Hoe u de personenbelasting minder stressvol maakt voor uw accountantskantoor

De periode van de personenbelastingaangifte, die voor accountants loopt tot de deadline eind oktober (in 2021 uitzonderlijk tot 8 november), is vaak een van de drukste en meest stressvolle tijden voor accountants. Rond die periode vallen naast de deadline van de personenbelasting (voor particulieren, zelfstandigen en ondernemers) namelijk ook deadlines voor de vennootschapsbelastingaangifte en btw-aangiften voor het derde kwartaal.

Er zijn veel zaken die u kunt doen om deze periode minder hectisch te maken en vlotter en efficiënter te laten verlopen voor uw accountantskantoor en uzelf.

We behandelen enkele essentiële tips voor u in dit diepgaand artikel.

Hier hebben we het over:

• Begin vroeg aan de personenbelasting
• Personenbelasting-stress om mee om te gaan
• Krijg uw klanten vroeg aan de slag
• Moedig uw klanten aan om boekhoudsoftware te gebruiken
• Stap over naar automatisering
• Beheer uw hulpbronnen
• Automatiseer communicatie
• Conclusie over het minder stressvol maken van de personenbelasting

Begin vroeg aan de personenbelasting

Klanten motiveren om vroeg te starten met hun belastingaangifte en een goede administratie bij te houden met behulp van een boekhoudsoftware, zal uw leven makkelijker maken. U kunt ook beheersoftware voor uw kantoor gebruiken om workflows bij te houden en andere processen te automatiseren.

Dit zal u helpen minder tijd te besteden aan handmatige taken, zoals het invoeren van gegevens vanop ontvangstbewijzen, en meer tijd aan diensten die waarde toevoegen voor uw klanten.

En het zal u minder gestresseerd doen voelen tijdens de belastingperiode en het afsluiten van het boekjaar.

U kunt misschien van de extra tijd gebruik maken om bepaalde klanten op de hoogte te brengen van eventuele administratieve veranderingen die wettelijk van hen verwacht zullen worden in de komende jaren – en om uw kantoor indien nodig voor te bereiden op wijzigingen in de wetgeving.

Personenbelasting-stress om mee om te gaan

Kmo’s vormden op 31 december 2020 met 225.900 ondernemingen zo’n 99,4% van de werkgevende ondernemingen in de privésector in België, volgens cijfers van de RSZ. Hiervan zijn er 189.521 micro-ondernemingen met minder dan 10 werknemers (83,9% van het totaal).

Voor zaakvoerders van micro-ondernemingen kan het in orde brengen van de belastingen een last zijn, bovenop de dagelijkse druk van het runnen van een bedrijf.

Tijd besteed aan het bijhouden van gegevens is ook tijd waarin ze niks verdienen, dus sommigen verzamelen en bezorgen de gegevens zo laat mogelijk aan hun accountant, en vaak ook op een ongeordende manier.

Dit legt een enorme druk op de fiscale teams van uw kantoor om documenten achterna te zitten, ze op orde te zetten en alles op tijd in te dienen voor uw klanten.

Caroline Miskin, manager van Tax Practitioner Support in het Institute of Chartered Accountants in England and Wales (ICAEW), zegt dat, naast de laattijdigheid van de klanten, het vaak een stressvolle periode is voor accountants vanwege de enorme hoeveelheid werk.

Desondanks hebben sommige accountantskantoren het proces helemaal onder controle dankzij systemen die ervoor zorgen dat alles ruim op tijd ingediend is.

Krijg uw klanten vroeg aan de slag

De eerste stap om dit te bereiken, is om u ver op voorhand voor te bereiden, zegt Miskin. Beoordeel uw processen vlak nadat de ene belastingperiode eindigt, en begin dan te plannen voor de volgende.

Analyseer wat goed ging, wat niet, en hoe u uw processen om informatie van klanten op te vragen en achterna te zitten kan aanpassen.

De meeste accountantskantoren gebruiken nu software om de belastingen in te dienen. Een goede beheersoftware voor uw kantoor is echter ook essentieel.

