Comment aborder la gestion des affaires et de la comptabilité

Qui aime effectuer les tâches administratives? Pas beaucoup et pour ceux qui dirigent des petites entreprises, cela peut être bien plus qu’une simple tâche chronophage. En fait, cela peut paralyser l’efficacité. Dans le cadre d’un rapport que nous avons réalisé sur la gestion des affaires et de la comptabilité, nous nous sommes, entre autres, penchés sur la façon dont les petites entreprises subissent cet effet.Nous avons parlé à des gens qui dirigent des petites entreprises pour découvrir exactement jusqu’à quel point les tâches administratives fiscales et comptables ont eu des répercussions sur leur charge de travail, pour ne citer que celles-là. Voici ce que deux d’entre elles ont répondu :
Sarah Burns, Prizeology : « La gestion quotidienne des comptes relève de mon entière responsabilité. Nul doute que cela monopolise la plus grande partie de mes ressources. Hier en est un exemple éloquent. Je passe toujours le dimanche en famille, mais voilà, j’ai consacré trois heures de rattrapage sur la facturation et à faire les calculs de fin de mois. Et je n’ai pas encore terminé! »
Tara Punter, Tara Punter PR : « Je devais payer le loyer, les taxes, les assurances, toutes mes factures – j’envoie encore mes factures sans savoir si elles sont payées ou pas … Je ne sais jamais le moment où je recouvre les paiements. Cette situation a été la période la plus stressante de ma vie. Il est arrivé qu’un client ne m’a même pas payé un sou pendant six mois ».

Comment aborder la gestion des affaires et de la comptabilité

Un air de déjà vu? Notre étude a révélé qu’au RU, plus d’un tiers du temps total consacré à l’administration implique des tâches comptables (y compris les taxes). Un autre tiers est consacré au traitement des paiements, y compris envoyer des factures et courir après les mauvais payeurs.

Cette quantité de surcharge administrative peut être stupéfiante pour quiconque se lance en affaires pour réaliser son rêve. Cette situation peut ralentir la croissance et même détruire une entreprise si des problèmes, tels que les préoccupations réglementaires ne sont pas abordées, de même que payer ponctuellement les taxes.
Jetons un coup d’oeil sur les solutions traditionnellement suggérées pour vous aider à régler les problèmes d’administration :

Gestion efficace du temps

Améliorer la gestion du temps vaut certainement la peine pour tout homme d’affaires, même si c’est seulement du point de vue de l’efficacité personnelle. Réservez quotidiennement quelques minutes pour vous occuper des factures, car cela inciterait, par exemple, à créer une situation de flux de trésorerie plus solide, si le recouvrement des paiements vous donne du fil à retordre.
Accorder un temps défini à une tâche donnée peut également assurer que vous la terminerez. De même, identifier des contraintes de temps réglementaires, telles que la comptabilité de fin d’exercice ou la TVA trimestrielle, et assurer que vous réservez du temps pour les accomplir peuvent, en fait, vous permettre d’avoir le dessus.

Cependant, le problème qui ressort en matière de gestion du temps, est que vous ne modifiez ni ne diminuez en rien la charge de travail administrative. En fait, tout ce que vous faites s’articule autour d’une meilleure organisation dans votre approche.

La sous-traitance

Faire faire le travail par quelqu’un d’autre est certainement raisonnable, mais peut être loin de la panacée souvent identifiée par les conseillers en gestion et autres. Certaines tâches sont également mieux adaptées à la sous-traitance que d’autres, et avec la montée de la technologie (voir ci-dessous), la sous-traitance évolue également pour devenir moins une solution simple, mais plus un moyen d’augmenter le travail que vous pourriez déjà accomplir.
Par contre, en regard à certaines tâches, telles que le développement de votre site Web, les exigences de marketing, de même que les courriels ou les appels pris en charge par un assistant virtuel, la sous-traitance mérite toutefois d’être étudiée.
Et comme on le fait souvent remarquer, la sous-traitance constitue une façon de payer en vue de gagner du temps, mais le niveau d’investissement doit toujours être évalué en fonction des résultats.
Outre, la triste réalité réside dans le fait que l’une des plus grandes plaintes à l’égard de la sous-traitance est qu’elle produit des résultats de mauvaise qualité. Pour cette raison, la gestion de la sous-traitance peut souvent devenir un emploi à plein temps, et ainsi aller à l’encontre du but visé.

La troisième révolution

Mais il y a une meilleure solution et vous pouvez littéralement y accéder partout où vous regardez. Nous pourrions l’appeler la troisième révolution informatique. Elle suit la révolution informatique de bureau la plus ancienne dans les années 80 et celle de l’Internet des années 90. La troisième révolution informatique tourne autour des applis mobiles et de l’Internet – le même type de technologie que vous utilisez déjà dans votre vie personnelle. Lequel d’entre nous n’utilise pas les sites de médias sociaux, tels que Facebook et Instagram, ou même les services de messagerie comme Gmail et Outlook?

