Zelfs in de boekhoudsector kan praten over geld ongemakkelijk aanvoelen. Zeker wanneer het gaat over betaald worden door je klanten bewandel je een fijne lijn. Je wil immers zo snel mogelijk je geld krijgen – zeker in het huidige financiële klimaat. Anders komt je cashflow in het gedrang, wat het moeilijker maakt om vooruit te plannen, beslissingen te nemen, of nieuwe aankopen en investeringen te doen.
Tegelijkertijd wil je ook de klant niet op de zenuwen werken door herhaaldelijk te vragen naar wat ze je verschuldigd zijn. Je stak waarschijnlijk tijd en energie in het opbouwen van een goede relatie in de hoop op meer verkoop. Maar jouw producten en diensten zijn niet gratis. Er komt dus een moment waarop je dat geldgesprek moet hebben. Gelukkig zijn er een aantal manieren om er geen gedoe van te maken.
In dit artikel geven we je tien tips om deze gesprekken minder ongemakkelijk te laten verlopen. Zo behoud je een goede relatie met klanten en, belangrijkst van al, krijg je jouw geld.
2. Communiceer betalingstermijnen ruim op voorhand
3. Praat over meer dan enkel geld – vraag voor feedback op je diensten
4. Maak van de betalingsvoorwaarden een vraag
5. Wees responsief tijdens het project
6. Maak het betalen van facturen eenvoudig
7. Automatiseer waar mogelijk – herhalende facturen, automatische reminders
8. Deel wat andere klanten doen
9. Deel de impact op jouw bedrijf
1. Toon begrip
Empathie tonen is essentieel om dit soort gesprekken vlot te laten verlopen. Dat begint bij begrip tonen rond de motivatie en druk waardoor klanten laat betalen. Wat je in overweging kan nemen:
- Hangen ze vast aan strenge processen?
- Hebben ze het zo druk dat betalingen geen prioriteit zijn?
- Schuiven ze het gewoon op de lange baan?
Uitzoeken waarom de betaling op zich laat wachten, zorgt dat je een genuanceerde aanpak kan uitwerken om erover te praten. Zo zullen klanten het gesprek beter opnemen en gemotiveerd zijn om te betalen.
Wat de oorzaak ook is, je moet de obstakels om te betalen tot een minimum herleiden zodat men je factuur gemakkelijk kan afhandelen. Dat doe je door je betalingsproces te vereenvoudigen, je aan te passen aan de noden van je klant of hen vriendelijke, maar regelmatige herinneringen te sturen. Met andere woorden, toon begrip voor hun situatie, steun hen waar nodig, maar blijf aandringen.
2. Communiceer betalingstermijnen ruim op voorhand
Zorgen dat jij en je klant op eenzelfde lijn zitten op vlak van betalingen doe je best zo snel mogelijk. Het is een voorzorgsmaatregel die voor minder wrevel zorgt in de toekomst. Je kan dat op verschillende manieren aanpakken afhankelijk van hoe jij werkt, maar duidelijkheid is daarbij het sleutelwoord.
Er mag geen onduidelijkheid zijn over wanneer jij betaald moet worden of wat de betalingsmogelijkheden zijn. Best bevestig je dit ook schriftelijk zodat beide partijen een document hebben om later naar te refereren. Zoals we in tip drie omschrijven, kan dit topic opgenomen worden in een breder gesprek.
3. Praat over meer dan enkel geld
Moet er over betalen gesproken worden, dan doe je dat best als een puntje in een breder gesprek. Een meeting inplannen enkel om over geld te praten zorgt dat alle focus ligt op dit soms gevoelige topic.
In plaats daarvan organiseer je beter een feedback-gesprek waarin je de betalingen op natuurlijke manier naar voor laat komen. Dat werkt omdat je aangeeft de mening van de klant belangrijk te vinden en duidelijk maakt dat je wilt dat die tevreden is. Jij kan dan ook delen hoe je kijkt naar het project en aanbieden om de losse eindjes af te werken, wat de waarde van het gesprek weer verhoogt.
Door zo’n algemener gesprek op te zetten, toon je dat je niet alleen met het geld bezig bent. Dat maakt de klant meer ontvankelijk als het gesprek toch die richting uitgaat. Je leert ook meer over de noden van je klant zodat je dienstverlening op maat kan bieden en beter geïnformeerd de toekomst in gaat.
4. Maak van de betalingsvoorwaarden een vraag
Een andere aanpak is om van de betalingsvoorwaarden een vraag te maken wanneer mogelijk. Ben je flexibel in hoe je betaald wordt, of je al dan niet op voorhand betaald wordt, of hoe je terugkomende betalingen inplant? Stel deze voorwaarden dan als een vraag en kom zo tegemoet aan hun noden.
Vraag dus ‘hoe betaal je het liefst?’, ‘betaal je liever op voorhand?’, of ‘kies je voor een maandelijkse of kwartaalfactuur?’. Dat verzacht de pijn van het betalen al een beetje. Anderzijds kan het ook voor wrijving zorgen als je vraagt aan de klant om akkoord te gaan met jouw geprefereerde voorwaarden en die tegen hun werkwijze ingaan. Uiteraard is dat iets dat je soms niet kan vermijden.