“We beginnen meer software te zien die informatieverzoeken automatiseert, via beveiligde gegevensuitwisselingen, en die late informatie achterna zit,” zegt Miskin. “Het toont u de status van elke taak op elk moment.”

Stel duidelijke verwachtingen en basisregels voor klanten en hou u eraan.

Soms is het instinct van accountants om erg meegaand te zijn met laattijdige klanten, aangezien zij de rekening betalen, zegt Miskin. Maar de kantoren die minder stress hebben, hebben klanten geleerd om informatie vroeg op te sturen en zijn niet van hun regels afgeweken.

Joanne Harris, technisch-commercieel manager bij boekhouddienst Optionis Group, zegt dat het motiveren van klanten om hun belastinggegevens vroeg te beginnen verzamelen, u de ruimte geeft om ze te controleren, nog eens te controleren, en fouten te vinden en recht te zetten voor de deadline.

Online boekhoudsoftware helpt u een heel eind op weg op vlak van informatie ordenen, opslaan en verzamelen die nodig is om jaarlijkse aangiftes in te dienen, voegt Harris toe. Ze raadt ook aan om beheer- of workflow-software te gebruiken om herinneringen in te stellen voor opvolgingen, zoals het aanpakken van klantenverzoeken.

Het resultaat is dat gekwalificeerde accountants, in plaats van tijd te verliezen aan activiteiten zoals het verzamelen van bonnetjes, meer waardevolle expertise en diensten zoals fiscale planning kunnen bieden aan klanten.

Moedig uw klanten aan om boekhoudsoftware te gebruiken

Alison Parsons, development manager voor Sage bij accountantskantoor Albert Goodman, zegt dat haar kantoor de vruchten plukt van een gezamenlijke inspanning om klanten de voordelen te tonen van boekhoudsoftware en bankafschriften in de cloud.

Digitaal boekhouden wordt in de toekomst waarschijnlijk een wettelijke vereiste voor veel eenmanszaken en eigenaars. Dit kan met boekhoudsoftware in de cloud of zelfs een spreadsheet met toevoeging van een overbruggingssoftware (alhoewel het nog niet duidelijk is hoe effectief dit zal zijn).

Met bankafschriften gekoppeld aan boekhoudsoftware in de cloud, kunnen klanten een kasboek voorleggen, in zijn simpelste vorm, dat up-to-date gehouden wordt en grotendeels automatisch wordt ingevuld door vooraf ingestelde regels, zegt ze. Dit bespaart de zaakvoerder tot 80% tijd aan het bijhouden van documenten.

“Het betekent ook dat we deze bedrijven nu kort na het einde van het boekjaar kunnen benaderen en een vroege raming van de belastingen kunnen geven, wat heel wat stress wegneemt voor de medewerkers en ook geweldig is voor de klant,” zegt Parsons.

“Intern deelt iedereen de taak van het bewaken van de voortgang van klantendeadlines, met partners, managers en fiscale medewerkers die regelmatig op de hoogte gebracht worden van belastingaangiften die voltooid zijn en degene die nog moeten binnenkomen.”

Iedereen wilt dit ook graag vooruit stuwen in een veel vroeger stadium dan de voorbije jaren, dus het merendeel van het werk voor de belastingaangifte is goed op weg in een vergevorderd stadium, zegt ze. Dit geeft het team meer tijd om te focussen op klanten die misschien meer hulp nodig hebben om hun documenten te vervolledigen.

“Door optimaal gebruik te maken van bankafschriften, regels, het vastleggen van facturen en automatische invoer, hebben we de tijd verminderd die we besteden aan het voorbereiden van basisdocumenten voor onze klanten, wat werknemers meer tijd geeft om cijfers en resultaten te analyseren en beoordelen,” zegt Parsons.

“Dit alles betekent dat we minder tijdsdruk op de medewerkers leggen en meer waarde aan de klant bieden. Bijvoorbeeld door KPI’s en beheerpakketten op maat te bieden als deel van onze diensten. Deze geven meer inzicht in hoe hun bedrijf presteert en een vroeg idee van zich ontwikkelende trends.”

