Betalingsvoorwaarden op je factuur: Hoe kies je de beste voorwaarden voor je bedrijf?

Facturen bevatten onder meer een gedetailleerde lijst van geleverde producten en diensten, het totaal verschuldigde bedrag, de contactgegevens en de betalingsvoorwaarden. De eerste drie spreken voor zich, maar wat zijn de betalingsvoorwaarden op je factuur? En hoe kan je ze optimaal gebruiken voor jouw bedrijf?

Dit behandelen we:

• Wat zijn betalingsvoorwaarden?
• Voorbeelden van betalingsvoorwaarden
• Betalingsvoorwaarden die elk bedrijf moet kennen
• Hoe gebruik je betalingsvoorwaarden?
• Hoe integreer je betalingsvoorwaarden in een factuur?
• Wanneer worden betalingsvoorwaarden opgesteld en bijgewerkt?
• Hoe kies je de beste betalingsvoorwaarden?
• Gebruik geautomatiseerde boekhoudsoftware

Wat zijn betalingsvoorwaarden?

De betalingsvoorwaarden op je factuur geven aan hoe en wanneer je klanten je bedrijf moeten betalen voor de goederen en diensten die ze hebben gekocht. Ze vormen een belangrijk onderdeel van je facturen, met details als de uiterste betaaldatum, kortingen voor vroege betaling, geaccepteerde betalingsmethoden, belastingen en boetes voor te late betalingen.

Hoe werken betalingsvoorwaarden?

Zodra je de betalingsvoorwaarden hebt onderhandeld en overeengekomen bent met de koper, stel je een factuur op met de overeengekomen voorwaarden. De factuur wordt vervolgens naar je klant gestuurd, die wettelijk verplicht is zich aan de voorwaarden te houden.

Waarom zijn betalingsvoorwaarden belangrijk?

Duidelijk gedefinieerde betalingsvoorwaarden zijn essentieel in B2B. Transacties tussen bedrijven zijn vaak complexer en vragen meer flexibiliteit dan de meeste consumentenbetalingen, die meestal direct of vooraf worden betaald. Duidelijke betalingsvoorwaarden zijn belangrijk omdat ze kopers en verkopers helpen om:

• hun cash effectiever te beheren,
• het risico te minimaliseren op misverstanden en geschillen over betalingstermijnen, betalingsmethoden en laattijdige vergoedingen,
• het aantal laattijdige betalingen tot een minimum te beperken,
• het vertrouwen te verhogen en de zakelijke relaties te versterken, wat leidt tot klantbehoud.

Voorbeelden van betalingsvoorwaarden

Voor we gedetailleerd ingaan op de verschillende betalingsvoorwaarden die je je klanten kan aanbieden, volgen hier enkele voorbeelden van belangrijke betalingsinformatie die op je facturen moet staan.

• Uiterste betaaldatum: de datum waarop je klant het totale bedrag moet betalen.
• Belastingen en extra kosten: als je klant verplicht is om belastingen of extra kosten te betalen, moeten die duidelijk op de factuur worden vermeld om misverstanden te voorkomen.
• Betalingsmoment: geeft aan of de betaling vooraf moet worden voldaan, bij ontvangst, in termijnen wordt betaald of op een specifieke datum als onderdeel van een netto betalingstermijn.
• Korting voor vroegbetaling: kan aan je klanten worden aangeboden met een netto betalingstermijn, zoals 2/10 netto 30 (zie verder).
• Boetes voor te late betaling: kunnen in rekening worden gebracht als je klant de betalingsdeadline mist. Dat moet duidelijk en transparant op de factuur worden vermeld.
• Geaccepteerde betaalmethoden: geef aan welke betaalmethoden je accepteert, mocht het iets anders zijn dan een bankoverschrijving.

Veel bedrijven gebruiken slimme facturatiesoftware om betalingsvoorwaarden te genereren en berekeningen te automatiseren. Zo kan je je workflows stroomlijnen en ben je er zeker van dat alle belangrijke details op je facturen worden vermeld. Dat voorkomt fouten, late betalingen en andere problemen.

Betalingsvoorwaarden die elk bedrijf moet kennen

Er zijn heel wat verschillende betalingsvoorwaarden. Maar wat betekenen die termen precies en hoe kan je ze gebruiken?

