Wanneer huur je een accountant in zodat je je kan focussen op de groei van je bedrijf?

Het parcours van een ondernemer kan op talloze manieren beginnen. Je kan een gat in de markt zien, een aanpak vinden om je knowhow te gelde te maken, een oplossing hebben voor een probleem waar mensen voor willen betalen. Een eigen bedrijf starten kan je de vrijheid geven om te doen wat je altijd al had gewild.

Maar als je wil slagen, moet je ook de financiële kant goed in het oog houden. Je kan dat natuurlijk zelf leren, maar de opvolging van je financiën neemt tijd, aandacht en energie weg van de reden waarvoor je in de eerste plaats je bedrijf hebt opgericht. Dat kan leiden tot slechte beslissingen, een burn-out of zelfs het verlies van je oorspronkelijke passie.

De oplossing is eenvoudig: een accountant. In dit artikel bespreken we wat je moet weten over het inhuren van een accountant of een boekhouder en wanneer je dat moet doen, zodat je bij je zoektocht naar ondersteuning een weloverwogen beslissing neemt. Met onder meer:

Moet ik een accountant inhuren?

Wat doet een accountant precies?

Hoe engageer ik een accountant in 5 stappen?

Wanneer moet je je accountant om hulp vragen?

Slotopmerkingen

Download je gratis toolkit voor kleine bedrijven: een gids, een template voor een ondernemingsplan en een template voor je cashflowprognose, zodat je je bedrijf optimaal kan beheren.

Moet ik een accountant inhuren?

Als ondernemer kan het verleidelijk zijn om alles zelf te doen. Maar als het om bedrijfsfinanciën gaat, is dat misschien niet de beste aanpak. Zoek uit in hoeverre je baat hebt bij een accountant, en dat hangt af van:

• Wat je bedrijf doet
• Je voorkeur over welke rol je wil hebben
• Je eigen kennis en vaardigheden
• De omvang van je bedrijf
• De hoeveelheid werk

Als de kosten voor een accountant je afschrikken, bekijk je bedrijf dan als een weegschaal. Aan de linkerkant zie je de kosten als je zelf de boekhouding doet. Om die kosten te berekenen, tel je op hoeveel uur je per maand besteedt aan financiële taken. Herbereken je persoonlijke inkomsten naar een geschat uurloon en vermenigvuldig dat cijfer om uit te maken hoeveel de boekhouding je bedrijf elke maand kost.

Aan de rechterkant staan de kosten van een accountant of boekhouder. Om dat te berekenen, doe je wat onderzoek naar de gemiddelde uurtarieven voor accountants in je omgeving. Hou er rekening mee dat dat een conservatieve schatting zal zijn, aangezien een accountant in hetzelfde aantal uren meer gedaan krijgt, en volgens een hogere standaard bovendien. Veel accountants rekenen ook niet per uur.

Slaat de weegschaal door naar links, dan is het financieel gezien zinvol om een accountant in te huren. Maar er zijn nog andere overwegingen:

• Je maakt ruimte in je hoofd vrij voor taken met een hogere toegevoegde waarde, zoals groeistrategieën creëren, leiding geven en strategische beslissingen nemen.
• Accountants maken minder fouten dan jij. Met hun kennis van de financiële regelgeving zorgen ze ervoor dat je vanuit juridisch oogpunt alles goed doet. Je krijgt inzichten en advies die verder gaan dan het lopend financieel beheer.
• Je beleeft meer plezier aan je rol door je te richten op dat waar je goed in bent: je bedrijf laten groeien.

Dat is waarschijnlijk de situatie waarin je je nu bevindt. Maar in sommige gevallen slaat de weegschaal door naar rechts. Dat is meestal het geval als je een klein bedrijf hebt, met heel weinig transacties en maar weinig financiële gegevens om te analyseren. Is dat het geval, dan krijg je nog altijd de bovenstaande voordelen als je een accountant inhuurt, maar het zal je bedrijf geld kosten.