“Het is belangrijk voor onze klanten om de best mogelijke waarde uit onze dienst te halen. Zoals veel beroepen, is accountancy een competitieve markt. Accountantskantoren die technologie niet optimaal benutten, lopen het risico om klanten te verliezen aan kantoren die meer waarde bieden.”

Stap over naar automatisering

Chris Smith, directeur van de personenbelasting bij accountantskantoor BKL, zegt dat het toenemend gebruik van robotgestuurde procesautomatisering (Robotic Process Automation of RPA) voor de personenbelastingaangifte bijzonder leuk is voor vooruitstrevende fiscale teams. Het kan zorgen voor meer controle en toegang, bijvoorbeeld rond inzendingen naar MyMinfin.

“Voor fiscale adviseurs verlaagt robotgestuurde procesautomatisering drastisch de gemiddelde tijd besteed aan een bestand, en tijd aan repetitieve taken die onze belastingkennis niet uitbreiden,” zegt hij.

“Het resultaat is een efficiëntere, minder stressvolle belastingperiode. Daarom is het de moeite waard om met uw IT-team te praten over RPA als u dat nog niet gedaan heeft.”

Smith zegt dat het cruciaal is om te weten welke uitdagingen eraan komen in de periode van de personenbelastingaangifte.

“Accountants kunnen vastgeroest raken in hun werkwijzen,” waarschuwt hij. “Ze gebruiken misschien oude software en hebben weinig interesse in updates. Misschien zijn ze bang om zich om te scholen met nieuwe tools.”

“Maar fiscale software wordt steeds slimmer. Veel software hebben workflows, automatiseringstools en links naar MyMinfin, dus u zou deze zaken ten volle moeten benutten.”

“U kunt deze gegevens ook volgend jaar gebruiken ter vergelijking, wat toekomstige belastingperiodes minder stressvol zal maken.”

“Als u niet open staat voor verandering, gaat de drukke periode net zo hectisch blijven als altijd – meer dan nodig is – en het serviceniveau kan eronder lijden.”

Naargelang de belastingen verder gedigitaliseerd worden, zal automatisering in de toekomst in veel gevallen van optioneel naar verplicht gaan. Door vroeg te automatiseren, leren accountantskantoren wat het best voor hen werkt en kunnen ze de technologie gebruiken om de piek van de werkdruk te verlagen tijdens de aangifteperiode.

Door op deze manier georganiseerd te zijn, voorkomt u last-minute paniek, wat meer risico op fouten veroorzaakt, gemiste planningsmogelijkheden, of een slechte klantenservice, zegt hij.

Catherine Livingstone, directeur van accountantskantoor Wylie & Bisset, moedigt haar zakelijke klanten aan om zo veel mogelijk te automatiseren.

“Er is nu software waarmee onze klanten van hun boekhouding een veel sneller en efficiënter proces kunnen maken. Boekhoudsoftware in de cloud heeft veel tools die het beheer makkelijker maken – bijvoorbeeld, u kunt rechtstreeks naar uw bank linken zodat transacties naar uw software gedownload worden.”

“Automatisering zorgt ook voor minder fouten en versnelt processen. Bovendien biedt de software up-to-date en accurate informatie, wat betekent dat we onze klanten het hele jaar door beter kunnen adviseren – niet alleen bij de jaarafsluiting – en dat ze betere beslissingen kunnen nemen.”

“De software kan bedrijven ook helpen met hun werking aangezien ze het onderweg en overal kunnen gebruiken, om onkosten vast te leggen of om te controleren of een klant hen betaald heeft.”

Beheer uw hulpbronnen

Jo Nockels, financieel controleur en senior commercieel manager bij accountancy-netwerk TaxAssist Accountants, zegt dat het essentieel is om uw hulpbronnen zorgvuldig te beheren tijdens de belastingaangifteperiode. Beheersoftware voor uw kantoor kan u hierbij helpen.

“Het geeft u een duidelijk beeld van alle taken die u moet volbrengen voor de deadline en hoelang ze zullen duren,” zegt ze. “Als u personeelsproblemen heeft, kunt u voorspellen hoelang de taken zullen duren en plannen om de nodige mensen te hebben, bijvoorbeeld door overuren of uitbesteding aan lokale boekhouders.”

