Comment obtenir un bureau sans papier ? Voici 5 pistes…

Travailler en mode « dématérialisé », autrement dit sans utiliser de papier, est non seulement extrêmement bénéfique pour l’environnement, mais exerce aussi des effets positifs sur les résultats de l’entreprise, le moral des collaborateurs et l’image de l’entreprise dans le public. En outre, des technologies nouvelles et émergentes permettent plus facilement que jamais de se libérer de cette dépendance au papier.

Pourquoi travailler sans papier ?

La quantité de déchets de papier est plus importante qu’on ne le pense généralement

Vous êtes sans doute conscient(e) des avantages du passage au bureau sans papier. Vous savez peut-être aussi combien de déchets sont générés par les lieux de travail du monde entier. Une étude a montré que le gaspillage de papier, en particulier, est devenu incontrôlable : 50 % des documents de bureau imprimés finissent à la poubelle à la fin de la journée.

Mais il y a pire encore ! Environ 20 % des documents imprimés restent dans l’imprimante.

Le « zéro papier » vous permet de faire des économies

Vous pourriez également être surpris par le coût lié à l’utilisation du papier. Le NHS, ou National Health Service, au Royaume-Uni, estime qu’il économise 4,4 milliards de livres sterling en supprimant l’utilisation de papier. Mais même si vous n’avez pas l’envergure du système de santé britannique, il y a toutefois de sérieuses économies à réaliser. Outre le coût du papier lui-même, il faut tenir compte de la consommation d’énergie de l’imprimante, des coûts de stockage et de la superficie nécessaire pour le rangement et la conservation des papiers, des pertes de temps et de main-d’œuvre dues à un archivage sur papier inefficace et des coûts supplémentaires liés au recyclage et à la gestion des déchets.

En revanche, un bureau sans papier nécessite moins d’espace physique et consomme moins d’énergie. Quant à l’archivage, il se révèle beaucoup plus facile et efficace.

C’est aussi bon pour le moral des troupes !

C’est un de nos sujets préférés. Un bureau sans papier facilite la vie sur le lieu de travail, car on perd moins de temps à se battre avec l’imprimante, à passer au peigne fin les dossiers papier et à compiler manuellement des informations. Votre personnel pourra ainsi se consacrer à des tâches plus utiles, une réorientation qui ne manquera pas de donner un coup de fouet à sa productivité et à son moral.

Comment passer à un environnement sans papier ?

Comme pour toutes les facettes de la vie professionnelle, une meilleure préparation facilite le processus.

1. Utilisez un logiciel de comptabilité

Il va de soi que nous le recommandons. Les logiciels de comptabilité et les documents dématérialisés dans le cloud constituent une partie importante de l’équation « sans papier ». Envoyez-vous des factures papier ? Imprimez-vous tous les reçus ? Migrez la plus grande partie de votre saisie de données et de vos clients vers le cloud (la totalité, si possible). Ce transfert suffira à lui seul à transformer la consommation de papier de votre entreprise.

2. Formez vos collaborateurs et prenez le temps de les faire participer

Le passage à un bureau sans papier est un défi à la fois culturel et logistique. Prenez le temps de communiquer ce que vous faites. Faites part de l’importance de l’initiative à vos collaborateurs, et donnez-leur une formation si nécessaire.

Obtenir un soutien est un élément déterminant de ce processus.

3. Contrôlez votre consommation de papier

Quels sont les départements qui utilisent le plus de papier et pourquoi ? Une copie papier est-elle nécessaire à chaque fois ? Des imprimés sont-ils distribués lors des réunions ? Le service de conception imprime-t-il des croquis individuels pendant le processus de discussion ?

Si vous souhaitez effectuer un audit formel, demandez aux membres de votre personnel de recycler leurs papiers dans un conteneur spécifique par département pendant une semaine, afin de découvrir qui utilise le papier pour faire quoi. Il ne s’agit pas de pointer un doigt accusateur, mais de montrer qu’il est possible d’apporter des améliorations simples et pratiques. Ce contrôle permet également d’élargir le soutien à votre initiative au sein de l’entreprise, car les collaborateurs peuvent ne pas être conscients de l’ampleur de leurs gaspillages.

4. Limitez les possibilités d’impression

Cela ne conviendra peut-être pas à tous les lieux de travail, mais restreindre l’accès à l’imprimante peut avoir un effet immédiat sur la consommation. Si l’imprimante se trouve dans une pièce séparée, ou même si elle est protégée par un mot de passe, les employés réfléchiront à deux fois avant d’imprimer une copie de n’importe quel document. Il est conseillé de prévoir une infrastructure alternative, comme le stockage dans le cloud, pour éviter toute perturbation.

5. Remplacez les carnets de notes par des applications et des logiciels de prise de notes

S’il est vrai que la prise de notes pendant les réunions est importante, il n’en demeure pas moins qu’il n’est pas nécessaire de rédiger des carnets complets pour saisir les informations pertinentes. Des outils tels que Microsoft OneNote, EverNote et GoodNotes sont aussi efficaces, voire plus, que les carnets de notes. De plus, ils créent des documents en ligne qui peuvent être partagés avec toutes les personnes présentes à la réunion. N’hésitez pas à franchir le pas pour cette seule raison : les points forts, les détails et les dates des réunions seront faciles à retrouver pour toujours.