Hoe je het hoofd kan bieden aan financiële onzekerheid

In de wereld van vandaag, waarin iedereen met elkaar in verbinding staat, leiden onverwachte wereldgebeurtenissen tot nieuwe uitdagingen voor zowat elk type bedrijf. Een van de lastigste situaties is de onvoorspelbare impact op cashflow, wat financiële onzekerheid tot gevolg heeft.

In dit artikel delen we enkele tips om je te helpen door deze onzekerheid te navigeren en tonen we de beste manier om steeds succes te hebben: beter geïnformeerd zijn over je bedrijfsfinanciën.

Het volgende komt aan bod:

• De juiste mindset tijdens onzekere tijden
• Hoe kom je meer over je geld te weten
• Kan je prognoses maken tijdens onzekere tijden?
• Vijf tips om een basis aan kennis op te bouwen
• Conclusie

De juiste mindset tijdens onzekere tijden

Veel bedrijven baseren zich op wat er in het verleden gebeurd is om een idee te krijgen over de toekomst. Dit houdt in dat je naar historische trends en data moet kijken om stijgingen in de verkoopcijfers te kunnen voorspellen, of hoe bepaalde seizoenen de supply chain zullen beïnvloeden.

Verandering is echter onvermijdelijk. Deze vertrouwde patronen kunnen verbroken worden door dingen buiten je controle, zoals veranderingen binnen je industrie, onverwacht klantengedrag en nieuwe regelgeving.

Dus, wat kan je doen om je bedrijf financieel gezond te houden wanneer dat gebeurt? In plaats van naar het verleden te kijken om te voorspellen wat er zal gebeuren, gebruik je het verleden beter gewoon om ervoor te zorgen dat je beslissingen geïnformeerd zijn. Door te focussen op wat je kan weten – zoals hoe je bedrijf vroeger gepresteerd heeft op verschillende momenten – kan je meer controle krijgen over je financiële situatie en handelen met een positiever en zelfzekerder gevoel.

Hoe kom je meer over je geld te weten

Een overzicht krijgen over je financiële situatie geeft je een sterker begrip over hoe goed je bedrijf presteert. Daarvoor moet je in je cashflow duiken en nagaan hoe vroegere gebeurtenissen een invloed hebben gehad op hoeveel geld er op elk moment beschikbaar is.

Dat is belangrijk, zelfs in een voorspelbaar landschap, maar tijdens een gebeurtenis zoals een recessie wordt het essentieel. Op zulke momenten is de beschikbare geldreserve misschien beperkt, maar je hebt die nog steeds nodig voor het betalen van uitgaven, leningen en belastingen, en het aankopen van activa zoals voorraden en materialen. Zonder exact te weten hoeveel geld er voorhanden is, is het moeilijk om het gevoel te hebben dat je controle hebt.

Het helpt ook als je een beter begrip hebt van de krachten die je cashflow in grote mate bepalen. Bijvoorbeeld, wie zijn je beste klanten, hoe frequent kopen ze bij je aan en hoe lang duurt het normaal gezien alvorens ze betalen. Uit die zaken kan je afleiden waarom je cashflow in het verleden hoog of laag was.

Echter wanneer je een bedrijf runt, heb je geen tijd om alles op te nemen wat een accountant doet, gewoon om meer over je geld te weten te komen.

Gelukkig hoeft dat ook niet.

Bij zeer veel boekhoudsoftware zijn eenvoudige functies inbegrepen die je realtime, financiële inzichten geven, zowel als globaal overzicht of meer in detail. Om onzekerheid zoveel mogelijk tegen te gaan, heb je beide zaken nodig:

In je globaal overzicht wil je:

• De inkomsten en uitgaven meteen zien.
• Trends spotten.
• Onregelmatigheden opmerken (zoals openstaande vorderingen of niet-nagekomen betalingsverplichtingen).
• De topklanten markeren.
• Begrijpen wat de lopende BTW-schuld is.

In je gedetailleerd overzicht wil je:

• De individuele transacties zien waaruit de belangrijkste inzichten verkregen worden.
• Financiële rapporten bouwen, aanpassen en uitvoeren.
• Analyses voor rapportering opstellen.
• Specifieke bijstellingen doen aan de prognoses.
• De prestaties van huidige en vroegere periodes vergelijken.

Essentiële inzichten zoals cijfers over de verkoop- en aankooptotalen, trends en afwijkingen helpen je wendbaar te blijven op momenten waar je besluitvorming snel maar geïnformeerd moet zijn. Dat is vaker nodig tijdens onzekere tijden. Zeker volgend op een plotse ontwikkeling zoals een vertraging in de supply chain of een toename van de inflatie.

