Qué es la firma electrónica y cómo obtenerla para mi empresa

En este post conocerás cómo podrás obtener la firma electrónica y los múltiples beneficios que su uso presenta para tu negocio.

• La firma electrónica certifica la autenticidad y la validez de la transmisión de los datos por Internet.
• Un 83% de las transacciones con firma electrónica se completan en menos de 24 horas.

Contenido del post

1. Qué es la firma electrónica
2. Para qué documentos se puede usar la firma electrónica
3. Cómo obtener la firma electrónica
4. Ventajas de obtener la firma electrónica

Actualmente, recurrir a Internet para llevar a cabo cualquier tipo de procedimiento administrativo es un ahorro importante en:

• Costes
• Tiempo
• Materiales
• Recursos humanos

En las empresas tenemos dos situaciones diferenciadas: una serie de procedimientos que deben realizarse por internet (como la inmensa mayoría de procedimientos fiscales y tributarios que tenemos que realizar con la Agencia Tributaria) y otros procesos que pueden ser voluntarios.

Pero, para todos ellos, es imprescindible contar con la firma electrónica de la empresa o de la persona física titular. Este es el método que certifica la autenticidad y validez de la transmisión de datos por internet.

1)Qué es la firma electrónica

La firma electrónica es un fichero que se instala en el navegador y que permite firmar telemáticamente una transmisión de datos, verificar una recepción y comprobar quién es el emisor de dicha transmisión. La firma electrónica equivale a la firma física en cualquier proceso que hagamos en nuestra vida cotidiana.

Estos ficheros que contienen la firma electrónica, son únicos y los emiten entidades y organismos autorizados y certificados por las autoridades que los consideran válidos. El fichero de la firma electrónica es personal e intransferible, al igual que nuestro DNI o CIF, y da fe de nuestra persona en cualquier procedimiento telemático.

2)Para qué documentos se puede usar la firma electrónica

Hoy en día la firma electrónica se ha convertido en un indispensable para empresarios, autónomos y ciudadanos en general. La firma electrónica es muy útil a la hora de realizar gestiones online, especialmente con la Administración.

• Firma de contratos.

La firma electrónica se emplea a menudo en la firma de contratos, autorizaciones y formularios de clientes. Esto evita a las empresas tener que imprimir documentos como una autorización de prestación de servicios o un contrato de compra y venta de productos. Además, esto evita a los clientes el tener que pasar por procesos largos y farragosos a la hora de realizar cualquier trámite de este tipo.

• Matrículas online.

La firma electrónica cada vez se está utilizando más en procesos de matriculación online en centros educativos.

• Trámites tributarios.

La Administración avanza a pasos agigantados hacia la digitalización de todos sus procesos. En este sentido, la firma electrónica se emplea a la hora de realizar trámites con Hacienda, como presentar el modelo de Declaración Trimestral del IVA, por ejemplo, y con la Seguridad Social cuando se da de alta a un trabajador.

• Poderes simples.

Si se precisa otorgar poderes simples a un abogado a un tercero, se puede hacer mediante un sencillo trámite en el que se acompañe un documento digital con la firma electrónica.

• Documentos laborales.

Cualquier documento laboral como un contrato de trabajo, una nómina o un certificado específico, se puede firmar electrónicamente. Esto acredita su validez y autenticidad.

3)¿Cómo obtener la firma electrónica

La firma electrónica se consigue acudiendo a cualquier organismo autorizado para su emisión. En esta lista podemos ver todas las Administraciones Públicas que proporcionan esta utilidad de emisión y reconocimiento de titulares que solicitan la firma electrónica.

No obstante, por su sencillez y aceptación, recomiendo realizar los trámites desde Ceres, entidad dependiente de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre que actúa con convenio con todas las administraciones públicas mencionadas anteriormente. El proceso que vamos a explicar a continuación se hace desde la FNMT. Para obtener la firma electrónica sólo necesito realizar los siguientes pasos:

• Descarga de la solicitud de firma electrónica en la web de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre. Basta con introducir el CIF de la sociedad o nuestro NIF para obtener un código. El procedimiento anterior realiza una descarga de firma previa en nuestro navegador.
• Sólo para personas jurídicas. Obtener una certificación del Registro Mercantil de la vigencia de los cargos del administrador o apoderado que va a utilizar la firma electrónica. Su coste aproximado es de 40 euros.
• Con el certificado anterior, los poderes de la sociedad y el DNI original del representante de la empresa, se formalizará la solicitud presencial de la firma electrónica en las dependencias más cercanas de la Agencia Tributaria. O bien de aquellos organismos que tengan convenio de colaboración con la FNMT. En este mapa podemos localizar todos los centros más cercanos a nuestro domicilio.
• Las personas físicas pueden acudir a cualquier entidad enumerada anteriormente tan sólo con su DNI original o Pasaporte en vigor.
• Una vez realizada la acreditación personal, en el plazo de unas horas, normalmente al día siguiente, podremos descargarnos nuestra firma electrónica accediendo a este enlace de la web de la FNMT. Basta con introducir el CIF o NIF y el código inicial que nos suministró la plataforma.

Todo este procedimiento se debe realizar desde el mismo ordenador y con el mismo navegador. Por desgracia, la inmensa mayoría de procesos telemáticos que proporciona la administración y que requieren el uso de firma electrónica sólo funcionan correctamente desde Internet Explorer y desde Firefox, para algunos casos.

4)Ventajas de obtener la firma electrónica

Obtener la firma electrónica aporta muchas ventajas a aquel que la utiliza. Por un lado, la firma electrónica proporciona una mayor seguridad e integridad de los documentos. Cabe destacar que gracias a la firma electrónica, el contenido del documento electrónico firmado no puede ser alterado, por lo que se garantiza su autenticación así como la de la identidad del firmante.

Asimismo, con la firma electrónica se garantiza la confidencialidad. El contenido del mensaje solo será conocido por quienes estén autorizados a ello.

A nivel medioambiental, firmar electrónicamente los documentos supone un importante ahorro de papel. Esto implica directamente una disminución del almacenamiento de datos físicamente y reducción de gastos en los procedimientos de administración de archivos.

No hay que olvidar el ahorro de tiempo que conlleva la firma electrónica. Gracias a ella se evitan desplazamientos y traslados y también se disminuye el tiempo en la ejecución de procesos.

Igualmente, utilizar la firma electrónica proporciona un aumento de la productividad y competitividad de la empresa y un firme compromiso con la digitalización de sus procesos. No hay que olvidar que el 83% de las transacciones con firma electrónica se completan en menos de 24 horas y la mitad de ellas en menos de 15 minutos.

La firma electrónica aumenta la productividad, ahorra tiempo y ayuda al medio ambiente.

La tecnología es ya una parte importante en el día a día de cualquier empresa. La firma electrónica tiene muchísimos más usos y se ha convertido en una parte esencial para brindar altos estándares de seguridad a las transacciones y a los documentos que gestiona la empresa.

Nota del editor: Este artículo fue publicado con anterioridad y actualizado a 2022 por su relevancia.