Besluit je om je boekhouding zelf te doen, vergeet dan niet om de weegschaal in gedachten te houden. Naarmate je bedrijf groeit, zal de vraag naar boekhouding en financiële planning toenemen. Uiteindelijk kom je op een omslagpunt terecht waar de kosten voor het inhuren van hulp niet meer opwegen tegen de kost van jouw tijd en aandacht.

Wat doet een accountant precies?

Laat ons ervan uitgaan dat je een accountant wil inhuren. Voor je dat doet, moet je weten waarmee accountants je precies kunnen helpen. Dit zijn de belangrijkste diensten die accountants leveren:

• Al je financiële rekeningen en transacties controleren
• De boekhouding voeren (die taak kan je ook apart inhuren)
• Budgetprognoses opstellen
• Regelmatig financiële rapporten opstellen
• Je belastingen berekenen en belastingaangifte neerleggen
• Crediteuren (wat je schuldig bent) en debiteuren (wat anderen je schuldig zijn) op elkaar afstemmen
• Je bedrijfsplannen analyseren en financieel advies geven
• Insolventieproblemen afhandelen
• Helpen om te voldoen aan financiële regelgeving
• Helpen bij de implementatie van systemen en software die je tijd kunnen besparen
• Trends en patronen in je financiën opsporen zodat je betere beslissingen kan nemen
• Advies en begeleiding bieden om je cashpositie te beschermen.

Zoals je ziet, gaat het niet alleen om de cijfers en de afhandeling van belastingen (wat ook van vitaal belang is). Steeds meer accountants ontpoppen zich tot bedrijfsadviseurs die je helpen om waarde te halen uit je financiële gegevens.

Download je gratis toolkit voor kleine bedrijven: een gids, een template voor een ondernemingsplan en een template voor cashflowprognoses, zodat je je bedrijf effectief beheert.

Hoe engageer ik een accountant in 5 stappen?

Een accountant vinden en inhuren kan intimiderend zijn als je niet weet wat je moet doen. Laat je niet tegenhouden of afschrikken, maar deel het proces op in deze vijf stappen:

1. Bepaal je behoeften

Baseer je op de financiële kosten, je eigen mogelijkheden en persoonlijke voorkeur om de verantwoordelijkheden te verdelen: wat wil je door een accountant laten doen en wat wil je zelf doen?

Denk terug aan de weegschaal. Als je nog aan het begin van je groeiproces staat en je je zorgen maakt over de naleving van de regels, heb je misschien alleen een boekhouder nodig om je belastingen te doen. Maar als je een grote hoeveelheid financiële gegevens hebt die je kan gebruiken om belangrijke strategische beslissingen te nemen, huur je misschien beter een accountantskantoor in. Een andere optie is om zelf een fulltime accountant in dienst te nemen.

2. Zoek uit of je een fulltime of parttime accountant nodig hebt

Als je iemand inhuurt, probeer dan in te schatten of het een fulltime of parttime contract moet zijn. Hou er rekening mee dat de hoeveelheid werk die een accountant binnen die uren kan doen, varieert. Dat hangt af van de verantwoordelijkheden, de hoeveelheid transacties en financiële gegevens, en eventuele specialistische vaardigheden.

Als je het werk uitbesteedt, zal je merken dat sommige accountants en praktijken per uur rekenen (hoewel velen overstappen op een zogenaamd value-based prijszetting met een vaste prijs voor elk onderdeel van de dienstverlening). Het loont dus nog altijd om uit te maken hoeveel tijd de functie in beslag zal nemen.

3. Plaats een vacature of zoek een accountantspraktijk

Als je eenmaal weet welke diensten je nodig hebt en hoeveel tijd dat ongeveer zal kosten, is het tijd om een vacature te plaatsen. Stel voor interne aanwervingen een aantal vacatures op en maak indien nodig gebruik van een gespecialiseerd wervingsbureau.

Weet je niet zeker hoeveel ondersteuning je nodig hebt, wees daar dan eerlijk over. Anders moet je sollicitatiegesprekken doen met kandidaten die op zoek zijn naar andere opportuniteiten, en dat is een verspilling van tijd.

