Control horario: cómo aplicar la ley en tiempos de teletrabajo

Te contamos en este post cómo aplicar el control horario en tiempos de teletrabajo y la necesidad de que las empresas se transformen digitalmente para adaptarse a esta nueva situación que, quizá, ha llegado para quedarse.

• Todas las empresas están obligadas a implantar el control horario y lo pueden hacer mediante firmas en papel, aplicaciones digitales o accesos biométricos, entre otros.

• Pero ¿cómo se aplica el control horario en empresas que funcionan en remoto? Te damos todas las claves para aplicar la ley en tiempos de teletrabajo y que las inspecciones no te pillen por sorpresa.

Sin duda, las características de la empresa son determinantes a la hora de escoger la forma de registrar la jornada de los trabajadores: portales de empleado, firmas en papel, accesos biométricos, aplicaciones móviles… Sin embargo, para aquellas que realizan sus actividades laborales a distancia, es decir, adaptadas al teletrabajo, no sirve cualquier herramienta de registro.

Además, el contexto sanitario ha puesto de relieve que, ante ciertas circunstancias, el teletrabajo es una herramienta útil, e incluso necesaria, para cualquier tipo de empresa. Aunque no en cualquier sector sea al 100 %, siempre es posible aplicarlo a reuniones, trabajos administrativos, algunas actividades formativas…, entre otras tareas.

En este post, te contamos cómo registrar la jornada de los trabajadores en situación de teletrabajo y los medios comúnmente utilizados.

Características comunes para empresas presenciales y de teletrabajo a la hora de fichar

La Guía de Registro de Trabajo, publicada por el Ministerio de Trabajo tras la entrada en vigor de la ley del control horario, señala lo siguiente:

“Será válido cualquier sistema o medio, en soporte papel o telemático, apto para cumplir el objetivo legal, esto es, proporcionar información fiable, inmodificable y no manipulable a posteriori, ya sea por el empresario o por el propio trabajador. Para ello, la información de la jornada debe documentarse en algún tipo de instrumento escrito o digital, o sistemas mixtos, en su caso, que garanticen la trazabilidad y rastreo fidedigno e invariable de la jornada diaria una vez de registrada.”

Pero ¿qué están haciendo las inspecciones para asegurar el cumplimiento de esta normativa, tanto para empresas presenciales como para las que teletrabajan? Las inspecciones ponen el foco en estos tres elementos:

• La existencia de un registro de jornada.
• La validez del sistema utilizado para hacer el fichaje.
• La validez del registro propiamente dicho.

Incumplir con el deber de tener el registro de jornada a disposición del trabajador, sus representantes y la Inspección de Trabajo acarrea multas de entre 60 y 625 euros.

Las herramientas de fichaje más adecuadas para el teletrabajo

Cuando hablamos de empresas que realizan sus actividades en remoto, tal y como indica la Guía sobre el Registro de Jornada publicada por el Ministerio de Trabajo existen fórmulas asequibles que aseguran el registro de la jornada diaria por medio de registros telemáticos o similares.

También son instrumentos válidos la firma del trabajador en hojas o instrumentos similares de autogestión del tiempo de trabajo. En cualquiera de los medios utilizados válidos, el empresario ha de asegurar la veracidad de la declaración unilateral del trabajador.

Entonces, ¿qué herramientas son más convenientes para que un negocio online controle el registro horario de sus empleados?

1. Control biométrico

La principal dificultad de controlar el horario en el teletrabajo es la verificación de la identidad de los empleados, por lo que, además del acceso dactilar, existen tecnologías que funcionan mediante la biometría de la voz.

2. Fichajes en la nube

La conexión a internet es un elemento imprescindible para hacer posible el teletrabajo. Tan solo basta tener conexión a internet para que los empleados no solo puedan fichar a través de multitud de medios, sino que es posible solicitar permisos, gestionar incidencias, etc.

3. Teclados

Desde que entró en vigor la ley del control horario, en 2019, son cada vez más las empresas que utilizan códigos de teclado individuales que ayudan a cumplir con la normativa. Además, este tipo de medio de registro también es capaz de generar los informes necesarios en caso de inspección.