5. Wees responsief tijdens het project
Een klant die een uitstekende en begripvolle dienstverlening ervaarde is meer gemotiveerd om snel te betalen. Dat betekent snel antwoorden als ze contact opnemen, gevraagde taken afwerken, en er alles aan doen om het project op schema te houden.
Allicht zijn dit dingen die je sowieso doet. Toch is het de moeite om erover na te denken in het kader van toekomstige gesprekken over betalingen. Antwoord je te laat op e-mails, vergeet je taken uit te voeren of mis je deadlines, dan wordt het des te ongemakkelijker om achterstallige betalingen op te volgen.
6. Maak het betalen van facturen eenvoudig
Hoe eenvoudiger het is om een factuur effectief te betalen, hoe waarschijnlijker het is dat de klant dat ook doet. Hier kan technologie van pas komen. Indien mogelijk, zorg je voor een facturatiesysteem dat klanten toelaat te betalen wanneer, waar en hoe ze dat willen. Daarnaast zijn er een aantal facturatiemogelijkheden die je kunnen helpen om snel betaald te worden, zoals personalisatie en een ‘Betaal nu’-knop op de factuur.
Deze mogelijkheden maken gesprekken gemakkelijker omdat men het betalingsproces niet als excuus kan gebruiken. Door betalingen sneller, eenvoudiger en flexibeler te maken, anticipeer je op en vermijd je mogelijke bezwaren.
7. Automatiseer waar mogelijk
Een goede manier om ongemakkelijke momenten te vermijden – zeker in de eerste fases – is het gebruik maken van automatisatie. Heel wat boekhoudsoftwares bieden goede opties om gesprekken over betalingen deels overbodig te maken.
Je wilt natuurlijk de menselijke ‘touch’ niet volledig verliezen. Toch kunnen terugkerende facturen en automatische herinneringen enorm effectief zijn. Niet alleen spaar je tijd op het manueel uitvoeren van die taken, automatische meldingen verbeteren ook de accuraatheid en consistentie van het proces.
Vaste klanten weten gauw hoe vaak die berichten komen, begrijpen zo beter jouw verwachtingen en houden je bedrijf beter in het achterhoofd.
8. Deel wat andere klanten doen
Zich op dezelfde manier gedragen als anderen is een belangrijke motiverende factor. Subtiel aanbrengen dat men trager betaald dan je gemiddelde klant, kan vooral trage betalers aanzetten om ze toch sneller in orde te brengen.
Je kan zoiets terloops vermelden op elk punt in je samenwerking. Zelfs voor je begonnen bent. Tijdens het bespreken van de betalingsvoorwaarden kan je bijvoorbeeld zeggen dat je de gebruikelijke 30 dagen na factuurdatum aanhoudt, maar dat de meeste van je klanten binnen de week betalen. Uiteraard pas je dat aan naar jouw situatie.
Je kan evengoed dit zinnetje opnemen in gepersonaliseerde facturen of e-mails. Let wel dat je dit steeds formuleert als een melding en niet zozeer als een eis.
9. Deel de impact op jouw bedrijf
Als je al een tijdje achter een factuur aangaat, voel je misschien de nood om de toon van je communicatie te veranderen. Dit uiteraard zonder onbeleefd te zijn. Werken vriendelijke herinneringen niet, dan pas je je taal aan om de ernst van de situatie duidelijk te maken.
In plaats van streng op te treden, kan je ook inspelen op de goedheid van de klant. Je stelt je dan wel kwetsbaar op, maar leg uit aan de klant welke impact wachten op zijn betaling heeft op jouw kasstroom en hoe tijdigheid belangrijk is voor kleine bedrijven. Dit kan een uitstekende tactiek zijn als jouw klant een grote organisatie is die gewoonweg niet weet wat de impact is.
10. Bedank steeds de klant
Er zijn heel wat redenen waarom de klant te laat is met betalen. Soms is het gewoon omdat ze het uitstellen, maar het kan evengoed zijn omdat ze zelf ook cashflow-problemen hebben. Of je nu de reden weet of niet, bedank ze altijd wanneer ze betalen.
Zelfs als de vertraging voor moeilijkheden zorgde, is het essentieel om appreciatie te tonen om je samenwerking in de toekomst te beschermen. Als jij niet de moeite doet om een e-mail of bedankingsberichtje te sturen, zal je klant minder gemotiveerd zijn om de volgende keer sneller te betalen. En dat zorgt dan weer voor nieuwe, ongemakkelijke gesprekken.
Onze conclusie
Met een moeilijke economie aan de horizon, is de balans vinden tussen betaald worden en je klanten najagen cruciaal. Volg je onze tips over het aanpassen van je taal, het gebruik maken van technologie en het betalen minder pijnlijk te maken, dan vind je dat evenwicht ongetwijfeld.
Onthoud vooral dat je klanten vaak in hetzelfde schuitje zitten als jij. Begrip en steun tonen helpt je om de relaties waar je voortdurend hard aan werkt te beschermen.
Aanbevolen om hierna te lezen
Sneller betaald worden met e-facturatie en automatisering
Schrijf je in voor de Sage Advice-nieuwsbrief en ontvang ons laatste advies rechtstreeks in je inbox.