Als je de functie uitbesteedt, ga dan te rade bij mensen uit je zakelijke netwerk en vraag om aanbevelingen. Zoek uit wie ze voor welke diensten gebruiken en ga na of ze hen zouden aanbevelen. Als een van je contacten in het verleden van accountant is veranderd, vraag dan waarom en probeer een idee te krijgen van de mogelijke uitdagingen. Je kan ook een gids van accountants en boekhouders gebruiken om gemakkelijk een accountant te vinden die je helpt met je financiële behoeften.

Een ander idee is om je sociale netwerk te gebruiken om de opportuniteit te delen via hashtags. Je zult reacties krijgen van mensen met wie je al dan niet een band hebt. Wie de moeite doet om een accountant aan te bevelen, heeft er waarschijnlijk goede ervaringen mee.

4. Stel de juiste vragen

Of het nu gaat om een interne of externe aanwerving, denk goed na over wat je de kandidaten gaat vragen. Bedenk waar je de meeste ondersteuning nodig hebt en vraag de accountants naar soortgelijk werk dat ze in het verleden hebben gedaan. Het is handig als ze al eerder met klanten in jouw branche hebben gewerkt, omdat ze dan weten hoe jouw type bedrijf werkt en wat de meest voorkomende financiële problemen zijn.

Andere vragen die je misschien wil stellen zijn:

• Welke software gebruik je?
• Wat is jullie prijsstructuur?
• Wat zijn jullie specialismen?
• Hoe communiceer je het liefst?
• Hoe vaak vergader je?

Je relatie met een accountant wordt een van de belangrijkste van je bedrijf, dus stel ook andere vragen waaruit je opmaakt hoe goed ze bij je passen.

5. Werk je accountant in

Zodra je de accountant of de accountantspraktijk hebt gekozen, kan je beginnen met het inwerkingsproces.

Als het om een praktijk gaat, zullen zij de leiding nemen en waarschijnlijk hun eigen proces hebben. Iedereen doet het anders, maar ze hebben allemaal toegang nodig tot je zakelijke bankrekeningen en financiële gegevens. Zelfs als zij het inwerkproces leiden, heb je nog altijd de verantwoordelijkheid om alles zo soepel mogelijk te laten verlopen. Doe er niet te lang over om hen op de hoogte te brengen van wat ze nodig hebben, want dat vertraagt alleen maar het moment waarop ze aan de slag kunnen.

Gaat het om een interne medewerker, dan ligt het inwerkingsproces bij jou, net als bij elke andere functie. Hij of zij heeft nog altijd toegang nodig tot de boekhouding en administratie, maar je wil je gebruikelijke normen handhaven en ervoor zorgen dat hij of zij zich welkom voelt in het bedrijf. Net als bij het inhuren van een kantoor moet je prioriteit geven aan wat je medewerker nodig heeft, zodat die meteen aan de slag kan.

Wanneer moet je je accountant om hulp vragen?

Als de financiën van je bedrijf in goede handen zijn, kan je eindelijk meer energie steken in wat je leuk vindt. Maar er zullen altijd momenten zijn waarop je wat extra begeleiding nodig hebt die verder gaat dan de diensten waarvoor je je accountant in eerste instantie hebt ingehuurd.

In deze zes situaties kan je je zeker tot je accountant wenden:

1. Instappen in een franchise

Eigenaars van een franchise hebben te maken met andere financiële uitdagingen dan gewone bedrijfseigenaars. De overheadkosten zijn hoger en je hebt minder vrijheid wat geld betreft, maar je krijgt ook meer ondersteuning op het gebied van marketing, verkoop en bevoorrading. De details hangen af van de moederfranchise en liggen contractueel vast.

Een accountant helpt je om de voorwaarden te begrijpen en de implicaties door te nemen van elke beslissing die je neemt. Hij of zij kan je ook helpen om meer te weten te komen over de financiën van het bedrijf en continu advies geven over dit type bedrijfsvoering.

