Hoe bereid je je bedrijf voor op een economische crisis?

Sommige bedrijven waren zich reeds aan het voorbereiden op de gevolgen van een dalende vraag en snel stijgende kosten. In dit artikel onderzoeken we wat een recessie betekent voor bedrijven, hoe ze zich erop kunnen voorbereiden en hoe de crisis het hoofd kunnen bieden.

Welke topics komen er aan bod?

• Wat is een recessie?
• Hoe een recessie je bedrijf kan beïnvloeden
• 7 tips om je bedrijf voor te bereiden op een recessie
• Conclusie:  Zie een recessie als een kans

Wat is een recessie?

Normaal gezien groeit onze economie en worden we langzaamaan rijker naarmate de hoeveelheid goederen en diensten toenemen (ons BBP of Bruto Binnenlands Product). Als de waarde van onze goederen en diensten echter daalt (voor tweemaal drie maanden of twee kwartalen na elkaar), dan is er sprake van een recessie. Uit een recessie kunnen we logischerwijs afleiden dat onze economie er slecht aan toe is.

Hoe een recessie je bedrijf kan beïnvloeden

Een recessie is voor de meeste bedrijven geen goede zaak, hoewel er ook voorbeelden zijn van bedrijven die aan de negatieve effecten ontsnappen, en er sterker uitkomen.

Hoe een recessie je bedrijf beïnvloedt, hangt af van het soort product of dienst dat je verkoopt en hoe je in de behoeften van de klant voorziet. Klanten zullen bijvoorbeeld nog steeds voedsel en basisvoorzieningen kopen om te overleven, maar ze zullen sneller bezuinigen op goederen die ze niet per se nodig hebben en als luxe beschouwen. De kans is groot dat dat gevolgen heeft voor je bedrijf.

• Het zou kunnen dat je klanten minder zullen uitgeven, wat minder omzet en minder winst betekent.
• De cashflow kan negatief beïnvloed worden wanneer klanten en leveranciers moeilijkheden hebben om tijdig te betalen.
• Kredietverstrekkers kunnen spaarzamer te werk gaan, waardoor het moeilijker wordt om krediet te bekomen.

Of de economie er nu goed voor staat of niet; als je blijft doen wat in het verleden succes opleverde, kan je je bedrijf ondanks enige financiële tegenwind toch gezond houden. Er zijn echter ook bepaalde maatregelen die je kan nemen om je voor te bereiden op wat waarschijnlijk nog zal komen.

7 tips om je bedrijf klaar te stomen voor een recessie

1. Bouw kasreserves op en herbekijk je financieringsopties

Nu de inflatie nog steeds hoog is, probeer je de balans misschien te versterken. Het zou namelijk kunnen dat een gebrek aan kasreserves ertoe leidt dat je bedrijf tijdens een crisis wel enkele brandjes moet blussen.

In het algemeen is het verstandig om minstens 6 maanden bedrijfsuitgaven opzij te zetten zodat je je bedrijf operationeel kan houden tijdens een crisis. Daarnaast leg je best een kasreserve aan, omdat de verkoop snel kan stilvallen.

Nog een aantal tips:

• Bouw die kasreserve nu op. Wacht niet tot een recessie om je schulden af te lossen, want dan is het te laat.
• Als een klant al een schuld bij je heeft opgebouwd, kan hij die schuld misschien nooit meer kwijtraken. Dus is het nu tijd om te handelen.
• Als je je kasreserves hebt bekeken en denkt dat je in moeilijkheden zit, bekijk dan hoe je de schuld kan spreiden en uitstellen.
• Kijk naar opties zoals subsidies en leningen. Je kan ook factoring overwegen, waarbij je je geld onmiddellijk kan verdienen. Je verkoopt dan je facturen aan een factoringbedrijf, dat de openstaande bedragen in jouw plaats int en die vervolgens aan je overmaakt.
• Een andere manier om je kassaldo te verhogen, is door je inventaris aan te pakken en je voorraad zo snel mogelijk te verkopen.
• Leg niet te veel voorraad aan. Het kost je veel geld wanneer je een grote voorraad in het magazijn hebt staan en je verdient er niets aan.

2. Beheer de cashflow

In een recessie is het nog belangrijker om je cashflow onder controle te houden.

Eerst moet je je oninbare vorderingen afbetalen en ervoor zorgen dat je uitgaven kloppen. Dat is het financiële aspect dat de meeste bedrijven de das omdoet. Niet in staat zijn om personeel, leveranciers of partners te betalen is een stap in de richting van faillissement. Als je een manier kan vinden om te onderhandelen over een beter beheersbaar tijdschema, dan is dat allemaal ten goede.

