¿Cuentas anuales? Estos son los términos relacionados con el cierre contable que debes conocer

Para realizar el cierre contable de una empresa de cara a las cuentas anuales es necesario saber qué documentos hay que presentar en el Registro Mercantil.

• Te explicamos los términos clave que debes entender para legalizar tus libros contables y realizar el depósito de tus cuentas anuales.
• En el diccionario empresarial de Sage podrás encontrar y ampliar estos y otros términos empresariales. 

La comprensión de algunos términos contables es muy importante para los emprendedores, autónomos o pequeños empresarios. Entre los términos que deben conocer se encuentran los relativos a:

• El cierre contable.
• La legalización de los libros contables.
• El depósito de las cuentas anuales de la empresa.

El Administrador de la empresa tiene que firmar las cuentas anuales de esta y no debería hacerlo sin saber lo que está firmando. Por ello, cualquier autónomo, emprendedor o pequeño empresario debe esforzarse en mejorar su cultura contable y financiera.

Además, el conocimiento de los términos clave para realizar el cierre contable le permitirá mejorar su comunicación con sus contables y asesores. Asimismo, le facilitará las labores de planificación, control y toma de decisiones.

Conociendo los siguientes términos relativos al cierre contable te será más fácil cumplir con tus obligaciones mercantiles y controlar la marcha de tu negocio.

Registro Mercantil

Es el lugar donde se deben presentar los documentos relativos al cierre contable de tu empresa. En el Registro Mercantil que le corresponda a tu empresa, debes presentar de forma telemática los libros contables para su legalización y realizar el depósito de las cuentas anuales.

Legalización de libros contables

Dentro del calendario del cierre contable, la primera obligación mercantil que tienen las empresas con relación al cierre contable es la legalización de los libros contables. Esta es una obligación formal recogida en el reglamento del Registro Mercantil y en la Ley General Tributaria.

Las empresas deben presentar de forma telemática en la web www.registradores.org para su legalización, los siguientes libros contables:

• Libro diario.
• Libro de inventario y cuentas anuales.

El plazo para legalizar los libros contables es de 4 meses desde la fecha de cierre del ejercicio social.

Sage 50 te facilita la creación del fichero necesario para la legalización de tus libros contables.

Depósito de las cuentas anuales

Para realizarlo, debes cumplimentar una hoja de solicitud de presentación en donde se identifica a la entidad que realiza el depósito de las cuentas anuales. En esta hoja también se relacionan los documentos que se acompañan, junto con la identificación del que presenta las cuentas anuales.

Entre la documentación a presentar se encuentran los datos generales de identificación e información complementaria, en donde se recogen los siguientes:

• Datos identificativos de la empresa.
• Actividad y código CNAE.
• Número de personas asalariadas, distinguiendo entre fijos y no fijos y entre hombres y mujeres.
• Fecha de inicio y cierre de las cuentas anuales.
• Aplicación del resultado.
• Información sobre el periodo medio de pago a los proveedores.

El plazo para realizar el depósito de las cuentas anuales de tu empresa es dentro del mes siguiente a la fecha de aprobación de estas. Recordemos que las cuentas deben formularse en el plazo máximo de tres meses contados a partir del cierre del ejercicio social y aprobarse por la Junta General dentro de los seis primeros meses contados a partir del cierre del ejercicio.

Sage 50 te permite crear fácilmente el fichero que debes enviar al Registro Mercantil para realizar el depósito de las cuentas anuales de tu empresa.

Declaración de identificación del titular real

Se identifica a las personas físicas con un porcentaje de participación en la sociedad superior al 25 %. En el caso de no existir una persona física que posea o controle un porcentaje superior al 25 % del capital o derechos de voto, se indicarán los administradores o responsables de la dirección de la sociedad. También se indicarán las sociedades intervinientes en la cadena de control.

Certificación de aprobación de cuentas

En este documento se certifica la fecha en la que se reúne la Junta General, el nombre y la firma de los asistentes y los acuerdos adoptados. Debería constar la aprobación de las cuentas anuales y la distribución del resultado.

¡Tuitéalo! Descubre los términos clave para el cierre contable de tu empresa: legalización de libros, depósito de cuentas anuales y más.

Balance de situación   

El balance constituye una especie de “foto fija” de cómo se encuentra compuesto el patrimonio de la empresa en un momento dado y de cómo se ha financiado. El balance de situación que debe presentar la empresa en sus cuentas anuales se realiza al final del ejercicio. En él se recogen los activos, pasivos y el patrimonio neto de la empresa. Dentro del balance se distingue el activo y pasivo corrientes (a corto plazo), el activo y pasivo no corrientes (a largo plazo) y el patrimonio neto.

Cuenta de pérdidas y ganancias  

Recoge el detalle por partidas de todos los ingresos y gastos de la empresa durante el ejercicio.

