Hoe financiële teams vaarwel kunnen zeggen tegen manuele processen en hallo tegen automatisering

Besteedt je financieel team te veel tijd aan manuele processen?

Zou automatisering je meer tijd kunnen geven?

Als CFO of financieel manager, heeft je financieel team idealiter een strategische rol. Ze ondersteunen jou, de CEO en de leidende teams om cruciale bedrijfsbeslissingen te nemen die de toekomst vormgeven.

Maar wat als je de tijd niet hebt om dat noodzakelijke werk te doen?

Wat als je tien of meer dagen besteedt aan maandelijkse financiële afsluitingen, het evalueren en afstemmen van je gegevens?

Je hebt misschien een maand- of kwartaalafsluiting, of jaarlijkse audits om aan te pakken.

Voor de meeste bedrijven is er vandaag veel repetitief werk om door die cyclussen te raken vanwege tijdrovende manuele processen.

In dit artikel tonen we aan hoe jij en je financieel team vaarwel kunnen zeggen tegen die manuele processen met dank aan automatisering.

Dit behandelen we:

• Uitdagingen van manuele processen voor financiële teams
• Hoe spreadsheets het financieel afsluitingsproces vertragen
• Waarom automatisering de zaken kan versnellen
• Hoe automatisering invoeren voor financiële processen
• AI voorspelt de toekomst

Uitdagingen van manuele processen voor financiële teams

Processen beheren kan tijdrovend zijn voor financiële teams, zeker met het opmaken en verwerken van facturen, in de gaten houden van budgetten, en creëren van financiële rapporten.

Naarmate je bedrijf groeit en processen en rapportering complexer worden, is het normaal om ongelofelijk veel tijd te verspillen aan manuele data-invoer, tegendraadse spreadsheets en tijdrovende omwegen.

Hoe getalenteerd je financiële afdeling ook is, elk systeem dat steunt op het manueel invoeren van data vanop papier is traag en onderhevig aan menselijke fouten.

Elke keer een blad papier wordt doorgegeven, creëer je een kans om iets fout te lezen, het te misleggen of fout te begrijpen.

Voor een bedrijf dat 10.000 facturen per maand verwerkt, kan zelfs een minieme errormarge resulteren in grote verliezen.

Manuele verwerking leidt ook tot een gebrek aan controle en zichtbaarheid, waardoor je geen geïnformeerde beslissingen kan nemen om je team effectief te leiden. Zo ontstaat een omgeving die kwetsbaar is voor fraude.

Hoe spreadsheets het financieel afsluitingsproces vertragen

Spreadsheets zijn goedkoop en flexibel.

We weten allemaal hoe ze werken. En in veel gevallen kunnen ze echt nuttig zijn.

Een aanzienlijk probleem met spreadsheets is echter dat je berekeningen als formules moet ingeven. Je moet dus de correcte formule leren voor elke berekening die je nodig hebt.

En dat kan een groot probleem zijn wanneer het gaat om je financiële afsluitingsprocessen.

Hiervoor trainen kost tijd, en sommige gebruikers vinden het nog steeds een uitdaging.

Als je een formule of data foutief ingeeft in een cel, zullen alle berekeningen gelinkt met die cel ook fout zijn.

Grote spreadsheets kunnen onvermijdelijke input- of formulefouten bevatten. Die kunnen tijdrovend zijn om te vinden en leiden tot ernstige gevolgen als ze niet worden gecorrigeerd.

Je kan spreadsheet bovenop spreadsheet toevoegen naargelang je ze nodig hebt.

Maar naarmate je bedrijf groeit, zullen je werkboeken complexer worden. Dit leidt tot meer tijd verspild aan onderhoud.

Hoe complexer spreadsheets zijn, hoe moeilijker het kan zijn voor iemand om data te veranderen, bewerken en zelfs verwijderen.

Als je ze vergrendelt, verliezen ze die flexibiliteit waarvoor je ze in de eerste plaats bent beginnen gebruiken.

Waarom automatisering de zaken kan versnellen

Door automatisering te integreren in je financiële processen, kan je afsluitingsdagen aanzienlijk beperken, wendbaarheid verhogen, kosten verlagen, productiviteit verbeteren, vertragingen verminderen, fouten vermijden, en je team ten slotte meer tijd geven om te focussen op strategie, bedrijfsgroei en succes.

Automatisering kan de financiële afsluiting verminderen tot een meer doenbare drie tot vijf dagen en heeft het potentieel om helemaal van de afsluiting af te raken.

Op een dag in de toekomst kan je misschien alle processen binnen je financieel team volledig automatiseren. Automatisering maakt een toekomst mogelijk waar real-time data de nood aan afsluiting wegneemt – aangezien je altijd up-to-date bent.

Bedrijven die Software as a Service (SaaS) bieden en misschien alleen verlengingen op kwartaalbasis konden voorspellen, kunnen in real-time trends spotten en belangrijke wijzigingen signaleren.

Misschien wel het belangrijkste: routinetaken voor verzekering en boekhouding automatiseren, geeft je team tijd om te focussen op meer strategische activiteiten.