4. Aplicaciones móviles

Las apps están a la orden del día: hacemos la compra, realizamos transacciones bancarias o renovamos armario a través de ellas. ¿Por qué no utilizarlas como herramienta de registro horario?

Lógicamente, ya existen aplicaciones móviles a través de las cuales el trabajador, con un dispositivo móvil como vehículo, puede acceder a una aplicación común para todos los empleados y que, además, esté integrada con terminales de fichaje.

Este tipo de herramienta, además de rápida y cómoda, es transversal, ya que permite, además de fichar, el acceso de los empleados a calendarios de trabajo, turnos, ausencias o solicitudes de vacaciones.

¿El teletrabajo ha llegado para quedarse?

Muchas empresas han ido adaptándose al teletrabajo paralelamente al desarrollo de las TIC, un fenómeno que incide directamente sobre las necesidades de los clientes, cada vez más digitales. Pero ¿qué ocurre si, después de todo, el teletrabajo llega para quedarse? ¿Está tu empresa preparada para este cambio?

El contexto actual, de hecho, ha puesto claramente de relieve el interés de esta pregunta. El teletrabajo ha sido una respuesta productiva ante las necesidades de distanciamiento social. Además, muchas personas han tenido su primera inmersión en el teletrabajo y una parte de ellas está dispuesta a profundizar en la experiencia.

No hay duda de que la naturaleza de ciertas empresas (como las relacionadas con la hostelería o agricultura), hace imposible la implantación del teletrabajo al 100%. Pero, en líneas generales, llevar una empresa al negocio digital ya no es un capricho: resulta cada vez más necesario.

Pequeños negocios digitales, los grandes supervivientes

Al contrario de lo que muchos empresarios o autónomos puedan pensar, si tiene una ventaja la transformación digital, es que no requiere tecnología sofisticada de altos costes (por no hablar del ahorro en alquiler de oficinas).

De hecho, basta con disponer de ordenador, conexión a internet y aplicaciones de gestión adecuadas. Y estas herramientas ya forman parte del normal desarrollo y funcionamiento de los pequeños negocios digitales, los grandes supervivientes en tiempos de crisis analógica.

Tanto los organismos oficiales como los estudios independientes coinciden en que el teletrabajo en España avanza, pero sigue lejos de la media europea.

¿Cómo implantar el teletrabajo?

Existen reglas que toda empresa que quiera sumarse a la transformación digital puede poner en marcha para adaptarse al remoto. No obstante, esta transformación solo puede alcanzarse de la mano de la tecnología. ¿Cómo?

1. Equipando a los trabajadores con los dispositivos adecuados: aplicaciones móviles, ordenadores y demás dispositivos.
2. Utilizando software de gestión online que faciliten la puesta en común del trabajo diario.
3. Evaluando qué tareas de la empresa se pueden desempeñar mediante el teletrabajo y ponerlas en marcha.
4. Contando con la tecnología adecuada para una correcta comunicación, no solo dentro del equipo, sino con clientes o partners. Por ejemplo, instalando plataformas de videollamada.

Las lecciones del teletrabajo para el trabajo físico

El actual contexto sanitario ha mostrado que un fichaje con herramientas en la nube puede resultar muy ventajoso. Por un lado, los trabajadores evitan compartir elementos que hayan de ser desinfectados después de cada uso. Cada uno puede registrar su jornada con sus propios dispositivos personales.

Además, el sistema de registro en la nube es apto para un contexto más flexible. Por ejemplo, se puede emplear una misma herramienta para los días en los que se trabaja en el centro habitual de trabajo, en los viajes laborales, en los momentos de teletrabajo, etcétera.

Adaptarse a los cambios nunca es fácil, pero ya cuentas con tecnología que hace esta tarea por ti, sin necesidad de invertir grandes cantidades de dinero en equipos sofisticados.

Nota del editor: Este artículo fue publicado por primera vez en 2020 y actualizado a 2021 por su relevancia.