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15 façons de réduire les dépenses de votre entreprise

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Cherchez-vous à réduire les dépenses de votre entreprise pour augmenter vos flux de trésorerie et vos profits? La nouvelle année qui approche est un bon moment pour mettre de l’ordre dans vos finances et économiser de l’argent. Au-delà d’une bonne planification budgétaire, voici 15 trucs qui vous permettront d’y parvenir.

1. Participez à l’économie du partage

L’économie du partage consiste à échanger des services entre particuliers. Ce phénomène inspire toutefois de plus en plus de propriétaires d’entreprise comme vous. Pensez, à titre d’exemples, à vos espaces de travail, vos outils de fonctionnement ou encore à vos espaces de stationnement. Demandez-vous s’ils sont utilisés régulièrement. Si la réponse est non, il pourrait être intéressant d’offrir ces services en location à l’heure ou à la journée à d’autres entreprises ou travailleurs autonomes. Tout comme faire des échanges de services entre vous et partager vos ressources humaines. Une autre façon de participer à l’économie du partage est le covoiturage. En optant pour cette pratique, vous réduisez les frais de déplacement que vous payez à vos employés dans le cadre de leurs fonctions. Il faut savoir, d’ailleurs que le Québec dispose de plusieurs initiatives d’économie collaborative. Pour vous inspirer, veuillez consulter le site Web Protégez-vous.

2. Négociez vos ententes avec vos fournisseurs

Au moins, une fois par année, faites le ménage de vos factures et comparez les prix avec d’autres fournisseurs. Vérifiez, aussi, si vous pouvez sélectionner une seule compagnie pour des services similaires. Ainsi, vous pourriez négocier des rabais. Surtout, si vous faites affaire avec la même entreprise depuis plusieurs années.

3. Intéressez-vous au marketing, à la publicité et aux relations publiques

De nombreux articles en lien avec les différentes façons de promouvoir votre entreprise sont disponibles gratuitement en ligne. Il existe, aussi, des formations privées et des livres sur le sujet pour vous outiller et vous former. Élargir vos connaissances dans ces domaines vous permettra d’économiser beaucoup d’argent. En ce qui me concerne, le fait d’avoir gardé un contact étroit avec plusieurs journalistes, blogueurs et recherchistes m’a aidée à créer de la visibilité dans différents médias en lien avec mon secteur d’activité.

4. Optez pour une boutique éphémère

Vous avez conçu un nouveau produit? Faites comme, Womance, la première compagnie québécoise à avoir expérimenté le concept des boutiques éphémères, connues sous le nom de « Pop Up Store ». En d’autres mots, vous vous déplacez pour aller rencontrer votre clientèle par l’entremise d’un espace ou d’un local loué pour une courte durée dans un lieu très passant. Vous pourrez diminuer vos risques puisque vous n’aurez pas à signer un bail à long terme pour un local fixe. De plus, à moindre coût, vous tâtez le pouls sur votre produit. Si vous êtes propriétaire d’un centre commercial, les boutiques éphémères sont une alternative pour occuper vos locaux vacants.

5. Adhérez à des associations professionnelles

Plusieurs regroupements d’entrepreneurs et gens d’affaires offrent des avantages exclusifs à leurs membres. Avant d’adhérer à l’un d’entre eux, faites une bonne analyse des avantages qu’ils offrent et choisissez le regroupement qui répondra le plus aux besoins réels de votre entreprise.

6. Évitez les intermédiaires

Lorsque vous achetez un produit ou un logiciel quelconque, assurez-vous, dans la mesure du possible, de faire affaire directement avec l’entreprise qui l’a conçu au lieu de transiger avec un intermédiaire. Vous éviterez, ainsi, des frais supplémentaires. Cette façon de procéder s’applique aussi pour tous autres services offerts.

7. Optez pour les meubles d’occasion

Avant d’investir dans du mobilier neuf pour votre nouvel espace de travail, jetez un coup d’œil sur les sites Kijiji, LesPAC ou encore Facebook Marketplace qui offrent des meubles d’occasion. Vous serez surpris des trouvailles et des économies à faire. Une autre idée est d’aller voir les propriétaires d’entreprise de votre secteur qui envisagent de déménager. Peut-être qu’ils seraient intéressés à vous donner ou vendre des meubles à prix réduit. Soyez également attentif aux occasions qui peuvent se présenter lors de la période des déménagements de la fin juin au début de juillet de chaque année. Personnellement, c’est de cette façon que j’ai trouvé des chaises pour mon espace de cotravail.

8. Révisez vos frais d’expédition

Avant d’envoyer des colis, prenez l’habitude de faire certains tests en achetant des enveloppes ou boîtes légères. Comparez aussi les tarifs et les services des principales entreprises de messagerie grâce à FlagShip. Vous devez savoir, aussi, que la plupart des services d’expédition offrent un remboursement pour les retards de livraison et les étiquettes non utilisées. L’entreprise Buster Fetcher peut s’occuper de chacune des étapes de vos demandes de remboursement et fournit des données qui vous permettront d’améliorer efficacement vos stratégies d’expédition. Un autre truc est, bien sûr, de soutenir les entreprises locales.

