Hoe maak je je klantenvergaderingen productiever – gratis checklist

De taak van een accountant is in volle verandering. Je klanten hebben meer nodig dan wat hulp bij financiële administratie en naleving van wetgeving. Ze hebben ook begeleiding nodig om hun bedrijf te laten groeien en hun financiële doelen te bereiken. De momenten waarop je met je klanten vergadert, is dus extra waardevol. Het is op die momenten dat je toegevoegde waarde kan leveren en een vertrouwde partner kan worden.

In dit artikel leggen we uit hoe je het maximum uit elke klantvergadering kan halen. We bieden je ook een eenvoudig, krachtig hulpmiddel dat je klanten tevreden zal maken over je service.

Dit behandelen we:

• Waarom consistentie belangrijk is
• Hoe je je vergaderingen beter kan focussen
• Hoe je een vergaderproces ontwikkelt
• Slotopmerkingen

Waarom consistentie belangrijk is

Elke minuut die je met je klanten doorbrengt, beïnvloedt hoe ze over jou denken en hoeveel waarde ze aan je diensten hechten.

Stel, je hebt een nieuwe klant. Je wil een goede indruk maken, dus je besteedt wat tijd aan de voorbereiding van de intakevergadering, maakt enkele rapporten klaar, stelt enkele prognoses op en je plant wat je gaat bespreken. Tijdens de vergadering duik je diep in de financiën van de klant. Je moedigt hem aan om te zeggen wat hem bezighoudt en geeft uitgebreid advies over de volgende stappen. Je klant vertrekt met het gevoel dat hij de juiste beslissing heeft genomen door voor jou te kiezen en heeft vertrouwen in de richting van zijn bedrijf.

Drie maanden later is het tijd voor een nieuwe ontmoeting. Alleen heb je nu wat minder tijd vanwege andere werkzaamheden. Je slaagt erin om de rapporten klaar te krijgen maar je hebt niet nagedacht over alles wat je gaat bespreken. In de vergadering geef je alleen een update over de financiële situatie van je klant, maar je voelt je niet voldoende voorbereid om zelfverzekerd advies te geven of hem te helpen bij strategische beslissingen. Ditmaal is de klant teleurgesteld en onzeker over de toekomst.

Dat is wat er gebeurt als de ervaringen van de klant inconsistent zijn. Je schiet tekort tegenover zijn verwachtingen, je draait rond de pot en zijn vertrouwen krijgt een deuk.

Je kan die situatie volkomen vermijden door een gestructureerde agenda op te stellen die je voor elke afspraak kan gebruiken. Je hebt minder tijd nodig om de vergadering voor te bereiden en de klant heeft een consistente positieve ervaring. Belangrijker nog, met een herhaalbare agenda kan je de groei en financiële doelen van de klant beter opvolgen.

Hoe je je vergaderingen beter kan focussen

Om effectief te zijn, moet je standaardagenda een structuur bieden die de discussie extreem gefocust maakt. Met andere woorden, alles wat erin staat moet waarde toevoegen. Als een agendapunt niet constructief is, laat het dan vallen.

Enkele nuttige acties om je vergaderingen gefocust te houden:

• Stuur de agenda voor elke vergadering door, zodat de klant weet wat hij kan verwachten en extra punten kan toevoegen die speciale aandacht vereisen.
• Zorg ervoor dat elke vergadering een duidelijk algemeen doel heeft.
• Formuleer een duidelijke reden voor elk individueel onderwerp dat je wil bespreken.
• Bereid de vergadering altijd voor. Als je er geen tijd voor hebt, vraag dan om uitstel.
• Bereid alleen rapporten en prognoses voor die relevant zijn voor wat je wil bespreken.

Hoe je een vergaderproces ontwikkelt

Met een goed gestructureerde en doelgerichte vergaderagenda bied je de klant een consistente ervaring en houd je de bespreking gefocust. Maar de agenda is niet het hele werk. De belangrijkste punten moeten inderdaad in vrijwel elke vergadering terugkomen. Maar je moet ook ruimte laten voor vragen, zorgen of andere items die aan bod moeten komen.

Om die flexibiliteit in te bouwen hebben we een checklist Klantvergaderingen voor accountants gemaakt. De checklist biedt een goed startpunt voor de items die in je standaardagenda moeten komen en biedt een aantal acties die je vóór en na elke vergadering kan ondernemen.

Slotopmerkingen

Elke minuut die je met je klanten doorbrengt is een kans om jullie relatie te versterken en waarde toe te voegen. Om het maximum uit jouw en hun tijd te halen, moet je streven naar consistentie en focus voor elke vergadering. Je zal al snel merken dat je klanten anders over je gaan denken. Zo word je een vertrouwde en betrouwbare strategische partner die elke vergadering goed voorbereidt, waardoor je essentieel bent voor hun succes.