Términos del Diccionario Empresarial

Libros contables

Los libros contables sirven para que empresas y autónomos pueda llevar una contabilidad ordenada que les permita seguir cronológicamente todas sus operaciones administrativas y mercantiles.

  • Pueden ser de carácter obligatorio o voluntario. Los libros contables obligatorios son el Libro Diario y el Libro de Inventario y Cuentas Anuales.
  • Los voluntarios son el Libro Mayor y otros auxiliares, como el Libro de caja, el de entradas y salidas de almacén, el Libro de Banco o el Libro auxiliar de vencimientos.

El artículo 25 del código de comercio, establece que “la contabilidad será llevada directamente por los empresarios o por otras personas debidamente autorizadas”. Generalmente, son los directores financieros de la compañía o los empresarios los encargados de confeccionar y presentar en el Registro Mercantil estos libros.

Libros contables de carácter obligatorio

Llevar correctamente los libros contables requiere la realización periódica de balances e inventarios, que se reflejan en el libro de inventarios y cuentas anuales. Éste y el libro diario constituyen los dos libros contables de carácter obligatorio que el Código de Comercio establece.

El libro de Inventarios y Cuentas anuales

  • Se abrirá con el balance inicial detallado de la empresa.
  • Trimestralmente se transcribirán con sumas y saldos los balances de comprobación.
  • Se transcribirán también el inventario de cierre de ejercicio y las cuentas anuales.

El libro diario

  • Registrará día a día todas las operaciones relativas a la actividad de la empresa.
  • Será válida la anotación conjunta de los totales de las operaciones por períodos no superiores al trimestre, a condición de que su detalle aparezca en otros libros o registros concordantes, de acuerdo con la naturaleza de la actividad de que trate.

¿Cómo se legalizan los libros contables?

Los empresarios o personal autorizado deberán llevar obligatoriamente los libros contables en el Registro Mercantil correspondiente. Así, antes de su uso, se pondrá en el primer folio de cada uno diligencia de los que tuviere el libro y, en todas las hojas de cada libro, el sello del Registro. Una vez sellada la contabilidad, se evitan modificaciones futuras.

Esta transacción se realizaba manualmente antes de la presentación al Registro. Pero, con la llegada de la informática, el contable ya podía contabilizar las operaciones en su ordenador e imprimir la contabilidad para entregarla al Registro.

Hoy en día se prescinde del papel, pudiendo llevarse la contabilidad telemáticamente. Esto sucede desde que se aprobase la ley 14/2013, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización.

Desde julio de 2017 se puede efectuar la llevanza por medios electrónicos a través del Suministro Inmediato de Información del IVA (SII) desde la sede electrónica de la Agencia Tributaria.

¿Qué personas están obligadas a la llevanza de los libros contables?

Para determinar las personas obligadas a la llevanza de los libros contables, no solo hemos de acudir al Código de Comercio; también debemos remitirnos a la normativa fiscal, que incluye la ley del impuesto de sociedades (LIS), la ley y reglamento del IRPF o la ley del IVA.

Empresas que gocen de personalidad jurídica

El artículo 120 LIS indica que los contribuyentes obligados a presentar el IS deberán llevar su contabilidad, de acuerdo con lo previsto en el Código de Comercio o con lo establecido en las normas por las que se rigen. Por tanto, todos los contribuyentes, incluidas las empresas que gocen de personalidad jurídica (como las sociedades mercantiles) están obligados a su llevanza.

Empresas no mercantiles

Las empresas que no desarrollen actividades de carácter mercantil en régimen de estimación directa, llevarán su contabilidad de forma que permita identificar los ingresos y gastos correspondientes a las rentas exentas y no exentas, estando obligadas, de acuerdo con el reglamento del IRPF, a la llevanza y conservación de los siguientes libros:

  • De ventas e ingresos.
  • De compras y gastos.
  • De bienes de inversión.

Autónomos no obligados a la llevanza de libros contables

No tienen obligación de llevar los libros contables, ni los autónomos que se encuentran en el régimen de módulos, ni aquellos que estén en el régimen de estimación directa simplificada. No obstante:

  • Los primeros deben guardar facturas de pago o cobrode compras y ventas (Hacienda puede requerirlos).
  • Los segundos están obligados a la llevanza de un libro de ventas e ingresosdonde se incluyen todas las facturas emitidas a los clientes, así como de compras, gastos y bienes de inversión.

Autónomos obligados a la llevanza de libros contables

Los autónomos adscritos al régimen de estimación directa normal están obligados a la llevanza de los libros contables, pero no a legalizarlos. Sin embargo, pueden hacerlo como las empresas: presentándolos en el Registro donde la empresa tenga su domicilio, dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio social.

Además, el año 2020 ha arrancado con novedades para los autónomos. Como son la obligación de incluir el Número de Identificación Fiscal (NIF) de la contraparte de cualquier operación en los libros contables del autónomo de ventas e ingresos, así como en los de gastos y compras.

 ¿Cómo deben llevarse los libros contables?

Todos los libros contables deben ser llevados con claridad, por orden de fechas, sin espacios en blanco, interpolaciones, tachaduras ni raspaduras.

Además, el artículo 29 del Código de Comercio señala que, “no podrán utilizarse abreviaturas o símbolos cuyo significado no sea preciso con arreglo a la Ley, el Reglamento o la práctica mercantil de general aplicación.”

Tiempo de conservación de los libros contables

Empresas y autónomos conservarán los libros y demás documentación relativa a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros.

¡Recuerda! Hoy en día, muy pocas empresas son las que llevan los libros de contabilidad de manera manual. En lugar de ello, hay herramientas de software que se encargan de hacer automáticamente los asientos y registros correspondientes, facilitando de esta manera una correcta contabilidad.

¿Sabes cuanto tiempo debes conservar la documentación de tu empresa? En ocasiones, tenemos que vaciar el archivo y no sabemos qué podemos o no tirar. Echa un vistazo a este post para resolver tus dudas.

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