Canal de denuncias: Lo que las pymes necesitan saber para estar adaptadas a la normativa desde el 1 de diciembre de 2023

Aprende las novedades más importantes que trae a tu negocio la ley de protección de los informantes relacionadas con el canal de denuncias.

• Se crean canales internos y externos para la presentación de informaciones.
• Esta ley crea un régimen de protección a informantes y a personas y entidades vinculadas.

La Ley 2/2023, coloquialmente conocida como Ley de Protección de los Informantes, ha traído nuevas obligaciones a muchas empresas. Entre otros aspectos, destaca la obligatoriedad del llamado canal de denuncias.

Con este y otros mecanismos, se pretende luchar contra la corrupción y las irregularidades dentro y fuera de la empresa. Para los emprendedores, supone esfuerzos adicionales, pero también puede entenderse como un conjunto de sistemas de control que debería contribuir a prevenir comportamientos indeseables dentro de su negocio y promover una competencia más justa.

¿Conoces las obligaciones de la ley de protección de los informantes? Descubre si tu empresa tendrá que poner un canal de denuncias y cómo deberá hacerlo.

Personas protegidas

La Ley de Protección de los Informantes busca que estos no sufran represalias. En su artículo 36, enumera algunas, pero solo a título enunciativo. Por tanto, podría haber otras. Lo importante es que el informante no puede sufrir un trato desfavorable por el solo hecho de haber informado de irregularidades. Para ello, establece dos círculos de protección

1. El de los propios informantes. Personas que han tenido conocimiento de irregularidades en la empresa dentro de un contexto laboral o profesional. Hablamos de trabajadores, proveedores, autónomos que prestan servicios, colaboradores de diversos tipos, directivos, etcétera.
2. Personas físicas o jurídicas con las que el informante mantenga un vínculo. Por ejemplo, no pueden sufrir tampoco represalias su familia, sus compañeros, la empresa para la que trabaja, etcétera.

Informaciones que ampara la Ley de Protección de los Informantes

La nueva protección del informante se refiere a las informaciones sobre 3 tipos de acciones u omisiones:

1. Las que puedan ir en contra de determinadas normas comunitarias. Entre otras, están las relacionadas con la competencia y el impuesto sobre sociedades.
2. Aquellas que puedan ser constitutivas de infracción penal. 
3. Las que puedan ser constitutivas de infracciones administrativas graves o muy graves. Estas están tipificadas en diversas leyes estatales o autonómicas (tributarias, laborales, ambientales, de consumo, entre otras muchas).

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El canal de denuncias en la empresa

Las personas físicas o jurídicas que empleen a más de 50 trabajadores deberán disponer de un sistema interno de información. Para muchas organizaciones, la fecha tope fue el 13 de junio de 2023. Sin embargo, negocios de tamaño medio que tienen entre 50 y 249 empleados ven ampliado el plazo hasta el 1 de diciembre de 2023.

Los negocios de tamaño medio con entre 50 y 249 empleados deberán poner en marcha el sistema interno de información antes del 1 de diciembre de 2023.

En todo caso, cuando hablamos de canal de denuncias, lo hacemos en un sentido figurado. Eso no quiere decir que haya que poner un buzón a la entrada del centro de trabajo, pero sí que habrás de disponer de uno o varios canales internos con ciertas características:

• El canal interno deberá permitir comunicaciones tanto orales (conversaciones telefónicas o mensajes de voz) como escritas (correo postal o un medio electrónico).
• También debe permitir que la presentación y trámite de las comunicaciones se realice de forma anónima.
• La persona informante, si lo desea, podrá pedir una cita presencial para presentar la información.
• Las comunicaciones verbales pueden documentarse de cualquiera de las dos siguientes formas:
  • Una grabación en un formato seguro, duradero y accesible.
  • Una transcripción completa y exacta de la conversación realizada por el personal responsable de tratarla. En ese caso, el informante podrá comprobar, rectificar y aceptar mediante su firma la transcripción de la conversación.
• Cuando se grabe una comunicación, se deberá avisar al informante y se le indicará que sus datos serán tratados conforme a la normativa vigente. También deberá explicársele la existencia de canales externos.
• El informante podrá indicar un domicilio, correo electrónico o lugar seguro a efectos de recibir las notificaciones.

No solo un ‘buzón’

Aunque el canal interno, conocido coloquialmente como canal o buzón de denuncias, sea la parte más visible, el sistema interno de información tiene otros puntos importantes:

• El órgano de administración de tu empresa deberá nombrar un responsable del sistema interno de información. Puede ser una sola persona o un órgano colegiado. En todo caso, deberá contar con los medios y la independencia necesarios para desempeñar el cargo. No podrá recibir instrucciones de ningún tipo.
• El responsable del sistema interno deberá decidir quién recibirá las informaciones. Podrá encargárselo a un tercero ajeno a la empresa, pero este deberá mantener las garantías adecuadas.
• Además, el órgano de administración de la empresa debe aprobar el procedimiento de gestión de informaciones. Los principios mínimos de su contenido vienen marcados en la ley de protección de informantes.

Más allá del sistema interno

No todas las informaciones llegarán a la empresa. También hay canales externos, organizados en torno a la Autoridad Independiente de Protección del Informante. Igualmente, las comunidades podrán crear organismos semejantes encargados de recibir denuncias en ámbitos de su competencia.

Además, está previsto un régimen de protección para aquellos que revelen públicamente las informaciones. Se hará en casos en los que se hayan agotado, sin respuesta en plazo, los cauces internos y externos o en aquellos otros en los que haya peligros inminentes o manifiestos para el orden públicos.

Las sanciones de la Ley de Protección de Informantes

El texto de esta norma prevé diversos tipos de infracciones y sanciones, relacionadas con aspectos como las represalias o el incumplimiento de las reglas marcadas, entre otros. Las multas pueden llegar hasta los 300 000 euros para las personas físicas y el millón de euros para las jurídicas en los casos más graves. Además, la empresa infractora podría ser amonestada y perder subvenciones y contratos públicos.

En todo caso, lo más importante no solo es asegurarse de cumplir las normas, sino también mejorar los controles internos. Los emprendedores deben tener una visión lo más completa posible que prevenga posibles irregularidades de los trabajadores a su cargo. Además, recuerda que desde Sage te ayudamos a adaptarte a la normativa con un canal de denuncias atractivo, fácil de gestionar vía web o app, y de rápida implantación.