2. Een bedrijf kopen of verkopen

Of je nu een bedrijf koopt of overneemt, de deskundige begeleiding van je accountant is essentieel. Je hebt iemand nodig die de boekhouding van het bedrijf onderzoekt en eventuele alarmbellen aankaart. Accountants brengen dingen aan het licht zoals de schulden van het bedrijf, welke activa het bezit en wat het precies is waarvoor je betaalt. Ze kunnen je ook begeleiden bij de onderhandelingen.

Als je je bedrijf verkoopt, zal de koper dezelfde due diligence willen doen. Je hebt je accountant dus nodig om ervoor te zorgen dat alles in orde is. Hij of zij kan de administratie die je hebt bijgehouden gebruiken om het bedrijf zo goed mogelijk te presenteren aan potentiële kopers. Tijdens het verkoopproces werkt je accountant samen met de accountant van het kopende bedrijf om ervoor te zorgen dat alles juridisch in orde is en om je te helpen de deal zo te structureren dat je na aftrek van belastingen zo veel mogelijk geld overhoudt.

3. Als je een groeipiek bereikt

Groei komt met de tijd, maar is niet altijd geleidelijk. Je bedrijf kan een plotselinge piek hebben – misschien heb je een groot project binnengehaald, moet je snel een team aanwerven of gaat een product viraal.

Accountants zorgen ervoor dat je beslissingen financieel gezond zijn. Ze helpen je bij nieuwe financiële zaken die aandacht nodig hebben, zoals de opening van een nieuw kantoor, de inkoop van materialen op volume of de betaling van meer lonen. Zo kan jij je richten op de groei terwijl je bedrijfsbeslissingen onderbouwd blijven dankzij de analyse van het nieuwe financiële plaatje van je bedrijf.

4. Als je juridische zaken moet regelen

Het is altijd een goed idee om deskundige begeleiding te vragen om te voldoen aan regelgeving. Als bedrijfseigenaar zal het vaak voorkomen dat je wettelijk verplicht bent om te handelen. Je belastingen betalen is een duidelijk voorbeeld, maar het gaat ook om je bedrijfsadministratie, sectorspecifieke voorschriften, het toekennen van aandelen, loonverantwoordelijkheden en nog veel meer. Je accountant heeft ervaring op al die gebieden en zorgt ervoor dat alles correct gebeurt. Dat geeft je niet alleen gemoedsrust, maar minimaliseert ook de kans op dure boetes of rechtszaken.

5. Voorbereiding op een audit

Nu we het toch over juridische zaken hebben: het helpt om een accountant te hebben als je je ooit moet voorbereiden op een audit. In dat geval is het zijn rol om het belastingonderzoek te faciliteren. Wie doet dat beter dan iemand die je bedrijf door en door kent? Je accountant helpt je niet alleen bij de voorbereiding van een audit, maar zorgt er ook voor dat je alles doet wat wettelijk verplicht is na de audit, wanneer je bedrijf waarschijnlijk nauwlettend in de gaten zal worden gehouden.

6. Een zakelijke lening of krediet aanvragen

Als je een grote som geld wil lenen, moet je de bank (of andere geldschieter) ervan overtuigen dat je in staat bent om het geld terug te betalen. Hier helpt je accountant je door je aanvraag te stofferen met een aantal overtuigende feiten en cijfers. Weet je het niet zeker, dan kan hij of zij je ook adviseren over de beste financieringsbron en een deal vinden die het best past bij je huidige financiële situatie.

Slotopmerkingen

Niet elk klein bedrijf heeft een accountant nodig. Maar de meeste hebben er enorm veel baat bij. Als je te veel van je kostbare tijd besteedt aan financiële taken in plaats van je bedrijfsvoering, loop je het risico dat de passie verdwijnt. Door je financiën in bekwame handen te geven, kan je je richten op de redenen waarom je in de eerste plaats een bedrijf bent begonnen. Dat is hoogstwaarschijnlijk efficiënter dan alles zelf proberen af te handelen en het geeft je de gemoedsrust dat je bedrijf aan zijn wettelijke verplichtingen voldoet.

Weet je toch niet zeker of je een accountant moet inhuren, kijk dan nog eens naar de weegschaal. Sta je al op het omslagpunt?