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AutoEntry: L’étude de cas d’une comptable

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La tâche fastidieuse de la saisie manuelle des données constitue un des points irritants pour 63% des comptables et des aides-comptables.

Dorénavant, Sage Business Cloud Comptabilité et l’outil intégré en continu AutoEntry aident les comptables et leurs clients à rattraper le temps perdu et proposer un tableau plus à jour de leur entreprise grâce à la robustesse de l‘automatisation.

Sara Gibb, membre du Réseau des comptables de Sage discute de la façon dont les cabinets de comptabilité et de tenue de livres peuvent tirer parti de la migration vers Sage Business Cloud Comptabilité, et donne des conseils pour aider les clients à faire la transition avec vous.

 

L’aide-comptable

Dans un peu moins de quatre ans, le cabinet de tenue de comptes de Sara Gibb est passé de deux clients à tout récemment quarante clients. À cet effet, le lancement de sa propre firme a été l’une des deux grandes réalisations qui a eu un impact positif sur le cabinet de Sara, et la deuxième a été d’adopter Sage Comptabilité.

Outre le personnel de soutien à temps partiel supplémentaire pendant les périodes occupées, Sara gère sa propre entreprise. Elle a donc dû chercher des moyens pour réduire le temps consacré aux tâches fastidieuses, entre autres, la saisie des données qui empiétait sur ses services aux clients. Au fur et à mesure que son cabinet prenait de l’expansion et qu’elle continuait d’accepter de nouveaux clients des secteurs de la construction et de commerce de détail, elle s’est rendu compte qu’elle devait utiliser l’automatisation dans son cabinet de tenue de livres pour continuer à offrir des services à valeur ajoutée.

Sara a donc fait le saut et s’est familiarisée avec Sage Comptabilité.

« C’était difficile au début, surtout lorsqu’on est habitué à faire les choses d’une certaine façon, et qu’on est à l’aise avec son système. Mais, je devais accomplir les tâches plus rapidement, afin de passer au prochain client. Passer au nuage m’a aidé à maximiser la valeur de mon travail et à produire davantage avant d’ajouter du personnel, car sinon j’aurais perdu de l’argent, »  a déclaré Sara.

La transition de Sara à Sage Comptabilité implique deux volets. Le premier consistait à se familiariser avec un nouveau système logiciel et d’adapter les opérations du cabinet en conséquence.

Le deuxième était le suivant : au fur et à mesure que sa clientèle augmentait, il fallait montrer aux clients les avantages de passer au nuage tout en les encourageant à utiliser les outils, tels que AutoEntry, en vue d’améliorer l’efficacité des envois quotidiens de reçus. La convivialité d’AutoEntry, de même que ses applis pour téléphones intelligents largement utilisées ont changé la donne en attirant des clients au nuage.

« J’utilise l’argument suivant : si vous pouvez prendre un égoportrait et le publier sur Facebook, alors vous pouvez utiliser AutoEntry. Il s’agit probablement d’une des mises à jour les plus importantes pour un logiciel comptable au cours de la dernière décennie » a-t-elle affirmé.

 

Le client

Sara a récemment souligné la migration réussie d’un important client franchisé du secteur de commerce de détail vers le nuage. L’entreprise du client comporte deux comptes et quatre grands magasins franchisés.

Sara traitait les relevés bancaires qui s’étalaient sur 40 à 50 pages, en plus des autres écritures comptabilisées par les franchises. Sara passait 2 jours et demi par mois, en moyenne, pour faire le rapprochement des comptes des quatre magasins. De plus, cette période de temps ne comprenait pas les demandes que ses autres clients faisaient tout au long du mois.

Elle a vite réalisé que ce processus fastidieux l’empêchait d’accepter de nouveaux clients ou de satisfaire efficacement ses clients actuels dans les heures de bureau allouées.

En comptant déjà plusieurs clients du secteur de la construction et clients franchisés dans sa liste, Sara a choisi les clients franchisés pour effectuer la migration vers le nuage, car leur structure complexe pouvait tirer avantage de l’automatisation. Maintenant qu’elle a mis en oeuvre cette transition, il lui sera plus facile d’accompagner les clients de toute taille dans le processus de transition au cours de l’avenir.

Sara a déclaré : « Sur mes 40 clients, j’en ai 15 qui utilisent le nuage maintenant, et ils me facilitent tellement la vie. J’ai une poignée de clients que je ne peux pas faire passer au nuage d’un seul coup, car cela pourrait les dépasser, » a dit Sara. « Alors, c’est de cette façon qu’AutoEntry entre en jeu. Maintenant que cet outil peut intégrer le traitement bureautique et celui de l’infonuagique, cela change ma façon de procéder lorsque je traite les reçus des clients provenant du nuage et du bureau. En fait, je ne fais plus de saisie manuelle ».

