Seis opciones para trabajar con la ofimática en la nube

Más allá del mero almacenamiento de archivos en la nube como sistema de copia de seguridad muchas veces se utiliza el almacenamiento online como un último recurso. Por ejemplo esa presentación que debemos realizar en casa de un cliente y llevamos preparada perfectamente en nuestro portátil pero no nos funciona en el último momento o la unidad USB dónde la teníamos almacenada la dejamos en el otro maletín. Estos son algunos ejemplos donde nos vendrá bien conocer seis opciones para trabajar con la ofimática en la nube.

Pero más allá de esta alternativa tenemos opciones no sólo para salir del paso, sino también para trabajar mejor, puesto que una de las funcionalidades que muchos de los programas que nos permiten editar documentos online nos permiten es la edición colaborativa, es decir, poder editar un documento entre varios usuarios de forma simultánea, con las ventajas que puede traer para las empresas esta cuestión.

Tenemos alternativas de todo tipo, desde aplicaciones especialmente pensadas para las pequeñas empresas hasta otras pensadas más para el mundo de la informática personal a la que la empresa puede sacar buen partido. Vamos a comenzar la revisión de alguna de las principales alternativas que tenemos disponibles y ver cuales son sus principales características.

Office Web Apps y Skydrive, de la informática personal a la corporativa

Es una de las alternativas de las que la empresa, sobre todo las más pequeñas, pueden hacer uso puesto que quizás está más orientada al mundo del usuario doméstico. Para utilizarla sólo necesitamos tener una Windows Live ID, o dicho de otra manera si tienes una dirección de Hotmail ya tienes acceso. Usa como almacenamiento Skydrive que nos facilita un espacio para los documentos en la nube de 25 GB. Los programas que podemos utilizar bajo esta modalidad son Word, Excel, PowerPoint y OneNote.

Nos permite editar documentos a través del navegador, por lo que no necesitaremos tener ninguno de estos programa instalados en los equipos. Si disponemos de Office 2010 instalado en el equipo podemos subir los documentos directamente con la opción de guardar y enviarlos al almacenamiento online. También podemos crear online documentos desde el navegador. Las características de edición son básicas y por ejemplo no sería la opción ideal para un departamento de contabilidad.

Podemos editar los documentos entre varios usuarios a la vez. Para ello lo primero es facilitar el acceso a los usuarios con los que queremos compartir el documento. Cada usuario puede editar una parte del documento que quedará resaltado con un color distinto para cada usuario, de manera que podemos realizar una presentación, un documento para una ponencia, o una propuesta en la que varios usuarios de varios departamentos trabajan a la vez y lo que es mejor, cada uno puede estar en una ubicación distinta.

Office 365, algo más que ofimática en la nube

En este caso hablamos de la solución de Microsoft pensada específicamente para la empresa. Para ello ha creado además distintos planes de precios, pensados para empresas de menos de 25 empleados o más de dicha cantidad. En esencia funcionarán de la misma manera y tratan de facilitar a las pequeñas empresas las herramientas de las que disponen las grandes a cambio de una suscripción mensual por usuario y mes.

La pequeña empresa podrá disfrutar de Exchange para gestionar correo, calendarios, contactos, etc. por 5,25€ al mes por usuario dispondrán de un buzón de 25 GB con capacidad para archivos de 25MB de capacidad. La edición de documentos se hace a través de las Office Web Apps. Además incluye la opción de crear sitios web o intranet, según requiera la empresa y Lync como herramienta para las comunicaciones de la empresa, ya sea para realizar conferencias, compartir escritorio, etc.

En el apartado de grandes empresas el precio por usuario y mes es de 9 € y como gran diferencia incluye la integración con el Directorio Activo o para aquellas que lo deseen Office Professional Plus con un modelo de pago por suscripción, que nos garantiza tener siempre la última versión de Microsoft Office instalada en los equipos.

Google Docs, la principal apuesta online

Esta es una de las apuestas más populares a nivel general. Para poder utilizarlo debemos tener una cuenta de Google, pero si lo queremos integrado con nuestro propio dominio debemos ir a las Google Apps que son gratuitas hasta 10 usuarios y a partir de aquí tendremos que pagar 4 € por usuario y mes. Además de Gmail, nos ofrece acceso a Google Calendar, Sites y Docs.

