Vijf redenen waarom u vaste activa beter niet met spreadsheets beheert

Hoe effectief is een spreadsheet-strategie voor het beheer van vaste activa?

Aan de oppervlakte lijken spreadsheets erin te slagen om uw vaste activa te beheren. Dat we alle bedrijfsprocessen proberen digitaliseren heeft echter zijn redenen. Het zorgt voor meer efficiëntie en kostenbesparingen. Dat is voor het beheer van uw vaste activa niet anders.

Het afschrijven van vaste activa – het bijhouden van de levenscyclus van een activum en de waarde rapporteren voor verzekerings- en belastingdoeleinden – is een van de belangrijkste financiële processen voor bedrijven. Als puntje bij paaltje komt, omvat een goed opvolgsysteem voor vaste activa meerdere dimensies en functies; iets wat een spreadsheet nooit zou kunnen.

Bovendien, hoe groter uw bedrijf, hoe strenger de vereisten want:

• Met 87 procent van alle gerapporteerde dossiers is verduistering van activa een van de meest voorkomende vormen van bedrijfsfraude.
• Tussen de 15 en 30 procent van vaste activa zijn zogenaamde ‘spookactiva’, wat betekent dat ze niet bestaan. Veel organisaties zijn zich niet bewust van het feit dat ze te veel betalen of van hun besparingsopportuniteiten.
• 35 procent van bedrijven in de VS geeft aan dat belasting-gerelateerde boekhouding hun grootste obstakel is.

Vier voordelen van vaste activa-software die uw leven voorgoed veranderen en die een spreadsheet u niet kan bieden

Automatische updates om conform de belastingwetgeving te blijven

Regelgeving rond belastingen wordt elk jaar complexer. Voor veel bedrijven met een uitgekiende structuur van activa is het moeilijk – of zelfs overweldigend – om te zorgen dat elk activum juist wordt bijgehouden en afgeschreven. Dit manueel doen met spreadsheets brengt de accuraatheid en veiligheid ervan in het gedrang. Iets wat uiteindelijk duur kan uitdraaien voor organisaties van gelijk welk niveau.

Het bijblijven met nieuwe of veranderende regelgeving is een van de drijfveren bij het zoeken naar manieren om bedrijfsrisico’s te verkleinen. Dat blijkt uit onderzoek toch zo te zijn voor 35 procent van de ondervraagden die beheersoftware voor vaste activa gebruiken. Hedendaagse software zorgt daarom voor updates – gemiddeld twee keer per jaar – met de meest recente wettelijke wijzigingen zodat ze in elke berekening meegenomen worden. Steeds handmatig formules bijwerken in een spreadsheet maakt u kwetsbaar voor audits, inaccurate afschrijvingen en stevige boetes. Automatisering hiervan zorgt dat u steeds mee bent met de laatste veranderingen. Meer nog, sommige softwareleveranciers voegen de details van deze wijzigingen toe aan hun tool zodat u zich deze eigen kunt maken.

Opvolgen en afschrijven voor het beheer van vaste activa

Net zoals het opvolgen van de wetgeving een uitdaging is, is het lastig om belangrijke gegevens over al uw activa te beheren met een spreadsheet. Het traceren van vervreemdingen, overdrachten, arbeid, locaties, materialen en kapitaalinvesteringen, maar ook algemeen aanvaarde boekhoudkundige principes; het is stuk voor stuk belangrijke informatie die u eenvoudig wilt raadplegen vanop één platform. Met een geautomatiseerde oplossing kan u instellen welke specifieke informatie u wilt opvolgen. Dat bespaart u tijd in het opzoeken en bewerkstelligt betrouwbare analyses. Intelligente tools laten u zelfs toe om op maat gemaakte afschrijfmethodes toe te voegen. Zo kan u honderden verschillende soorten vaste activa opvolgen en vaak zelfs in real time.

