Travailler à distance en utilisant Sage 50

En tant que client ou partenaire de Sage, il n’a jamais été aussi facile de travailler à distance et de responsabiliser votre entreprise et vos clients grâce à la technologie basée sur le cloud. Nous avons rassemblé une liste d’outils et de conseils utiles pour continuer vos opérations pendant des périodes difficiles.

Configuration d’un poste de travail à distance

Si vous configurez un poste de travail à distance pour la première fois, vous devrez peut-être commencer par quelques étapes techniques.

Connexion à un réseau privé virtuel (VPN)

La configuration d’un réseau privé virtuel (VPN) permet aux employés d’accéder à leur ordinateur à distance et en toute sécurité via le protocole RDP (Remote Desktop Protocol). Cette option peut être particulièrement utile car elle permet aux employés d’accéder à tous leurs fichiers à distance en plus de leur programme et de leurs données Sage. Nous vous recommandons de travailler avec votre technicien informatique pour obtenir de l’aide avec la configuration.

Installation de votre logiciel sur un ordinateur portable

Si vous êtes le seul utilisateur, vous pouvez travailler sur un ordinateur portable que vous pouvez amener à votre domicile. Installez simplement votre logiciel Sage 50 et assurez-vous que vos données Sage sont enregistrées sur l’ordinateur portable avant de l’amener à votre domicile. Il peut être judicieux de créer une sauvegarde de vos données sur le cloud ou sur un appareil séparé avant de les déplacer vers l’ordinateur portable en cas de perte ou de dommage de l’ordinateur portable. Cependant, si plusieurs personnes doivent accéder aux données, cette option n’est peut-être pas la meilleure car il sera nécessaire de fusionner manuellement les données de tous les utilisateurs une fois de retour au bureau. Veuillez-vous référer à l’article suivant pour obtenir des instructions pour l’installation : Comment installer Sage 50?

Préparez vos employés distants pour réussir

Grâce à la technologie, il peut être assez facile pour vous ou vos employés de travailler à distance. Voici une liste de contrôle pratique à garder à l’esprit pour vous aider à vous préparer.

• Préparez une feuille d’appel avec les coordonnées de chaque membre du personnel.
• Assurez-vous que chaque membre du personnel dispose des logiciels et équipements appropriés pour travailler à domicile.
• Assurez-vous de disposer d’un programme de clavardage tel que Microsoft Teams ou Skype pour que tout le monde puisse communiquer et partager des fichiers de manière efficace.
• Rédigez un manuel d’instructions pour aider les utilisateurs à se connecter au réseau de l’entreprise.
• Faites un essai pour vous assurer que personne n’a de problème de connexion lorsque le travail à distance est mis en œuvre.
• Donnez à un membre du personnel la responsabilité de communiquer la politique de travail à domicile aux employés.
• Si vous savez que vous pourriez avoir à mettre en œuvre la politique de travail à domicile rapidement, demandez à vos employés d’amener leurs appareils chez eux chaque soir par mesure de précaution.
• Pourquoi ne pas aller plus loin et implémenter une politique de type « Apportez votre propre appareil » dans votre espace de travail.
• Envoyez un courriel quotidien à toutes les parties prenantes pour les informer de tout changement ou défi pour l’entreprise. Par exemple, le réacheminement de la chaine d’approvisionnement d’un client, les conseils du gouvernement ou d’organismes professionnels, ou quand le travail au bureau reprendra.

Une forte empreinte technologique et de bons processus de communication peuvent permettre à votre entreprise de continuer à fonctionner efficacement, même en travaillant à distance. Ajoutez à cela une culture de travail flexible, qui permet aux employés de prendre les bonnes décisions, et vous serez sur la bonne voie pour continuer à travailler comme d’habitude.

Outils connectés au cloud

Avec Sage 50, vous pouvez utiliser les outils suivants pour maintenir la productivité et rester en contact avec vos partenaires ou employés, que vous travailliez à votre domicile ou au bureau.

Sage Drive

Sage Drive vous permet de travailler efficacement sur les données de votre entreprise Sage 50 à partir de n’importe quel emplacement où votre programme Sage 50 est installé et où vous êtes connecté à Internet. Une copie synchronisée de votre fichier d’entreprise est partagée via le cloud. Cette option est particulièrement utile si vous travaillez normalement à partir d’un ordinateur au bureau et si vous utilisez un autre ordinateur à votre domicile. * Si vous utilisez Sage 50cloud, vous avez déjà accès à Sage Drive! Veuillez consulter l’article suivant pour obtenir des instructions détaillées: Comment configurer et utiliser Sage Drive?

Office 365

Si vous utilisez Sage 50cloud et Office 365, vous pouvez bénéficier de l’intégration et accéder à des informations de Sage 50cloud dans Outlook, accéder à des informations clés où que vous soyez, obtenir des rapports financiers dans Excel et mettre en place des réunions virtuelles et une messagerie instantanée avec Microsoft Teams. Plus de renseignements ici.

AutoEntry

En mettant en place AutoEntry, vous pouvez accéder à des documents papier numérisés et photographiés, et automatiser la saisie de données dans votre programme Sage 50. En plus de réduire la saisie manuelle, cet outil vous évite d’avoir à récupérer les reçus papier des clients en personne car ils peuvent utiliser une application mobile pour télécharger les reçus depuis leur téléphone.  

Soutien technique de Sage

Que vous travailliez au bureau ou à domicile, notre équipe de soutien technique est là pour vous aider. Veuillez vous référer à ce lien pour plus de renseignements sur le soutien technique. ______________________________________________________________________ * Veuillez noter qu’un seul utilisateur à la fois aura un accès complet à Sage Drive. Si un deuxième utilisateur se connecte après qu’un premier utilisateur est déjà connecté, ce deuxième utilisateur aura un accès en lecture seule.