Hoe automatisering invoeren voor financiële processen

Als je van start wilt met automatisering, heb je hier enkele stappen die je misschien wilt nemen.

1. Begrijp wat soort automatisering je nodig hebt

Elk bedrijf is anders, en het is cruciaal om de beste waarde te krijgen. Het is essentieel om te begrijpen welk deel van je financiën het meeste uit automatisering kan halen.

Je kan bijvoorbeeld focussen op afstemming, wat veel tijd en middelen vraagt voor elk financieel kantoor.

Afstemming is een proces waarbij de invoer in het bankaccount moet overeenkomen met de relevante factuur in je systeem wanneer je een betaling ontvangt.

Waarom dit niet automatiseren?

Met bepaalde soorten software voor financieel beheer is het mogelijk om regels te creëren waarmee regelmatige betalingen automatisch gelinkt worden aan hun facturen.

Daarbovenop betekent artificiële intelligentie (AI) dat je eenmalige of anders discrete betalingen kan linken.

Natuurlijk zal iemand van je team nog steeds de afstemming moeten nakijken.

Toch is er een enorm verschil op vlak van tijd en werk tussen naar twee lijsten staren, dingen met elkaar verbinden, en simpelweg controleren of een bestaande afstemming correct is.

Automatisering kan je toelaten uittreksels van je financiële instellingen te importeren en ze automatisch afstemmen in enkele minuten wanneer je je cash beheert.

Je kan snel uitzonderingen spotten, bankfouten beheren, controleren op fraude, en nauwkeurige cashbalansen behouden.

2. Ontwikkel een business case

Als je kijkt naar automatisering binnen afdelingen, moet je je afvragen hoe economisch rendabel opportuniteiten zijn.

Je moet onderzoeken wat de return on investment zou zijn.

Betrek relevante stakeholders van de afdelingen in kwestie en probeer een business case te creëren.

3. Creëer draagvlak bij het management

Je moet rechtstreeks van de stakeholders informatie krijgen over wat ze begrijpen als het om automatisering gaat en hoe ze er voordeel uit zouden halen.

Jij en andere leidende teamleden moeten het breder bedrijf helpen begrijpen wat automatisering kan doen en hoe het hun werkleven makkelijker kan maken. Het laat hen focussen op meer cruciale, minder repetitieve taken.

4. Ondersteun IT in het opzetten van de systemen

Het IT-team kan technische expertise bieden om ervoor te zorgen dat de implementatie vlot en aan de juiste snelheid verloopt.

De technische leiding moet klein beginnen met automatisering. Laat het bedrijf wennen aan de technologie, en breid het uit wanneer men gewoon wordt aan de veranderingen.

Met de cloud kan je financieel team wendbaarder en sneller worden. Het wint aan efficiëntie dankzij de tijd die je bespaart door tijdrovende manuele taken weg te halen.

Om waarde uit automatisering te halen, zal het aan jou zijn om commerciële modellen te evalueren, de risico’s te bekijken, waarde te erkennen en te verklaren, en besturing en toezicht toe te passen.

5. Behaal resultaten

Maak een duidelijke automatisering-roadmap. Je zal nauw samen moeten werken met je mensen, die het gebruik van nieuwe technologie zullen aandrijven.

Met de geïnstalleerde technologie zal je je vooruitgang moeten meten. Stel een paar vragen aan je financieel team:

• Hoe gebruik je automatisering, en doe je het juist?
• Hoe effectief zijn je nieuwe processen?
• Leiden ze naar de verbeteringen op vlak van productiviteit en efficiëntie die je verwacht?
• Welke resultaten zie je met de nieuwe technologie?
• Hoe kan je bedrijfsstatistieken krijgen voor je voorgenomen doelen?

AI voorspelt de toekomst

Automatisering is een subcategorie van AI die vooraf geprogrammeerde regels volgt om processen uit te voeren.

We zullen waarschijnlijk meer geavanceerde vormen van AI zien in de toekomst naarmate systemen zelflerende capaciteit toepassen via machine learning.

In de toekomst zullen vooruitstrevende financiële teams datawetenschap en AI gebruiken om in de toekomst te kijken, met hulp van real-time inzichten en AI-gedreven prognoses.

Vandaag kan AI kleine bedrijven helpen ondersteunen met cashflowprognoses, terwijl, zoals gezegd, grotere SaaS-bedrijven in specifieke sectoren AI misschien gebruiken om verlengingen te voorspellen.

Leden van je financiële teams kunnen AI gebruiken om begrijpende patronen te bouwen, die transacties identificeren die door het bedrijf gaan en die niet overeenkomen met die patronen – in real-time.

Je team zal er vertrouwen in hebben wanneer ze 100.000 transacties per maand nakijken. Mensen kunnen dat niet allemaal manueel doen.

Aaron Harris, chief technology officer bij Sage, zegt: “De echte waarde in AI-gedreven prognoses is niet dat ze nauwkeuriger zijn dan mensen. De echte kracht is dat AI het non-stop kan doen, en vrijwel gratis.”