Para el caso que nos interesa, que es la ofimática, Docs no ofreces la posibilidad de trabajar con documentos de texto, hojas de cálculo, dibujos y presentaciones que podemos editar simultáneamente también online. Sin duda, una de las mejores alternativas para el trabajo online, con todo el respaldo de Google que sin duda es una garantía.

En comparación con las alternativas de Microsoft no cuenta con una opción de escritorio que le añada funcionalidad avanzada, con en el caso de Office, y además la compatibilidad de los formatos entre MS Office y Google Docs no será óptima, y se pueden producir alguna variación en la interpretación de los formatos, que sólo nos los garantiza Microsoft.

Zoho Docs, la alternativa desconocida

Zoho es una de las alternativas online para las empresas que incluye un ecosistema de aplicaciones más completo, aunque sin embargo su popularidad es mucho menor. Tenemos disponibles desde un CRM, aplicaciones de facturación o gestión de proyectos, por citar alguno de ellos.

Para el caso que nos ocupa disponemos de la opción de Zoho Docs, una alternativa similar a Google Docs. Podemos organizar los documentos en distintos espacios de trabajo que podemos dedicar a las distintas áreas de gestión de nuestra empresa y administrar el acceso de los distintos usuarios a los mismos. También tenemos disponibles procesador de textos, hoja de cálculo y presentaciones. Tiene disponibles complementos para Microsoft Office que faciliten la relación con esta suite de escritorio para editar desde nuestro equipo si lo deseamos y subir a la nube cuando estimemos oportuno.

Además de la colaboración online otra de las características que podríamos destacar es la posibilidad de editar documentos aunque no tengamos conexión de Internet, en un momento puntual, y el documento se sincronizaría al recuperar la conexión. una de las mejores opciones para trabajar online que no tiene nada que envidiar a las herramientas disponibles de Google, excepto en la herramienta de correo donde Gmail es más completo.

IBM Docs, la apuesta del ecosistema de Lotus

En este caso vamos a mencionar esta opción que está todavía en fase de pruebas por lo que no la recomendamos para su puesta en marcha. Sobre todo resulta interesante para las empresas que utilizan el ecosistema de IBM, con el cual se integrará muy bien. De todas formas es totalmente funcional y tiene disponible la edición de documentos de texto, hoja de cálculo y presentaciones.

Entre las característica que podemos nombrar de la edición de documentos con IBM Docs es la posibilidad de asignar tareas, con lo que podemos crear un documento maestro y asignar el desarrollo de cada uno de los apartados del mismo a un usuario distinto. De esta forma resultaría sencillo realizar una propuesta para un cliente que implique a varios departamentos, ya que cada uno tendría asignado el apartado que le corresponde.

TeamLab, mucho más que ofimática

En este caso se trata de una de las opciones que transcienden el mundo de la ofimática y nos dan una completa alternativa de gestión para nuestra empresa que incluye la gestión de proyectos, gestión de documentos, CRM o herramientas de colaboración online. Podemos probarlo de forma gratuita limitada a 1 GB de espacio. Si queremos contratar, el plan de pago dispone de usuarios ilimitados y sólo pagamos por aumentar el tamaño común a 50 GB por suscripción mensual de 49$.

Para el caso que nos ocupa de la edición de documentos nos permite la edición online y colaborativa gracias o un sistema de control de versiones que nos facilita la recuperación de la versión anterior en caso de haber comentido un error. Permite la edición de documentos de texto, hoja de cálculo y presentaciones que podemos utilizar y compartir con el resto de aplicaciones de esta alternativa.

Todos estos programas pueden suponer una solución más que interesante para evitar pagar más licencias de las que son estrictamente necesarias para el funcionamiento productivo de la empresa. Es decir, dotamos de licencia y aplicación de escritorio instada a aquellos puestos que por su cometido necesitan características de edición avanzada, y para todo los demás podemos usar la edición online.