe dat één à twee keer per dag en u zult zien dat u veel minder wordt afgeleid.