¿Cómo será la oficina del futuro tras el coronavirus?

En este post hacemos una reflexión sobre cómo esta pandemia ocasionada por el COVID-19 ha roto muchos esquemas, estrategias, formas de gestionar y servir, entre otros.

• Un ejemplo es el de las oficinas: la “obligada” adopción del teletrabajo, las normas de distanciamiento social o la necesidad de ventilación constante supondrán un cambio en el diseño de las oficinas del futuro.
• Aquí, el sector del “facility services o management” tiene una oportunidad para reinventarse, siendo 2020 un año en el que están sufriendo su punto de inflexión.

De 0 a 100 en 2 segundos. A velocidad de la luz. Rompiendo la barrera del sonido. Así es cómo se siente el sector de “facility services” en estos momentos.

Ahora, más que nunca, será necesaria la reinvención e innovación de todo lo que rodea al mantenimiento de inmuebles y oficinas, desde la climatización, la electricidad y la limpieza, hasta la seguridad de las instalaciones.

Además, con muchas preguntas todavía sin respuesta como:

• ¿Tiene sentido la idea de concentrar personal en oficinas/edificios para empresas? Y si lo tiene, ¿será lo mismo?
• ¿Cómo afectarán los controles de salud preventivos o continuados en las entradas, salidas, descansos, etc., en los centros de trabajo?
• ¿Qué ocurre con la gestión/mantenimiento de inmovilizados en los domicilios de mis empleados o en itinerancia?
• ¿Cómo puedo mejorar en la calidad medioambiental y gestión de residuos en mis centros operativos? ¿Estamos preparados?
• Y la seguridad en general ¿cómo me afecta? Formación para todos ¿a qué nivel?

Seguro que algunas de ellas ya estaban sobre la mesa. Pero el COVID-19 está acelerando la toma de decisiones sobre cómo deberán ser las oficinas del futuro.

El teletrabajo ha venido para quedarse

El estar preparados para poder ofrecer a todos los empleados el teletrabajo con todas las garantías era algo que pocas empresas, quitando las grandes y algunas medianas, tenían ya resuelto (o estaban en vías de ello).

Pero, ahora, ha pasado a convertirse en una necesidad u “obligación”. Por ello, disponer de los requisitos adecuados para ofrecer este servicio (equipos informáticos, infraestructura de servicios telemáticos, reforzar la seguridad y control de accesos y usos, la escalabilidad, comunicaciones internas y externas, backups, etc.) es y será una tarea añadida o incremental para los equipos de “facility services”.

Para poder garantizar el teletrabajo habrá que evaluar y definir quienes lo podrán o deberán hacer, cómo lo llevarán a cabo, con qué herramientas, qué controles tendrán, cómo se medirá su productividad, etc.

Todo ello conforma una nueva gestión de control de inmovilizado fuera de las “oficinas” naturales y requiere adoptar otras medidas colaterales como la gestión de la ergonomía / salud de uso en “casa” de los empleados, junto con poder aportarles todo el material de empresa necesario para un trabajo óptimo tal como se haría en la sede de la empresa.

¿Estamos preparados?

• Habrá que investigar si las soluciones informáticas de control de inmovilizados, nos permite gestionar las nuevas ubicaciones y hacer un seguimiento del “desgaste” de materiales que son más de consumo que de inmovilizado.
• Habrá que anticiparse a ello y proveer de recambios o sustituciones por incidencias. Todo un nuevo reto logístico y de gestión.

¿Peligra el negocio del alquiler o venta de locales comerciales, en concreto oficinas para empresas?

• Evolucionará. Está claro que va a tener su repercusión. Es posible que disminuyan los metros cuadrados comprados o alquilados para una misma empresa, puesto que es posible que parte de sus empleados pasen a desempeñar tareas en modo teletrabajo.
• Pueda ser también que durante un tiempo de se resientan por incidencias derivadas de crisis económicas, que reduzcan la necesidad de disponer de metros contratados.

La oficina del futuro

Lo que sí está claro es que las nuevas normas de distanciamiento social y cuidados de la salud de los empleados modificarán la distribución de uso del espacio de las oficinas (sean del tipo que sean) y también de la gestión de la limpieza de estas.

Algunos ejemplos serán:

1. Estudiar las distancias óptimas de trabajo entre usuarios de la misma zona. Y ya no sólo por el COVID-19, sino en general y para afrontar posibles nuevas situaciones o, si lo vemos en positivo, para mejorar la calidad de trabajo de cada individuo.
2. Intensificar la frecuencia de limpieza de los elementos de trabajo (sean los que sean y donde sean). Y eso, ya quedará fijado para siempre, aunque pueda haber cierta flexibilización en el futuro en intensidad o frecuencia.
3. Adopción del teletrabajo, ya que se ha comprobado que, en la mayoría de los casos, la productividad no ha disminuido, sino que, en muchos, ha aumentado.

En relación con el teletrabajo, muchas multinacionales del sector tecnológico ya han adoptado esta situación como la prioritaria. Por lo que muchas de sus actuales fabulosas sedes, han quedado vacías. ¿qué pasará con ellas?

Ahora tocará evaluar las instalaciones, sus “nuevos” espacios.

• Quiénes volverán o no como empleados esenciales/imprescindibles.
• Quiénes pueden hacerlo de forma esporádica y con qué frecuencia.
• Dónde los ubicaremos cuando vengan y cómo controlaremos que no haya
• Cuando dejen ese espacio, cómo hacemos para que los equipos de limpieza o quien corresponda, lo vuelva a dejar higiénicamente operativo.

La tecnología como la clave en esta nueva “normalidad”

En todo esto, la tecnología es (y no digo será) clave en esta nueva “normalidad”

Y es que ante situaciones como la que estamos viviendo, la tecnología nos ayudará siempre en esa nada fácil toma de decisiones. Es momento de evolucionar y de adaptarse, de priorizar las inversiones pensando en quiénes realmente importan: los empleados

Y aplicar tecnología en muchas de esas decisiones será la mejor inversión que no gasto para tu negocio.