Actualmente, recurrir a internet para llevar a cabo cualquier tipo de procedimiento administrativo es un ahorro importante en costes, en tiempo, en necesidad de recursos económicos, materiales y humanos en la empresa.
En las empresas, tenemos dos situaciones diferenciadas; una serie de procedimientos que son obligatorios realizarlos por internet, como la inmensa mayoría de procedimientos fiscales y tributarios que tenemos que realizar con la Agencia Tributaria y otra serie de procesos que pueden ser voluntarios. Pero para todos ellos, es imprescindible contar con la firma electrónica de la empresa o de la persona física titular, dado que éste es el método que certifica la autenticidad y validez de la transmisión de datos por internet.
¿Qué es la firma electrónica?
La firma electrónica es un fichero que se instala en el navegador que permite firmar telemáticamente una transmisión de datos, verificar una recepción y comprobar quién es el emisor de dicha transmisión. La firma electrónica equivale a la firma física en cualquier proceso que hagamos en nuestra vida cotidiana.
Estos ficheros que contienen la firma electrónica, son únicos y los emiten entidades y organismos autorizados y certificados por las autoridades que los consideran válidos. El fichero de la firma electrónica es personal e intransferible, al igual que nuestro DNI o CIF y da fe de nuestra persona en cualquier procedimiento telemático.
Cómo conseguir la firma electrónica
La firma electrónica se consigue acudiendo a cualquier organismo autorizado para la emisión de la misma. En esta lista podemos ver todas las Administraciones Públicas que proporcionan esta utilidad de emisión y reconocimiento de titulares que solicitan la firma electrónica.
No obstante, por su sencillez y aceptación, recomiendo realizar los trámites desde Ceres, entidad dependiente de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre que actúa con convenio con todas las administraciones públicas mencionadas anteriormente. El proceso que vamos a explicar a continuación se hace desde la FNMT. Para obtener la firma electrónica sólo necesito realizar los siguientes pasos:
- Descarga de la solicitud de firma electrónica en la web de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre. Basta con introducir el CIF de la sociedad o nuestro NIF para obtener un código. El procedimiento anterior realiza una descarga de firma previa en nuestro navegador.
- Sólo para personas jurídicas. Obtener una certificación del Registro Mercantil de la vigencia de los cargos del administrador o apoderado que va a utilizar la firma electrónica. Su coste aproximado es de 40 euros.
- Con el certificado anterior, los poderes de la sociedad y el DNI original del representante de la empresa, se formalizará la solicitud presencial de la firma electrónica en las dependencias más cercanas de la Agencia Tributaria o de aquellos organismos que tengan convenio de colaboración con la FNMT. En este mapa podemos localizar todos los centros más cercanos a nuestro domicilio.
- Las personas físicas pueden acudir a cualquier entidad enumerada anteriormente tan sólo con su DNI original o Pasaporte en vigor.
- Una vez realizada la acreditación personal, en el plazo de unas horas, normalmente al día siguiente, podremos descargarnos nuestra firma electrónica accediendo a este enlace de la web de la FNMT. Basta con introducir el CIF o NIF y el código inicial que nos suministró la plataforma.
Todo este procedimiento se debe realizar desde el mismo ordenador y con el mismo navegador. Por desgracia, la inmensa mayoría de procesos telemáticos que proporciona la administración y requieren el uso de firma electrónica sólo funcionan correctamente desde Internet Explorer y desde Firefox para algunos casos.
La firma electrónica tiene muchísimos más usos y cualquier empresa que tenga un departamento contable y fiscal propio, ya cuenta con ella por la obligatoriedad de su uso impuesto para casi todos los trámites tributarios que tiene que realizar la empresa. No obstante, las sociedades que tienen externalizados estos procesos, no suelen contar con ella, y a partir de ahora, su uso será cada día más extendido.
Más Información | FNMT – La firma electrónica
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