 

Avantages directs de passer au nuage

Sara a déjà fait passer son propre cabinet au nuage, mais au début, elle hésitait à transférer son important client franchisé du système bureautique qu’ils ont longtemps utilisé. Cependant, selon Sara, une fois que la transition a été effectuée, elle et son client ont constaté des avantages immédiats.

  • Sara a remarqué une réduction de 50% du temps consacré au rapprochement des comptes des importants clients, elle est donc passée de 2.5 jours à l’origine à un jour.
  • Le client peut effectivement accéder à ses comptes en temps réel, lui permettant ainsi de récupérer les informations de comptes depuis le nuage sans l’aide de son comptable.
  • Grâce à Sage Comptabilité et à AutoEntry, Sara et son client peuvent maintenant profiter d’un tableau plus précis et actualisé des finances de l’entreprise. Généralement, un aide-comptable en attente de documents envoyés manuellement par les clients avant le traitement, pourrait travailler avec un tableau de l’entreprise, accusant un retard 3 à 12 mois par rapport au temps réel.
  • En outre, un autre avantage à miser sur la technologie, consiste à savoir que les informations de votre cabinet et celles de vos clients sont sauvegardées dans le nuage. Cela signifie que s’il y a un problème avec votre matériel informatique, les données sont protégées.

Selon la propre expérience de Sara, le nuage constitue une sauvegarde sécurisée pour les comptables, aides-comptables et leurs clients si des ennuis se produisent. Merci à Sage Comptabilité, toutes les données sont sauvegardées et accessibles en cas d’une panne du disque dur ou si vous dressez un jeune Labrador de 10 mois ayant un faible pour les reçus.

 

Convivialité d’AutoEntry

AutoEntry est aussi facile à utiliser qu’une appli de photophone, mais ce sont surtout les fonctions que les clients risquent de pas remarquer, car elles sont inestimables pour les aides-comptables et comptables lorsqu’ils règlent des points clé.

Réduire l’erreur humaine

Toutes les données sont extraites et vérifiées durant le traitement, et 99%+ des documents ne requièrent aucune vérification. Le système apprend comment les clients traitent les factures et les reçus, permettant ainsi une efficacité accrue si un client utilise davantage le service.

Rapprochement manuel des reçus et des relevés

AutoEntry apparie manuellement les reçus et les relevés bancaires, aidant ainsi les utilisateurs à réduire le nombre d’heures généralement utilisées pour recouvrer des documents manquants. En suggérant automatiquement au client quel compte client / fournisseur, quels codes nominaux et de taxe doivent être utilisés, la probabilité que les informations soient entrées correctement la première fois est, en fait, augmentée.

Aller au-delà des reçus de paiement

Ce n’est pas seulement bon pour les reçus de paiement, AutoEntry facilite l’automatisation de toute saisie de données à l’échelle de l’entreprise ou du cabinet, y compris les factures, les paiements et les relevés bancaires. Il vous permet même de capturer des lignes d’articles individuelles.

 

Les conseils de Sara Gibb sur la transition de vos clients au nuage

Ayant elle-même réussi la migration de son cabinet et certaines entreprises de ses clients vers le nuage, voici les suggestions de Sara en vue de convaincre les clients d’effectuer la transition.

  1. Faites passer d’abord votre cabinet à Sage Business Cloud Comptabilité, puis familiarisez-vous avec le système et profitez des avantages avant de persuader et d’aider vos clients.
  2. Ne traînez pas. Considérez la migration vers le nuage comme quelque chose que « vous devez faire », effectuez la transition et suivez une formation d’un seul coup, dès que vous le pouvez.
  3. Réservez des démos du logiciel et des applis avec les représentants de Sage et d’AutoEntry. Assistez à des webémissions et séances de formation gratuites pour découvrir comment exploiter le plein potentiel des services.
  4. Ayez un plan de transition et un calendrier en place qui énumèrent quels clients bénéficieront le plus de la migration vers le nuage, de même qu’un échéancier et une stratégie pour les aider.
  5. Lorsque vous avez affaire à des clients qui hésitent à faire le saut et à utiliser de nouvelles technologies, présentez votre argumentaire sous un angle différent, par exemple, un argument sur l’impact environnemental, à savoir que les services infonuagiques permettent aux firmes de fonctionner sans support papier.
  6. Si le client n’est pas prêt pour la migration vers une solution comptable basée sur le nuage, présentez-lui AutoEntry qui s’intègre aux versions non infonuagiques de Sage. En constatant les avantages de ce produit, les clients pourraient être plus réceptifs à explorer plus tôt une migration vers un système axé sur le nuage.

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