In tijden van recessie wordt het moeilijker om geld dat je verschuldigd bent te innen. Praat dus met je klanten over deposito’s, zodat je in ieder geval gegarandeerd geld binnenkrijgt.

Voor je klant is het geen prioriteit om je te betalen wat ze verschuldigd zijn, totdat ze weer bij jou komen kopen. Je moet dat verhaal dus veranderen.

Stel dat je een product verkoopt voor 1000 euro. Zorg er dan voor dat je een deel van dat geld vooraf ontvangt, nog voor de bestelling geplaatst wordt. Op die manier is er een lager risico en worden de schulden niet groter. Spoor je klanten aan om op die manier te gaan werken.

Gebruik ook softwaretools die klanten een herinnering sturen. Die herinnering kan betrekking hebben op hun openstaande kosten, de einddatum om een factuur te betalen, of een melding die hen aanbeveelt om contact op te nemen wanneer ze problemen hebben.

Neem zelf initiatief. Ga niet zitten wachten tot iets vanzelf gebeurt. Dat is het beste wat je kan doen met betrekking tot debiteuren en crediteuren.

3. Kasstroomprognoses analyseren

Aangezien het waarschijnlijk is dat de verkoop tijdens een recessie daalt, is het aangeraden om cashflowprognoses te analyseren op basis van een reeks potentiële scenario’s – en voor elk scenario de verkoop in de komende 12 tot 24 maanden te voorspellen. Op zoek naar meer informatie over cashflow en software die die prognoses maakt? Bekijk dan ook ons artikel over hoe je jouw accountantskantoor laat groeien met adviesdiensten voor cashflow.

We kunnen bijvoorbeeld de verkoopvoorspellingen baseren op de slechtst mogelijke scenario’s, zoals een omzetdaling van 50% of 30%, enzovoort. Met deze voorspelling krijgen we een realistisch beeld over de toekomstige cashflow en bepalen we hoe we een duurzaam bedrijf kunnen runnen om een recessie te overleven.

4. Beheer je uitgaven

Als je cashflow nog niet op punt staat, zal het je verbazen hoeveel geld je kan vrijmaken wanneer je je uitgaven stroomlijnt en er opnieuw over onderhandelt. Het is in ieder geval belangrijk om ze onder controle te houden.

Je stelt jezelf best de volgende vragen:

• Is elke uitgave noodzakelijk?
• Wat zijn de must-haves?
• Zijn er niet-essentiele items die kunnen worden geëlimineerd of gepauzeerd?
• Ben je zeker dat je de meest concurrentiële prijs of leverancier te pakken hebt?

Het is dus een goed idee om je organisatie meer ‘lean’ te maken zodat je geen onnodige balast meezeult. Bekijk bijvoorbeeld alle softwareabonnementen en laat vallen wat overbodig is.

Hetzelfde geldt voor alles gaande van kantoorbenodigdheden en bedrijfsentertainment tot slecht presterende leveranciers.

Het is beter om je opzegtermijn te halen wanneer de zon nog schijnt, in plaats van het te moeten doen wanneer er een crisis voor de deur staat.

Energiekosten

Voor bedrijven is het bijzonder moeilijk omdat een recessie zich vaak voordoet op het moment dat de energierekeningen ook zeer hoog zijn. Gelukkig is er heel wat advies te vinden over hoe je bedrijf efficiënter met energie kan omgaan.

Om na te gaan waar je energie naartoe gaat, kan je ook altijd een energie-audit uitvoeren. Op die manier merk je op waar je mogelijk energie verspilt en kan je de nodige stappen zetten.

Wat je bijvoorbeeld kan doen:

• Meet op verschillende momenten van de dag je verbruik om een idee te krijgen van wanneer en waar je bedrijf de meeste energie verbruikt.
• Zie je trends of pieken in het energieverbruik?

Als je merkt dat je energierekening ’s nachts nog steeds hoog is hoewel er niemand op kantoor is, verspil je misschien energie aan computers die stand-by staan of verwarm je onnodig een leeg kantoor.

Door na te gaan hoeveel energie je verbruikt, wanneer en met welk doel je dat doet, kan je plannen maken voor verandering.

