Comment les petites entreprises peuvent automatiser leurs tâches administratives pour gagner du temps

Combien de temps consacrez-vous aux tâches administratives?

Vous pourriez constater que vous consacrez un maximum d’un jour par semaine à traiter des tâches répétitives et à faible valeur ajoutée – comme plusieurs autres petites entreprises d’ailleurs – et ce qui totalise des milliers de dollars par année.

De plus, prenez en compte l’argent perdu en raison du traitement manuel de ces tâches, et qui vous manque pour réinvestir dans votre entreprise.

Outre, le temps que vous consacrez au traitement manuel est celui que vous ne pouvez pas passer à attirer de nouveaux clients, vendre à vos clients actuels ou offrir un excellent service clientèle.

En collaboration avec IDG, Sage a récemment demandé aux directeurs du monde entier quels étaient les processus financiers manuels dont ils songeaient à automatiser. La majorité d’entre eux auxquels nous avons discuté travaillent dans le domaine de la finance.

 

Toutes ces tâches peuvent gruger considérablement du temps et accaparer la main-d’oeuvre, et les entreprises ont réalisé que l’automatisation offre le moyen d’acquérir un atout concurrentiel pour l’avenir.
Les rapports financiers figurent aux premiers rangs sur la liste, suivis de la saisie des données/des tâches administratives, et le service clientèle et la gestion.

Pourtant, selon l’Office des statistiques nationales, près d’un quart des petites entreprises (24%) reconnaissent qu’elles n’utilisent pas d’outils électroniques pour gérer lesquels de ces processus sont largement répétitifs et à faible valeur au sein de leur entreprise.

En automatisant ces processus, il est donc probable d’être plus productif et plus efficace.

Qu’est-ce l’automatisation?

« L’automatisation consiste à tirer le maximum de nos capacités humaines, » déclare Jen Stirrup, fondatrice de Data Relish, une boutique de science des données et consultation en veille stratégique. « Cela se traduit par la réduction et la simplification des tâches pour lesquelles nous n’excellons pas, alors que les ordinateurs sont parfaitement conçus pour le faire ».

Dans un service financier, on pourrait utiliser l’automatisation pour rapprocher les paiements avec un compte bancaire ou saisir les données de reçus et de factures. Chacune de ces tâches vous permettrait de vous occuper d’autres choses, mais Madame Stirrup explique qu’il ne s’agit pas de faire disparaître des emplois.

Elle affirme : « Nous cherchons à faciliter les choses, afin que nous puissions accélérer les processus. En revanche, nous voulons également actionner les freins, car s’il y a une anomalie, l’être humain peut intervenir, vérifier ou modifier une décision qu’une intelligence artificielle a prise ».

Sarah Gardener est responsable de la sous-traitance chez Shaw Gibbs, une des 100 meilleures pratiques de comptabilité et de planification financière, ayant des bureaux à Oxford et Londres. Elle aide, entre autres, les grandes entreprises et celles à forte croissance, de même que leurs équipes financières, à mettre en oeuvre de nouvelles technologies et des applis d’automatisation.

Elle soutient qu’il y a maintenant moins d’obstacles qui empêchent les petites et moyennes entreprises (PME) d’implémenter la même pensée intelligente dans leurs propres opérations.

Madame Gardener dit : « La mise en oeuvre des solutions TI peut s’avérer un domaine complexe, mais en obtenant des conseils de la part d’un tiers indépendant ayant une expérience spécialisée, cela pourrait en valoir la peine ».

« Il est également important de ne pas oublier qu’une fois vous avez implémenté l’automatisation, vous aurez besoin d’un responsable pour gérer l’utilisation et l’intégration des nouveaux systèmes.

« Utiliser les applis, c’est une chose, mais ajouter vraiment de la valeur, vous devez également interpréter les données qui en résultent. Car ces informations pertinentes en temps réel renforcent la planification des affaires, et constituent ainsi une vraie valeur ajoutée ».

Comment mon équipe financière a commencé l’automatisation

Shaz Nawaz est propriétaire et gère AA Accountants, un cabinet d’expertise comptable à Peterborough. Voici comment il a instauré l’automatisation dans son travail en finance.

« Je l’ai mis en oeuvre il y a dix ans, » déclare M. Nawaz. « Nous avons pris en compte les tâches banales, régulières et répétitives – et soyons honnêtes – que personne n’aime faire. Pour nous, une grande partie de ces tâches consiste à obtenir les données financières des clients.

Et mon équipe n’était tout simplement pas emballée par cette perspective ».

« Alors, nous avons dressé une liste de tâches répétitives et assez régulières que nous exécutions, et nous nous sommes mis à la recherche d’une meilleure solution.

Et cela a changé la donne ».

« Nous nous sommes rendus compte qu’il n’y aurait pas une seule partie du logiciel qui ferait tout, nous avons donc conçu une pile de technologies pour répondre aux différents aspects de l’entreprise.

Par exemple, nous avons un responsable de la clientèle qui travaille avec de nouveaux clients potentiels. Nous leur demandons de remplir un questionnaire, et ensuite ils peuvent prendre un rendez-vous. Lorsqu’ils le font, nous leur envoyons des rappels et courriels pour se présenter. Tout ce processus est automatisé ».

« Lorsqu’ils deviennent clients, nous utilisons un logiciel de gestion de cabinets pour s’occuper de notre flux de travail, y compris l’envoi d’informations, telles que des rappels et autres communications. Les clients peuvent toujours prendre rendez-vous sans que nous ayons besoin de l’ajouter l’agenda ».

