Hoe financiële teams kunnen automatiseren om tijd te besparen

Hoeveel tijd besteedt je financiële team aan bedrijfsadministratie?

De kans is reëel dat dit ongeveer 1 dag per week is. Dat komt neer op een financieel verlies van enkele duizenden euro’s per jaar die je eigenlijk zou moeten gebruiken om opnieuw in je bedrijf te investeren.
Bovendien is de tijd die je besteedt aan de manuele verwerking van administratie, tijd die je niet kan besteden aan het werven van nieuwe klanten, het upsellen aan bestaande klanten of het bieden van een excellente klantenervaring.

In samenwerking met IDG, vroeg Sage onlangs aan leidinggevenden over de hele wereld welke financiële processen ze willen automatiseren.

Financiële rapportering stond helemaal bovenaan de lijst, gevolgd door gegevensinvoer/administratie en klantenservice/management.

Al deze taken nemen aanzienlijk veel tijd in beslag en bedrijven beseffen inmiddels dat automatisering de enige manier is om hun concurrenten een stap voor te zijn.

Wat is financiële automatisering?

Automatiseren betekent het maximum halen uit de menselijke capaciteiten. Hoe? Door de taken waar mensen niet zo goed in zijn uit te voeren met behulp van computers.
Binnen een financieel kader gaat dit bijvoorbeeld om het automatisch matchen van verschillende boekingen aan een bankrekening of het automatisch invullen van gegevens aan de hand van uittreksels en facturen.
Dit geeft mensen de kans om andere en uitdagendere taken op zich te nemen. Daarnaast moeten mensen bepaalde handelingen kunnen controleren en ingrijpen als het nodig is.

Zes zaken die je financiële team nu kan automatiseren

Je financieel team kan bepaalde zaken automatiseren met behulp van de juiste software. Laten we daarbij de geldstroom binnen een bedrijf volgen.

1. Kostprijsberekening

De eerste fase bij het verkopen van een product of dienst is het opmaken van een offerte. Dit kan complex zijn, zeker als er meerdere teams bij betrokken zijn.
Voor je het weet, zijn je mensen handmatig gegevens aan het opschrijven om die vervolgens in een systeem in te voeren.
Wie gebruikmaakt van boekhoudsoftware kan heel gemakkelijk offertes aanmaken en ze naar klanten doorsturen. Daarnaast kan je heel eenvoudig opvolgen welke offertes je kon omzetten naar een deal, welke niet en welke offertes de vervaldatum hebben overschreden.

2. Data verzamelen

Wie goederen levert of diensten verleent, maakt ongetwijfeld ook kosten. Dat betekent dat de financiële medewerkers vaak bonnetjes of andere papieren documenten zoals aankooporders ontvangen.
Het invoeren van deze gegevens kan erg tijdrovend zijn. Gelukkig bestaat er software waarmee medewerkers zelf hun bonnen of facturen kunnen digitaliseren door ze in te scannen of door er met hun smartphone een foto van te nemen. Daaruit worden dan gegevens onttrokken die automatisch naar het boekhoudsysteem worden overgezet.

3. Facturatie

Zodra de goederen geleverd zijn of de dienst werd gepresteerd, is het tijd om een factuur te verzenden.
Als je, zoals eerder vermeld, een offerte hebt gemaakt in je boekhoudsoftware, dan kan deze automatisch worden omgezet naar een factuur.
Omdat de juiste factuurtemplates beschikbaar zijn, kan de boekhoudsoftware in enkele seconden een correcte factuur verzenden zonder dat je zelf nog bepaalde gegevens hoeft te verzamelen.
Gedetailleerde gegevens zoals factuurnummers worden automatisch gegenereerd en bijgehouden in de software.

4. Betalingen ontvangen

Als je goederen of diensten ter plaatse worden geleverd, kan je overwegen om een betalingsoplossing, zoals een kaartlezer, te integreren in je boekhoudsoftware.
Dit betekent dat het team dat voor je op pad is, af en toe ook betalingen kan innen, waardoor het niet langer nodig is om zelf achter betalingen aan te gaan. Op die manier kan je de cashflow van je bedrijf stimuleren.
Daarnaast kan je er ook voor kiezen om binnen je boekhoudsoftware alternatieve betalingsmethoden of doorlopende opdrachten in te stellen om regelmatige betalingen zonder problemen te laten doorgaan.
Dit komt niet alleen het financiële team ten goede, maar ook de volledige onderneming. Je medewerkers hoeven namelijk geen individuele betalingen meer door te voeren of goed te keuren. Daarnaast hoeven ze zich geen zorgen te maken over het opvolgen van facturen.

5. Kredietcontrole

Soms is het onvermijdelijk dat je al eens op een betaling moet wachten. In dat geval kan een goede boekhoudsoftware een enorme hulp zijn. Zo kan je instellen dat er automatisch een herinnering wordt verstuurd naar klanten kort voordat de factuur betaald moet worden of nadat de betalingstermijn is verlopen.
Op die manier wordt je financieel team minder belast en hoeven ze niet te stressen over de cashflow.

6. Koppeling

Zodra je de betaling hebt ontvangen, moet je die afstemmen op de juiste factuur in je systeem. Dit kan een enorm werk zijn.
Waarom niet automatiseren? In heel wat boekhoudpakketten is het mogelijk om reguliere betalingen automatisch te koppelen aan hun facturen. Natuurlijk moet iemand van je team die koppeling nog steeds controleren, maar dat is alvast een pak minder werk.