En la cuenta de pérdidas y ganancias se recogen los siguientes resultados:

• Resultado de explotación.
• Resultado financiero.
• Resultado antes de impuestos.
• Resultado del ejercicio.

La cuenta de pérdidas y ganancias también sirve de base para la presentación del Impuesto sobre Sociedades.

Memoria   

Es un documento explicativo que añade aclaraciones y detalles que permiten comprender mejor la situación de la empresa. Está dividido en una serie de puntos en los que se hacen anotaciones. Estas sirven para complementar lo que sabemos a través de otros estados contables como, por ejemplo, el balance de situación y la cuenta de pérdidas y ganancias. 

Informe medioambiental

Es un documento destinado a proporcionar información de los elementos presentes en las cuentas que tienen impacto medioambiental. Este impacto se mide en términos monetarios. Si no existe ninguna partida con impacto medioambiental, bastará con hacerlo constar en una hoja en la que los administradores así lo expresen.

Informe de Acciones / Participaciones Propias

Contiene información relativa a movimientos de acciones o participaciones de la propia empresa durante el ejercicio. En el caso de que no existan movimientos, se deberá hacer una declaración de no haberse producido.

Informe de auditoría

Sirve para evaluar la situación económica de la empresa, certificar la veracidad de los Estados Financieros y mostrar una opinión no vinculante sobre la realidad económica de la empresa y sus Estados Financieros.

El auditor de cuentas reflejará su opinión sobre las cuentas auditadas, siendo estas un juicio valorativo sobre la situación financiera, el patrimonio, los recursos obtenidos y aplicados y los resultados de las operaciones. Además, se reflejará si se ha dispuesto de la información necesaria para poder ofrecer una valoración real de las cuentas. La opinión puede contener salvedades, ser desfavorable o denegada.

• Opinión favorable: el auditor está de acuerdo con la presentación de las cuentas anuales y el contenido de los estados financieros. Es la opinión más favorable que se puede conseguir de una auditoría, aunque se pueden incluir salvedades.
• Opinión desfavorable: el auditor señala que no está de acuerdo con las cuentas y estados financieros de la empresa. A su juicio, las cuentas no muestran la realidad económica de la empresa.
• Opinión denegada: el auditor afirma que no tiene suficientes recursos para ofrecer una valoración sobre las cuentas anuales de la empresa. También se conoce como “abstención de opinión».

En el informe de auditoría el auditor puede reflejar salvedades, si hay algún reparo que reflejar sobre algún tipo de estado financiero y explicará la causa que lo motiva. Las salvedades afectan a la opinión de los auditores y pueden deberse a diferencias de interpretación.

Ten en cuenta que no todas las empresas están obligadas a presentar el informe de auditoría. Solo las grandes empresas a partir de ciertas magnitudes en su volumen de facturación (>8 millones de €), activos (>4 millones de €) o número de empleados (>50). Para estar obligada a auditar sus cuentas, la empresa debe cumplir con dos de los requisitos anteriores en los dos años anteriores.  

Informe de gestión

Los administradores deben formular un informe de gestión con una correcta presentación y un contenido completo de acuerdo con la normativa contable. Es responsabilidad del auditor dejar constancia sobre si en este hay incorrecciones y si se encuentra en consonancia con los Estados Financieros de la empresa. Asimismo, si por el contrario hay discrepancias relevantes que reflejará en el informe de auditoría.

Estado de flujos de efectivo

Informa sobre la utilización de los activos monetarios representativos de efectivo y otros activos líquidos equivalentes. Clasifica los movimientos por actividades e indica la variación neta de dicha magnitud en el ejercicio.

También se suele denominar estado de flujos de tesorería o estado de cash flow.

No será obligatorio para aquellas empresas que puedan formular el modelo abreviado de balance, memoria y estado de cambios en el patrimonio neto.

El estado de flujos de efectivo establece tres clases de flujos de efectivo:

• Flujos de efectivo de las actividades de explotación (FEAE).
• Flujos de efectivo de las actividades de inversión (FEAI).
• Flujos de efectivo de las actividades de financiación (FEAF).

El aumento o disminución neta del efectivo o equivalentes será la suma algebraica de los tres tipos de flujos.

Estado de cambios en el patrimonio neto

Refleja los movimientos que afectan al patrimonio neto (PN) durante un ejercicio económico. Lo conforman una serie de anotaciones contables que aparecen en una tabla y en la que se reflejan los cambios que se producen en la empresa y que afectan a su patrimonio neto.

Por lo tanto, para realizar el cierre contable y presentar las cuentas anuales de tu empresa es necesario tener claros estos conceptos y apoyarse en un buen software contable. Sage 50 te ayuda a realizar tu cierre contable y a cumplir con las obligaciones contables, fiscales y mercantiles de tu empresa.

Nota del editor: Este artículo fue publicado con anterioridad y actualizado a 2023 por su relevancia.