9. Embauchez des stagiaires et des étudiants

De nombreux étudiants, tout comme des personnes handicapées recherchent des expériences concrètes en entreprise dans leurs domaines d’activité, afin de mettre en pratique leurs apprentissages. Des programmes de subventions sont offerts pour certains qui vous permettront de réduire les dépenses de votre entreprise. De plus, si ces personnes sont bien intégrées et accompagnées pour les tâches à accomplir, elles seront motivées à avancer avec vous et, ainsi, devenir des employés dont vous ne pourrez plus vous passer.

10. Réduisez l’utilisation du papier

Le prix d’achat d’une imprimante multifonction pour votre entreprise peut être très couteux. Il existe sur le Web plusieurs options de stockage basées dans le nuage que vous pouvez utiliser. Par exemple, dans un conseil d’administration d’une coopérative où je siège, nous utilisons Google Drive et c’est amplement suffisant. En convertissant les documents en PDF, nous pouvons transmettre des ententes à signer par courriel. Et si un administrateur souhaite avoir une copie imprimée d’un procès verbal, il est mentionné dans la convocation qu’il doit imprimer la copie à partir de chez lui. Ainsi, nous économisons des frais sur l’achat de papier et d’encre d’imprimante.

11. Travaillez avec des collaborateurs externes

Gérer plusieurs salaires en même temps peut s’avérer énorme. Tant sur le plan moral qu’administratif. Surtout si votre entreprise en est à ses premières années d’exploitation. Vous devez vous assurer d’avoir du travail pour tout le monde. Pour vous donner une chance de respirer, mais surtout pour vous aider à réduire les dépenses de votre entreprise, pensez à retenir les services de collaborateurs externes pour des mandats précis. Que ce soit sur des groupes Facebook ciblés, AgentSolo, B2BQuotes, Pige.Quebec, etc. En procédant ainsi, vous aurez un modèle de rémunération plus flexible et abordable.

12. Utilisez des outils gratuits

Aujourd’hui, sur le marché, il existe de nombreux outils gratuits pour vous aider. À titre d’exemples, Skype et Google Hangout peuvent vous permettre d’éviter de payer pour une ligne de téléphone fixe à votre espace de travail, et ainsi économiser sur les appels interurbains. Avec la version gratuite de Trello, vous pouvez piloter efficacement les projets de façon visuelle. Tout comme la version gratuite d’Asana qui permet de gérer une équipe assignée à divers mandats et favorise le travail collaboratif sans courriel. Vous n’avez pas de logiciels de graphisme? Canva peut vous aider à créer des visuels attrayants pour les réseaux sociaux. Autrement dit, optez pour la gratuité chaque fois que c’est possible avant de faire des achats de nouveaux logiciels ou de faire appel à des ressources externes. Profitez, également, des essais gratuits sur une période donnée. Surtout si votre budget est limité. En plus d’économiser de l’argent sur le démarrage de vos nouveaux projets, vous aurez une meilleure connaissance de vos besoins réels.

13. Automatisez les processus administratifs de votre entreprise

Avouons-le, les tâches manuelles administratives comme faire le tri des comptes fournisseurs nécessitent du temps, des efforts et des frais supplémentaires lorsqu’il y a des erreurs de saisie. Avec Sage, l’automatisation des paiements peut vous permettre de réduire vos dépenses et vous aider à prendre de meilleures décisions en matière de gestion. Tout comme avoir un suivi rapide en tout temps à partir de votre ordinateur, tablette ou téléphone. Et ce, grâce à un des tableaux de bord spécifique à votre industrie. Par exemple, en choisissant d’automatiser votre facturation, vous serez en mesure de planifier vos paiements de factures ponctuels et d’éviter, ainsi, des frais pour des paiements tardifs.

14. Utilisez votre créativité et celle de vos employés

Pour continuer de réduire les dépenses de votre entreprise, pensez à impliquer vos employés, ainsi que les collaborateurs externes à qui vous faites confiance. Encouragez-les à trouver et mettre en place des initiatives. Par exemple, vous devez faire la promotion d’un événement spécial. Le délai est court. Vous n’avez pas de talents en graphisme à l’interne. Deux de vos employés sont toutefois très bons en dessin. Faites vos publicités à la main sur du papier recyclé, et allez les distribuer, en personne, dans des endroits stratégiques tout en partageant vos démarches sur les médias sociaux en direct ou au moyen de photos. J’ai, pour ma part, dépensé 300 $ pour des outils marketing imprimés qui ne m’ont rien rapporté du tout. La rédaction étant ma force, j’ai écrit plusieurs articles de blogues en lien avec des nouveaux services que je voulais offrir. Je les ai diffusés à plusieurs reprises sur les médias sociaux. Le retour sur cet investissement a été nettement plus élevé.

15. Prenez soin de vos meilleurs employés pour les fidéliser

Enfin, vous le savez, le recrutement coûte cher. Des employés performants qui partagent votre culture d’entreprise est un formidable atout. Pour les fidéliser, échangez régulièrement avec eux, afin de connaître leurs objectifs tant sur le plan personnel que professionnel. Soyez à l’écoute de ce qu’ils recherchent comme trajectoire de carrière et de possibilités de croissance. Ils peuvent vous faire économiser de l’argent.