Software om betaalbewijzen te verwerken is een andere nuttige applicatie, zegt Nockels. Ze voegt toe: “Door ze ofwel op te laden, een foto te nemen, te scannen of te e-mailen, kan de software de informatie op bonnetjes en verkoopfacturen van verschillende groottes in recordtijd vastleggen.”

“Deze gegevens worden rechtstreeks doorgeven aan boekhoudtools in de cloud. Dat is krachtig en het geeft klanten toegang tot real-time inzichten in hun bedrijf.”

Portalen om documenten uit te wisselen zijn ook geweldige tools, zegt ze.

“De post kan traag en onbetrouwbaar zijn, dus we beginnen portalen te gebruiken om beveiligde documenten uit te wisselen met klanten,” zegt Nockels. “Het is veilig en het geeft ons een controlespoor van documentoverdracht en goedkeuring.”

Automatiseer communicatie

Masum Ahmed, fiscaal partner bij McBrides Chartered Accountants, zegt dat communicatie van groot belang is om de periode voor de deadline minder stressvol te maken, en winstgevender en nuttiger voor klanten.

“Ons marketingteam communiceert hier uitstekend over, op verschillende manieren, waaronder via sociale mediacampagnes,” zegt hij. “Om de zes weken, vanaf februari, sturen we een herinnering naar klanten om hun informatie door te geven.”

“Het is essentieel om samen te werken met collega’s uit alle afdelingen, inclusief marketing en bedrijfsfinanciën. Collega’s zijn er goed in om de voordelen van vroegtijdig in te dienen te communiceren, net zoals de opportuniteiten voor fiscale planning.”

“Bijvoorbeeld, als we de belastingschuld vroeg in het jaar kennen, kunnen we de klant helpen zijn of haar schuld te veranderen met behulp van schenkingen, pensioenbijdragen en vermogensoverdrachten tussen echtgenoten.”

“We benadrukken dat hoe sneller klanten hun belastingaangifte voltooien, hoe meer tijd ze hebben om hun cashflow te budgetteren en te beheren.”

“Bovendien, als ze de belastingdienst te veel betaald hebben, is het interessant voor hen om hun belastingaangifte vroegtijdig in te dienen. Op momenten waarop de belastingdienst het minder druk heeft, zullen ze waarschijnlijk sneller een terugbetaling ontvangen.”

“We herinneren klanten er vaak aan dat het beter is om dit vroeger in het jaar te ontvangen – in plaats van een vroeg kerstcadeau, is het dan eerder geld voor een zomervakantie. Deze voordelen delen maakt een groot verschil voor de workflow.”

McBride moedigt klanten ook aan om hun aangiftegegevens doorheen het jaar te verzamelen, zodat ze er snel toegang toe hebben. Het bedrijf communiceert over hoe makkelijk het nu is om technologie te gebruiken en de cloud te omarmen.

“De voorbije jaren hebben we klanten aangemoedigd om software te omarmen om de zaken vlotter te laten verlopen voor iedereen,” zegt Ahmed. “Het heeft zijn voordelen dat de klant zijn data beter bijhoudt en zich niet moet opjagen om verdwaalde bonnetjes te vinden op het laatste moment.”

Conclusie over het minder stressvol maken van de personenbelasting

De enorme hoeveelheid werk en de neiging van klanten om gegevens laat door te sturen, zorgen ervoor dat veel accountantskantoren de periode voor de deadline nog steeds hectisch en stressvol vinden.

Voeg daar eventuele wettelijke wijzigingen aan toe en andere dringende taken, en het is begrijpelijk dat accountants hun stressgehalte voelen stijgen.

Sommigen behalen nu echter een voorsprong, dankzij betere processen en het omarmen van verbeteringen in boekhoud- en beheersoftware.

Vroeg starten is essentieel, net zoals het tijdig en regelmatig evalueren van uw processen. Communiceren met klanten is ook van groot belang en wordt makkelijker gemaakt door technologische verbeteringen.

Als u deze veranderingen omarmt, zou de personenbelasting geen last meer mogen zijn. Met fijn afgestemde processen en technologie, rondt u de periode misschien zelfs af met een lager stressgehalte dan ooit tevoren.