« Nous utilisons un logiciel pour téléverser automatiquement la documentation financière que nous recevons dans le logiciel comptable, et maintenant nous travaillons avec les clients pour obtenir un accès de lecture seule à leurs comptes bancaires ».

« Ceux qui travaillent dans le domaine financier devraient réaliser, comme nous d’ailleurs, que nous ne pouvons pas utiliser l’automatisation de façon exagérée. Une certaine mesure d’interaction s’impose. Par exemple, nous automatisons la réservation des rendez-vous, nous les tenons, et les clients souhaitent toujours cette interaction ».

« C’est important pour eux, et pour nous aussi.

De plus, l’automatisation signifie que nous pouvons être des conseillers de confiance. Car nous disposons de temps que nous pouvons leur accorder ».

Six tâches que votre équipe financière peut maintenant automatiser

Il y a des tâches qui peuvent maintenant être automatisées dans votre équipe financière avec l’utilisation d’un bon logiciel. Suivons le flux des fonds dans une entreprise.

1. Évaluations des coûts

La première phase de vente d’un produit ou service crée un devis ou une estimation. Cela inclut une comptabilité pour l’inventaire, les frais généraux et la main-d’oeuvre. Et cela peut s’avérer un processus complexe, surtout s’il y a plusieurs équipes impliquées.

Très vite, nous nous sommes aperçus que les employés faisaient le travail en double en écrivant manuellement les données, puis les saisissaient dans un système, et les équipes financières ne pouvaient pas facilement produire des rapports utiles.

Doté d’un logiciel comptable, les devis peuvent être facilement créés, puis envoyés automatiquement aux clients, mais vous et les autres membres pouvez faire le suivi de ceux qui ont été retenus, perdus ou expirés.

2. Collecte de données

L’équipe qui offre les biens et services créera sans aucun doute des dépenses pour lesquelles elle vous présentera des reçus, et vous pourriez recevoir des documents, par exemple, un bon de commande pour autoriser le travail.

La saisie de ces données peut prendre du temps, mais l’utilisation d’AutoEntry peut vous aider. Il vous permet de numériser les reçus ou les factures, puis il achemine automatiquement les données vers votre système comptable. Cela s’est révélé bien efficace, car il peut réduire le travail qui prenait auparavant des jours à quelques heures.

De plus, certains logiciels comptables permettent à votre personnel mobile ou en réunion avec des clients, de prendre une photo d’un reçu au moment de l’achat, en utilisant leur téléphone. Dès que la photo est prise, les données sont alors automatiquement acheminées vers la solution comptable.

3. Facturation

Lorsque les biens et services sont fournis, vous devez envoyer une facture.

Si vous avez produit un devis dans votre logiciel comptable, tel que mentionné plus haut, vous pouvez donc le convertir automatiquement en facture, accompagnée de toutes les informations incluses. Et puisque les bons modèles de factures sont disponibles dans le logiciel, vous pouvez envoyer une facture complète et de haute qualité en quelques secondes, sans recueillir les informations de personnes concernées.

Les informations, telles que les numéros de factures sont automatiquement générés et suivis dans le logiciel.

4. Recouvrement des paiements

Si vos biens ou services sont livrés sur place, alors vous pouvez intégrer une solution de paiement, telle qu’un lecteur de carte avec votre logiciel comptable. Cela signifie que votre équipe mobile peut recouvrer les paiements où elle se trouve, et éviter de faire la chasse aux paiements, et par le fait même, contribuer à accroître considérablement le flux de trésorerie de votre entreprise.

À défaut, le logiciel comptable vous permet de définir d’autres modes de paiement, tels que faire affaire avec des prestataires de services, qui vous laissent créer des commandes permanentes ou prélèvements automatiques pour effectuer les paiements réguliers en continu. Cela profite non seulement à l’équipe financière, mais également à l’ensemble de l’entreprise grâce à l’automatisation, car elle n’a pas besoin de créer et d’autoriser les paiements individuels, ou même se soucier du suivi des factures reçues.

5. Contrôle du crédit

Bien sûr, il est parfois impossible de ne pas émettre une facture et d’attendre le paiement.

Cependant, l’utilisation d’un bon logiciel comptable peut vous aider, puisqu’il peut envoyer des rappels automatiques aux clients, soit peu de temps avant la date d’échéance de la facture, ou bien une fois les modalités sont expirées.

Cette fonction réduit considérablement le travail de l’équipe financière, et assure le maintien du flux de trésorerie.

6. Rapprochement

Lorsque vous recevez le paiement, vous devez l’apparier au compte bancaire avec la facture pertinente dans votre système. Outre, le rapprochement peut monopoliser une grande partie des ressources d’un bureau financier.

Alors, pourquoi ne pas automatiser? En utilisant les progiciels comptables, vous pouvez créer des règles pour faire correspondre automatiquement les paiements aux factures.  De plus, l’utilisation de l’intelligence artificielle permet au logiciel comptable de rapprocher des paiements ponctuels ou distincts.

Un membre de votre équipe devra, bien sûr, vérifier le rapprochement, mais cela dit, il y a une énorme différence au niveau temps et main-d’oeuvre entre regarder deux listes et faire correspondre des montants, et simplement vérifier que le rapprochement est adéquat.

L’automatisation représente une excellente occasion pour vous donner une longueur d’avance, mais assurez-vous de bien la gérer. Et Madame Gardener ajoute : « La technologie est simplement un catalyseur. Les gens feront toujours des affaires avec les gens ».