Maar er zijn ook momenten waarop je een diepgaander en meer specifiek begrip over je financiële positie nodig hebt.

Als je probeert een grote beslissing te maken met impact op lange termijn, dan zal je de data moeten gebruiken om af te leiden welke richting je best uitgaat. Dat kan gaan over de hoeveelheid cash die je ter beschikking hebt voor een bepaalde investering of over een analyse van de gebieden waarop je je uitgaven kan reduceren. Als je data in alle gevallen gepresenteerd worden op een begrijpelijke manier, zal je met vertrouwen beslissingen kunnen maken.

Met de voorgaande globale en gedetailleerde overzichten ben je goed gestart met de bouw van een stevige grondslag aan kennis. Die zal je helpen om met beide voeten op de grond te blijven wanneer er zich woelige omstandigheden en plotse marktverschuivingen voordoen.

Kan je prognoses maken tijdens onzekere tijden?

In meer consistente tijden, zijn deze kasstroominzichten geweldig voor prognoses en ook in onzekere tijden komen ze goed van pas.

Onthoud gewoon dat de nauwkeurigheid niet perfect is als je de projecties baseert op historische periodes die aanzienlijk verschillen van de huidige qua omstandigheden.

Dus, als het om een recessie gaat, maak je best een vergelijkende analyse met de voorgaande recessie in plaats van met de pandemie.

Vijf tips voor het opbouwen van een kennisbasis

Voorbereiding is de sleutel om te kunnen reageren als de zaken plots veranderen. Je zal snel moeten reageren, dus het is het beste om te blijven leren en minder te vertrouwen op dat buikgevoel voor grote beslissingen.

Hier zijn vijf tips die je helpen om zo goed mogelijk voorbereid te zijn:

1. Controleer de financiën regelmatig

Je doet dit waarschijnlijk al, maar het is nog belangrijker in onzekere tijden.

Controleer je financiële gezondheid op regelmatige tijdstippen nauwgezet, zodat je, wanneer je een beslissing moet nemen, weet welke acties commercieel haalbaar zijn.

2. Corrigeer snel

Als je financiële afwijkingen ziet, onderneem dan snel actie om ze te herstellen.

In tijden van onzekerheid kan wat gewoonlijk een beheersbare uitdaging is, zoals een piek in onbetaalde verkoopfacturen, zich snel opstapelen. Zeker wanneer dit gebeurt bovenop een andere onverwachte situatie zoals een snelle stijging van de energiekosten.

Los problemen dus vroegtijdig op om dit te voorkomen. Boekhoudsoftware kan je daarbij helpen.

3. Let op patronen en trends

Je kan veel leren over je kernactiviteiten als je hun financiële impact in de loop van de tijd bekijkt.

Ga in woelige tijden na of de maand wel verloopt zoals je verwacht, of dat er zich een afwijkende trend begint af te tekenen.

Dit zal je helpen om plannen voor te bereiden om komende uitdagingen beter aan te gaan.

4. Blijf op de hoogte van de wereld

Hoewel je je vooral focust op je bedrijfsfinanciën, moet je nog steeds op de hoogte blijven van wat er in de wereld gaande is. Blijf de vertrouwde kanalen waarmee je toegang krijgt tot de laatste industrie- en marktontwikkelingen, volgen.

Op deze manier zal je niets groots missen dat later een impact zou kunnen hebben.

5. Verwacht successen en missers

Als je een beslissing neemt en het niet volgens plan gaat, vergeet dan niet om jezelf wat ademruimte te geven. Aangezien er zoveel onvoorspelbare factoren zijn waarover je geen controle hebt, is het onvermijdelijk dat je zowel successen als tegenslagen zal kennen.

Blijf positief, leer eruit, en blijf zoveel als je kan beslissingen maken op basis van je inzichten.

Conclusie

Als je een eigen bedrijf runt, word je vroeg of laat geconfronteerd met enige financiële onzekerheid. Maar als ondernemer heb je hier ongetwijfeld al mee te maken gehad.

De afgelopen jaren waren pittig voor ondernemers, en hoewel het lijkt alsof er niets nog normaal is, helpt de juiste mentaliteit om het verschil te maken.

Richt je dus minder op onzichtbare krachten waar je weinig aan kan doen en wees extra waakzaam bij het zien en kennen van je eigen bedrijfsfinanciën.

Dat vermindert de onzekerheid en zorgt er op zijn minst voor dat je zo goed mogelijk voorbereid bent.

Met een stevige basis die door cijfers ondersteund wordt, zal je je kunnen aanpassen aan onvoorziene situaties. Daarnaast kijk je terug op een periode van onzekerheid die toch ook heeft geholpen bij de verdere ontwikkeling van je bedrijf.