• Netto 7, 15, 30, 60: de algemene betalingstermijnen die het aantal dagen aangeven waarbinnen een klant het volledige bedrag moet betalen vanaf de factuurdatum, inclusief weekends en feestdagen. Bij een netto betalingstermijn van 15 dagen heeft de klant dus 15 kalenderdagen om het volledige saldo te betalen. Dergelijke termijnen bieden een zekere mate van flexibiliteit, wat de zakelijke relaties ten goede kan komen. Je moet daarbij ook rekening houden met de Belgische wet, die in B2B een standaard betalingstermijn van 30 dagen oplegt en een maximale betalingstermijn van 60 dagen als dat zo wordt overeengekomen tussen beide partijen.
• 2/10 netto 30: biedt een vroegbetaalkorting van 2% als je klant zijn factuur binnen 10 dagen betaalt. Het is een veelgebruikte betalingstermijn om vroege betalingen te stimuleren, aangepast aan de behoeften van je bedrijf.
• Voorafbetaling en betaling bij bestelling: de volledige betaling moet vooraf worden betaald, voordat de goederen of diensten worden geleverd. Dit wordt vaak gebruikt bij diensten als freelancewerk, consulting en contracting.
• Betaling bij levering: je wordt betaald voor je goederen of diensten op het moment van levering. Zo kan de koper de kwaliteit van zijn aankoop controleren en vertrouwen opbouwen.
• Einde van de maand: de klant moet het volledige saldo betalen op het einde van de kalendermaand waarop de factuur is gedateerd. Als een factuur bijvoorbeeld op 10 juli is gedateerd, moet de betaling op 31 juli zijn voldaan. Wordt vaak gebruikt bij langlopende contracten en terugkerende facturen.
• Deels vooraf: de klant betaalt bijvoorbeeld 50% vooraf en 50% na levering. Wordt vaak gebruikt bij langdurige projecten of contracten met een hoge waarde.
• Voorafgaand aan een volgende levering: wordt gebruikt voor terugkerende leveringen. De klant moet de huidige levering volledig betalen voor de volgende levering plaatsvindt.
• Betaling bij ontvangst: de klant moet het volledige factuurbedrag direct betalen zodra de factuur is ontvangen.
• Deelbetalingen of termijnen: het totale bedrag wordt verdeeld in kleinere deelbetalingen op afgesproken momenten. Een populaire betalingsmethode bij grote, langlopende projecten.

Hoe gebruik je betalingsvoorwaarden?

Het zal wat analyse vergen om te bepalen welke betalingsvoorwaarden gunstig zijn voor je bedrijf. Hoe sluiten ze aan bij je cashbehoeften? Als je flexibele betalingstermijnen aanbiedt, zoals netto 30 of deelbetalingen, zorg er dan voor dat je voldoende kasreserves hebt om je uitgaven en financiële verplichtingen te dekken vóór de vervaldatum van de betaling.

Denk ook na over hoe je betalingsvoorwaarden je klanten kunnen beïnvloeden. Kleinere bedrijven kunnen mogelijk niet vooraf betalen terwijl grotere bedrijven misschien meer tijd nodig hebben om betalingen te verwerken in lijn met complexe verkoopcycli. Met andere woorden: als je directe betaling eist, kan dat je klantrelaties onder druk zetten. Het geeft ook meer risico op late betalingen en kan ervoor zorgen dat je klanten verliest.

Welke optie je ook kiest, het is belangrijk dat je de betalingsvoorwaarden duidelijk vermeldt in je contracten en facturen. Zorg ervoor dat je de vervaldatum, kortingen voor vroege betaling, boetes voor te late betaling en eventuele extra kosten duidelijk vermeldt.

Hoe integreer je betalingsvoorwaarden in je factuur?

Om verwarring te voorkomen, moet je ervoor zorgen dat je betalingsvoorwaarden duidelijk op je factuur staan. Vermeld de vervaldatum, de kosten voor late betaling en eventuele kortingen voor vroege betaling. Als je acroniemen en afkortingen gebruikt, moet je ze voluit uitschrijven en uitleggen. Een netto betalingstermijn van 30 kan je als volgt in een contract opnemen:

Termijn: 2/10 netto 30. Het volledige bedrag is verschuldigd 30 dagen na factuurdatum. Als je binnen 10 dagen betaalt, krijg je een korting van 2%, met name [bedrag]. Als je na 30 dagen betaalt, wordt [bedrag] in rekening gebracht.

Wanneer worden betalingsvoorwaarden aangemaakt en bijgewerkt?

Je betalingsvoorwaarden moeten worden opgesteld op het moment dat je klant klaar is om een aankoop te doen. Ze moeten in de overeenkomst worden opgenomen en wederzijds worden overeengekomen voordat ze definitief worden gemaakt en aan de uiteindelijke factuur worden toegevoegd.

Het kan ook nodig zijn om een factuur met betalingsvoorwaarden bij te werken als de omstandigheden veranderen. Als je klant bijvoorbeeld een langetermijnklant wordt, kan je hem meer flexibiliteit en betere kortingen voor vroege betaling bieden. Je kan de betalingsvoorwaarden ook aanpassen als de economie, de sector of het bedrijfsbeleid verandert.