Vous n’accédez pas à ces services et réseaux sociaux sur vos ordinateurs de bureau comme au bon vieux temps, mais bien à l’aide de téléphones mobiles.
Alors, cette même technologie permet aux entreprises d’utiliser des solutions pour régler les problèmes administratifs et faciliter la gestion des tâches, telles que la comptabilité.
Au lieu de vous pencher sur la paperasse et les reçus pour produire votre déclaration de TVA, utilisez la technologie afin que vous puissiez rassembler les données telles qu’elles sont générées, puis faites votre déclaration auprès de l’ARC en un seul clic.
Tout comme vous pourriez accéder à Facebook ou Gmail n’importe quand et de n’importe où, vous pouvez donc accéder à votre tableau de bord financier ou liste de factures en tout temps et en tout lieu, par exemple, à partir d’un bistro ou dans le train en rentrant à la maison (et même si vous avez besoin d’un bureau réel, cette technologie vous permet de travailler où que vous soyez). Mais comment vous mettre en route?

Mettez-vous au diapason avec la technologie nécessaire

Se doter de la technologie

Eh bien! La bonne nouvelle est juste ici sous le nez. Vous disposez presque certainement de tout ce dont vous avez besoin, si vous utilisez un téléphone intelligent moderne, tel qu’un appareil Apple ou Android.

De même, nul besoin d’un ordinateur de bureau ou portable extrêmement puissant, car ces services tirent parti de la robustesse de l’Internet pour réduire le travail et le stockage. Si l’ordinateur peut parcourir facilement le Web, alors cela semble suffisant.

Comment accéder aux services

Vous n’avez tout simplement qu’à ouvrir une session dans un site Web, en utilisant votre téléphone ou tablette pour accéder à la plupart de ces services. Il s’agit du même site Web auquel vous êtes également connecté sur votre ordinateur de bureau ou ordinateur portable.

Il y a parfois des applis spécialisées pour les cellulaires ou tablettes, ou bien vous pourriez découvrir des applis complémentaires qui vous aideront avec certains services. Un service comptable, par exemple, pourrait offrir des applis pour vous aider à enregistrer les dépenses pendant que vous êtes en déplacement.

Trouver le service qui vous convient

Une poignée de sites Web existent pour aider les entreprises à trouver le bons outils. Parmi les exemples, vous trouverez Capterra et G2crowd. Ces derniers contiennent les critiques d’utilisateurs sur les applis et services qui peuvent vous aider à faire votre choix. Passez en revue les sites, tels que TrustPilot et Sitejabber qui font également part des opinions des utilisateurs sur les services.

Parfois, la meilleure façon de trouver l’appli appropriée est de vous rendre directement à la boutique d’applis et faire une recherche comme vous le feriez pour trouver un jeu vidéo. Encore une fois, vous verrez quelques critiques qui peuvent vous donner des conseils utiles.

De plus, les recommandations personnelles sont évidemment utiles, surtout si elles proviennent d’une entreprise de même taille ou type que la vôtre.

Solutions évolutives

Cependant, voici peut-être le meilleur conseil, et il découle d’un monde d’applis de plus en plus sophistiqué : cherchez des solutions qui évoluent au fur et à mesure que votre entreprise se développe, ou peut-être une suite d’applis qui partagent les mêmes données, afin que vous puissiez passer en continu à un autre service encore plus robuste pour répondre à vos besoins.

En somme, vous n’avez pas besoin d’une boule de cristal. Usez seulement de bon sens pragmatique. Par exemple, il est possible que vous n’ayez pas besoin d’une appli RH dans le moment, mais si la solution comptable à laquelle vous songez l’offre comme option complémentaire future, alors c’est encore mieux.

Transférer vos données à partir d’une appli ou d’un service concurrent(e) à un(e) autre est facile, mais cela prend du temps et exige du savoir-faire, et il est peu probable que vous ayez le temps à ce moment-là surtout si vous avez besoin d’une nouvelle appli.
Le monde des applis et services pour les entreprises évolue et l’ancien monde d’un univers déconnecté dans lequel des applis et services uniques communiquent simplement à l’intérieur de sa propre sphère, commence à craquer et à s’effriter alors qu’il a du mal à répondre aux besoins des entreprises.

S’assurer que vous faites le bon choix dès la première fois peut vous apporter des avantages qui profitent à votre entreprise et continuent à la faire croître.

Comment gérez-vous votre comptabilité? Faites-nous part de vos commentaires ci-après.