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Comment les comptables peuvent utiliser l’automatisation pour relever le défi de la saisie des données

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Passez-vous plus de temps à vous occuper des tâches de saisie des données que vous ne le souhaiteriez? La tâche fastidieuse de la saisie manuelle des données constitue un des points irritants pour 63% des comptables et aides-comptables. Cependant, il y a un moyen de la contourner.

L’automatisation, intégrée aux solutions comptables infonuagiques sont déjà disponibles, et elle est utilisée dans les cabinets à l’échelle mondiale. De plus, votre cabinet pourrait profiter d’énormes avantages.

Alors, inutile d’attendre. L’automatisation est déjà là et elle est utilisée dans les cabinets du monde entier. De plus, votre cabinet pourrait profiter d’énormes avantages.

Et vu que des cabinets comptables dans certains pays, consacrent des millions d’heures en moyenne à la saisie des données durant la période des déclarations fiscales, « il est donc important de commencer maintenant » affirme Narayanan Vaidyanathan, chef de service de Business Insights chez ACCA, « même si cela signifie commencer graduellement, puis répéter le processus ».

Outre, il ajoute : « L’automatisation des tâches routinières est, en fait, une tendance stable en comptabilité, mais avec une forte probabilité de s’intensifier davantage dans les temps à venir ».
Prenez connaissance de cet article pour en découvrir plus sur l’automatisation, et comment vous pouvez l’utiliser dans votre cabinet.

Les avantages de l’automatisation des tâches comptables

Les comptables listent normalement les avantages suivants après la mise en œuvre de l’automatisation :

Efficacité

Comme c’est le cas pour tous les changements technologiques, ce sont les économies de coûts qui incitent généralement à mettre en œuvre l’automatisation. Et elles sont mesurées en économie d’heures par le personnel. L’automatisation a été décrite comme le recrutement d’un nouveau membre du personnel, sauf qu’il ne nécessite pas de vacances ni de bureau.

On mentionne souvent des jours et même des semaines d’économies de temps de personnel.

Satisfaction du personnel

Personne n’apprécie le travail répétitif et ennuyeux de saisie des données et de rapprochement de comptes. Si les employés sont libres de mettre à contribution leur expertise et expérience dans des situations plus diverses, ils seront ainsi plus heureux dans leur rôle.

Car cela représente une valeur réelle dans la réduction des coûts de recrutement et de la diminution des interruptions d’activités.

Plus de mobilité, plus d’« accès en tout temps »

L’automatisation ouvre également une autre porte à la mobilité de travailler au bureau et hors des heures de bureau.

Alors que vous achetez un sandwich comme dépenses déductibles, par exemple, vous pouvez tirer immédiatement une copie du reçu. Les détails seront alors identifiés et enregistrés automatiquement dans le grand livre approprié. Vous pouvez inciter vos clients à faire de même, ce qui évite de vous retrouver avec une boîte de reçus à la fin de l’exercice financier.

Expansion – pour vous et votre cabinet

Peut-être que l’ultime avantage de l’automatisation se trouve au niveau du temps que vous pouvez disposer. Vu qu’une grande partie des tâches répétitives est pris en charge, vous pouvez donc élargir votre rôle et votre cabinet pour devenir un conseiller de confiance.

De plus, vous pouvez élaborer des offres de services supplémentaires pour aider à développer les entreprises des clients, et partager vos connaissances et votre expertise, inspirées par une visibilité de leur comptabilité.

Implémenter l’automatisation dans votre cabinet

Il est normal de manquer de confiance lors de la mise en place de nouvelles technologies, et de s’inquiéter du changement des processus de travail ( et trouver le temps de le faire ).

Mais la technologie glisse normalement bien avec votre solution actuelle, et il devient extrêmement facile de l’adopter. Vous trouverez probablement une solution d’automatisation de saisie des données à votre boutique d’applis de logiciel comptable.

Voici quelques conseils pour commencer.

  1. Commencez petit à petit. Un bon astuce consiste à essayer le logiciel avec votre comptabilité personnelle pour avoir une idée de ses capacités, et détecter des anomalies qui peuvent vous rattraper. N’oubliez pas d’essayer aussi les applis mobiles, le cas échéant, pour avoir une idée de la façon dont le logiciel fonctionne avec votre solution comptable. Et assurez-vous de repousser les limites du logiciel, afin de découvrir ses capacités.
  2. Élaborez un plan de marketing. Tel que mentionné plus haut, utilisez en premier le logiciel d’automatisation avec votre comptabilité personnelle. Ensuite, appliquez-le à vos comptes d’entreprise, et essayez-le dans un contexte plus élargi. Et enfin, vous pourriez le déployer auprès des clients, ce qui constitue la plus importante étape, car cela comportera un élément éducatif important, ainsi que la mise à jour potentielle de vos offres de services si vous devenez un revendeur de logiciel.
  3. Structurez votre plan. N’oubliez pas que les plans de déploiement réussis comportent deux volets : un propriétaire qui sert de point de contact unique, de même que les étapes permettant d’évaluer le progrès et de déclencher d’autres phases du plan. Comment déterminerez-vous le moment de déployer l’automatisation pour vos clients? Eh bien, je suggérerais de consacrer du temps au moment où l’automatisation est déployée dans votre cabinet, afin de vous assurer de n’avoir aucun problème de confusion parmi les employés.
  4. Profitez de l’aide. Le fournisseur de la solution d’automatisation mettra son personnel de soutien à la disposition pour répondre non seulement aux questions sur la façon d’intégrer le logiciel à votre solution, mais également déterminer la meilleure façon de le déployer auprès de vos clients au fil du temps. Il y a un paquet d’experts avec lesquels vous pouvez vous entretenir, alors assurez-vous de vous en prévaloir.
  5. Établissez vos attentes et soyez prêt. « La technologie ne réussit généralement que lorsqu’elle est correctement intégrée aux compétences des gens, aux processus organisationnels et à l’alignement avec le modèle d’affaires, » déclare Vaidyanathan. « Cela ne sert à rien d’automatiser la saisie des données, si vous n’avez pas réfléchi au temps et aux coûts associés à la formation de votre personnel, géré le risque de perdre de bons employés parce qu’ils ont peur de perdre leur emploi, ou des clients grincheux parce que vos changements ont un impact sur eux, et qu’ils ont été mal conseillés et mal préparés pour l’automatisation ».

AutoEntry

Dorénavant, Sage Business Cloud Comptabilité et l’outil intégré en continu AutoEntry aident les comptables, les aides-comptables et leurs clients à rattraper le temps perdu et présentent un tableau plus à jour de leur entreprise grâce à la robustesse de l‘automatisation.

Lisez notre étude de cas d’un comptable pour en découvrir advantage.

Conclusion sur l’automatisation de la saisie des données

La saisie des données dans la comptabilité s’avère une tâche du 19e siècle, et dans de nombreux cabinets, elle est traitée d’une manière du 20e siècle. Et pourtant, nous sommes maintenant dans le 21e. La technologie évolue et les solutions que l’on croyait relevées de la science-fiction, sont dorénavant disponibles.

Un ordinateur peut-il lire et comprendre les factures et reçus, et s’assurer que les informations sont enregistrées dans le grand livre approprié? Oui. Et il peut le faire pour vous et vos clients, en changeant potentiellement votre façon de travailler, ou, à tout le moins, vous faire gagner temps et argent.

Les solutions peuvent être lentement mises en place dans votre cabinet, et ajoutées à votre logiciel comptable infonuagique actuel. Vous n’avez rien à perdre et tout à gagner.