5. Houd werknemers op de hoogte en neem hun welzijn in acht

Overwegen om je personeelsbestand te verkleinen is normaal in tijden van recessie. Dit met het oog op lagere uitgaven. Dat is niet zonder risico, omdat je dan onderbemand kan zijn wanneer de crisis gepasseerd is. Het is beter om niet te panikeren, maar wel het moment om het leiderschap, de cultuur en de visie van je bedrijf te herzien.

Een recessie kan het moreel en de gezondheid van werknemers schaden, vooral als ze zich zorgen maken over hun baan, financiële zekerheid, de gevolgen voor hun gezin en een hogere werkdruk.

Je kan je werknemers op allerlei manieren steun bieden. Hetzij door regelmatig te communiceren, hetzij door praktische hulp te bieden zoals financiële steun of flexibele werkregelingen die stress verlagen.

Een recessie zou eigenlijk geen invloed mogen hebben op het verloop van personeel als je bedrijfscultuur goed is. Leiders moeten hun cultuur, indien nodig, aanpassen als ze het hoofd willen bieden aan toekomstige problemen.

Bedrijven moeten extra inspanningen leveren om kandidaten aan te trekken en te behouden als ze hun aanwervingsambities willen waarmaken, hun concurrenten voor willen blijven en de komende storm willen doorstaan

6. Communiceer met klanten

In een recessie is het belangrijker dan ooit dat je je klanten tevreden houdt.

Ook al bied je zeer goede producten en diensten aan, de reputatie van je bedrijf onderscheidt je van de massa en het overtuigt zelfs mensen om jou te kiezen in plaats van een concurrent.

Daarom moet een gerenommeerd bedrijf zo open en eerlijk mogelijk zijn. Communiceer duidelijk met klanten als bijvoorbeeld de verzending vertraagd is, zodat ze weten dat er mogelijk een probleem is.

Als er een productprobleem is waardoor artikelen teruggeroepen moeten worden, breng dan alle relevante klanten op de hoogte en verklaar hen de reden daarvoor. Als sommige diensten op bepaalde tijden en data niet mogelijk zijn, gebruik dan alle beschikbare kanalen om mensen hiervan op de hoogte te brengen. Het is gemakkelijker omdat op voorhand te doen, dan wanneer problemen de kop opsteken.

7. Zorg ervoor dat je activiteiten efficiënt, gestroomlijnd en wendbaar zijn

Zoek bij het opmaken van de balans naar manieren om de efficiëntie van je huidige team te maximaliseren. Dat loodst je niet alleen op korte termijn door een recessie, maar geeft ook een boost aan de groei op lange termijn.

Kijk hoe je tijd vrij kan maken die medewerkers vervolgens kunnen besteden aan bedrijf-kritische activiteiten. Die zijn nuttiger voor je organisatie dan de handmatige taken waar werknemers zich door moeten worstelen.

Hoe zit het dan met financiële kant?

Volgens onderzoek voert meer dan 68% van de crediteurenteams facturen handmatig in de boekhoudsoftware in. Tegelijkertijd besteedt 56% meer dan 10 uur per week aan het verwerken van facturen en betalingen aan leveranciers.

Eén manier waarop je de bedrijfsvoering kan transformeren en het inzicht en de controle op de financiën van je bedrijf kan vergroten, is door te kiezen voor automatisering. Dat kan bovendien de druk op je mensen verlichten en het helpt je toekomstige uitdagingen het hoofd te bieden.

Door de mindset te verschuiven van groei op korte termijn naar het maximaliseren van de efficiëntie, kunnen bedrijven een tijd van economische onzekerheid in hun voordeel gebruiken. Zo worden ze er productiever door, vergroten ze hun zichtbaarheid en controle en stomen ze zich klaar voor een schaalvergroting en toekomstige groei.

Conclusie: Zie een recessie als een kans

De corona-pandemie had een grote impact op de bedrijfswereld, maar een groot aantal bedrijven kon de controle behouden omdat ze zich hadden aangepast en nieuwe inkomstenbronnen hadden gecreëerd.

Zo is het altijd verstandig om extra producten en diensten aan te bieden als aanvulling op de bestaande. Nog een andere tactiek die je kan toepassen: herdefinieer de taken van je werknemers zodat je extra producten en diensten kan verkopen.

Hoewel het gemakkelijk is om de recessie te herinneren als een periode van kommer en kwel, kan je ook proberen om het minder negatief te zien. Zulke periodes zijn namelijk ook een opportuniteit om je bedrijfsoperaties te optimaliseren en je bedrijf te positioneren voor grotere successen op lange termijn.