Beheer van fysieke inventarisprocessen

Zoals we reeds aangaven, zijn 15 tot 30 procent van vaste activa reeds afgedankt, maar omdat ze slecht opgevolgd worden staan ze nog steeds op de balans. Omdat informatie soms over meerdere spreadsheets verdeeld zit, is het moeilijk om zulke fouten op te sporen. Software voor vaste activa biedt tools aan om afgedankte of overgedragen goederen samen te brengen. Zo zorgt u dat uw inventaris accuraat is en dat u het juiste bedrag betaalt voor verzekeringen.

Plannen en opvolgen van projecten voor beheer van vaste activa

Wanneer het tijd is om activa te vervangen of nieuwe af te schrijven, wilt u waarschijnlijk een planning opstellen voor het budget en andere middelen. Zeker wanneer u meerdere locaties hebt. Onderstaande functies binnen gespecialiseerde software laten u toe om activa op te volgen doorheen hun levenscyclus.

1. Het activum wordt ingepland van het budget voor aankoop tot ingebruikname.
2. Afschrijving wordt geautomatiseerd van zodra het activum verschuift van planning naar ingebruikname en doorheen de rest van zijn levensduur. De financiële aspecten hiervan kan u doorheen het jaar beheren.
3. U kan de fysieke locatie van een activum doorheen de levenscyclus beheren indien u verhuist of een nieuwe locatie toevoegt.
4. Robuuste en vaak zeer configureerbare rapporteringsmogelijkheden zorgen voor inzichten die u via een spreadsheet moeilijk kan verkrijgen (beeld u maar eens in hoeveel spreadsheets u er voor nodig zou hebben!).

Integratie met uw processen voor efficiënt beheer van vaste activa

Spreadsheet-formules kunnen plots niet meer werken wanneer ze worden doorgegeven onder collega’s. Foute cel-referenties kunnen daarnaast zorgen voor onnauwkeurige cijfers. Met vaste activa kunnen die foutjes al snel leiden tot grotere problemen. Wanneer u dat beheer bovendien integreert met de aankoop- en boekhoudsoftware van uw bedrijf voegt u een extra laag van controle en eenvoud toe. Iets wat u met spreadsheets niet zal kunnen. Aankoopgegevens worden automatisch van het ene proces in het andere geladen om menselijke fouten te vermijden en accuraatheid op elk punt te garanderen. U kan bijvoorbeeld zelfs een factuur aan één of meerdere nieuwe computers hangen. Een geïntegreerd rapporteringssysteem voor boekhouding en vaste activa maakt bovendien komaf met duplicaten of gegevensexports tussen systemen.

Dit kan bijzonder handig zijn in het geval van natuurrampen, inbraak of vandalisme. Het snel klaar hebben van informatie en eenvoudige opvolging kan het verzekeringsproces stroomlijnen.

Vaste activa zijn op het eerste gezicht complex. Ze zijn onderhevig aan een waaier van regels, wetgeving en afschrijfmethodes en zijn soms nog eens geografisch verspreid ook. Ze in het oog houden is dus sowieso al een uitdaging. En dan hebben we het nog niet over het kluwen van spreadsheets en informatiesilo’s. Er is echter een betere manier om ze te beheren, die kosten bespaart en de productiviteit verhoogt. Met een gestroomlijnd proces om vaste activa op te volgen en af te schrijven, worden activa een onopvallend deel van de organisatie dat eerder zorgt voor groei dan een obstakel te zijn.

Spreadsheets zijn nuttig, maar om uw activa bij te houden schieten ze al snel te kort. Op een bepaald moment is het beter om te investeren in toegewijde software die het proces kan stroomlijnen en meer. Zo krijgt u als bedrijf meer inzicht in uw vaste activa, verlaagt u de totale eigendomskosten en vereenvoudigt u tegelijkertijd uw operationele en financiële workflows.

Is uw organisatie al gemigreerd naar een digitaal systeem voor het beheer van uw vaste activa? Zo ja, wat is voor u het grote verschil? Zo niet, plant u dit te doen ergens in het komende jaar?