Met software voor betalingsadministratie kan je facturen opmaken en wijzigingen bijhouden. Of je nu een klantfactuur wil maken, de betalingsvoorwaarden op een bestaande factuur wil bijwerken of facturen van leveranciers en verkopers wil beheren: je kan het allemaal doen op één gestroomlijnd platform.

Hoe kies je de beste betalingsvoorwaarden?

Er zijn zoveel betalingsvoorwaarden beschikbaar. Hoe weet je welke voorwaarden geschikt zijn voor jouw bedrijf? In essentie komt het neer op drie factoren:

• je cashbehoeften
• de betaalstandaarden in je sector
• de betrouwbaarheid van je klanten

Als je een betrouwbare klantenkring hebt en voldoende geldreserves om je uitgaven te dekken, dan zijn flexibele betalingsvoorwaarden een optie. Ook de gangbare normen binnen je sector spelen een rol, aangezien flexibele betalingen in veel sectoren gebruikelijk zijn.

Vaak voorkomende uitdagingen met betalingsvoorwaarden

Betalingsvoorwaarden kunnen een uitdaging zijn, los van het type dat je kiest. Dit zijn de belangrijkste problemen waar je tegenaan kan lopen.

• Misverstanden: onduidelijkheden over vervaldata en boetes voor te late betaling kunnen leiden tot verwarring en geschillen die het betalingsproces vertragen.
• Late en gemiste betalingen: flexibele termijnen en netto betalingstermijnen brengen een verhoogd risico met zich op te late of gemiste betalingen, wat kan leiden tot cash- en omzetproblemen.
• Klantenverlies: flexibele betalingstermijnen kunnen riskant zijn, maar het kan klanten afschrikken als je eist om vooraf te betalen.
• Facturen beheren en bijhouden: als je veel klanten hebt met verschillende betalingstermijnen, kan het lastig zijn om alle facturen bij te houden en op tijd te versturen, wat vertragingen en cashproblemen kan veroorzaken.

Onderhandelen over betalingstermijnen: 5 best practices

Het kan enige onderhandelingskunst vragen om de betalingsvoorwaarden te vinden die voldoen aan de behoeften van beide partijen. Met deze 5 best practices kan je tot een goed resultaat komen.

• Begrijp de behoeften van je klant. Hoe beter je de cashpositie, betalingsmogelijkheden en financiële stabiliteit van je klanten begrijpt, hoe makkelijker het wordt om betalingsvoorwaarden op maat te maken die zowel hen als jouw bedrijf ten goede komen.
• Wees flexibel waar mogelijk. Met flexibele betalingsvoorwaarden kan je je klanten behouden en duurzame zakelijke relaties opbouwen.
• Wees bereid tot compromissen. Om een oplossing te vinden die voor beide partijen voordelig is, kan het nodig zijn om compromissen te sluiten. Als je bijvoorbeeld een betalingstermijn van 15 dagen wil, maar je klant 45 dagen nodig heeft, kan je voor de middenweg gaan met een betalingstermijn van 30 dagen.
• Stimuleer vroege betalingen. Een van de beste onderhandelingstechnieken is een kleine korting aanbieden voor vroege betalingen. Dat motiveert je klanten om voor de vervaldatum te betalen en verbetert je cashpositie.
• Voeg boetes toe voor laattijdige betaling. Omgekeerd kunnen boetes en sancties klanten aanmoedigen om op tijd te betalen, waardoor je het risico op late betalingen verkleint. Het kan ook helpen om de kosten van onverwachte vertragingen te dekken en tegelijkertijd de flexibiliteit bieden die je klanten willen.

Gebruik geautomatiseerde boekhoudsoftware

Met geautomatiseerde facturatiesoftware kan je snel je facturen genereren en versturen, je betalingsvoorwaarden aanpassen en berekeningen automatiseren, zoals vervaldatums, kortingen voor vroege betalingen en boetes voor te late betalingen. De software voorkomt fouten door handmatige gegevensinvoer, stroomlijnt je workflows en zorgt ervoor dat je het juiste bedrag betaald krijgt op de afgesproken vervaldatum.

Je kan je facturen in real-time maken, versturen en opvolgen vanaf je desktop, smartphone of laptop. Je krijgt volledig inzicht in de status van je betalingen, zelfs als je onderweg bent. Pas je betalingstermijnen aan aan de behoeften van je bedrijf en stel automatische herinneringen in om betalingsachterstanden te minimaliseren, zodat je cash gezond blijft.

Klaar om end-to-end automatisering en ingebouwde integratie te gebruiken om de betalingstermijnen van je facturen effectiever te beheren? Bekijk onze online facturatiesoftware!