Hoe zorgt u voor minder administratie op uw boekhoudkantoor?

De administratieve last tot het noodzakelijke minimum beperken is voor elk bedrijf een uitdaging. Boekhoudkantoren zijn op dat vlak geen uitzondering. U wilt zich concentreren op het aantrekken van nieuwe klanten, u wilt uw huidige klanten beter van dienst zijn en u wilt uw bedrijf laten groeien. In dit artikel geven we u enkele tips mee die u zullen helpen om uw administratie onder controle te houden.

De tijd die aan administratie wordt besteed

Wist u dat bedrijven gemiddeld 120 dagen spenderen aan het beheren van hun administratie? Inderdaad, dat is meer dan een derde van een jaar als de vakanties niet worden meegeteld. Veel te veel dus. Hoe sneller u de administratieve taken heeft uitgevoerd, hoe meer tijd u kunt investeren in de groei van uw bedrijf.

De grote paradox hier is dat, hoe efficiënt we onszelf ook vinden, we minder productief zijn dan 20 jaar geleden, en dat terwijl er nu veel meer manieren bestaan om de administratie efficiënt te beheren. Hieronder vindt u enkele tips die u kunnen helpen.

Automatiseer klantenopvolging

1. Spendeer elke ochtend ongeveer 30 minuten aan het beantwoorden en het sorteren van inkomende e-mails in categorieën als ‘to do’, ‘informatie om eens door te nemen’, enzovoort. Dat voorkomt dat u gedurende de hele dag uw werk constant moet onderbreken om een mailtje te beantwoorden.
2. Daarnaast kunt u ook de procedures automatiseren die moeten worden opgestart bij het binnenhalen van een nieuwe klant.
3. Voor de regelmatig terugkomende e-mails kunt u templates klaarzetten die u met één klik op de knop verstuurt.
4. Zorg er ook voor dat u een systeem uitwerkt om klanten te herinneren aan bepaalde informatie die ze u nog moeten bezorgen.

Plan uw administratieve taken in

Uw administratieve taken goed inplannen is misschien wel het allerbelangrijkst. Voorzie een vast moment voor administratie, zodat u deze taken niet op de lange baan schuift. Uiteindelijk moet u ze toch uitvoeren, ervan weglopen heeft dan ook geen enkele zin. Voorzie bijvoorbeeld een halfuurtje per dag om mails te sorteren, inkomende facturen te verwerken of rekeningen te betalen. Dat helpt u al een eindje op weg.

Gebruik software om uw administratie te beheren

Er zijn voldoende softwareprogramma’s en apps voorhanden om een groot deel van de administratie te automatiseren. Denk maar aan apps die de productiviteit bevorderen of boekhoudsoftware in de cloud. Dat laatste helpt om vlot in contact te blijven met uw klanten. Klanten hebben namelijk soms zo veel werk dat ze vergeten om u de informatie te bezorgen die u nodig heeft. Door hen vanuit de software automatisch een berichtje te sturen op een bepaalde dag, spaart u heel wat tijd en voorkomt u problemen.

Verlies ook het volledige plaatje niet uit het oog. Door gebruik te maken van software kunt u eenvoudig zien hoeveel tijd u spendeerde per klant en per dag, week, maand of jaar. Zo ziet u in een oogopslag in welke klanten u misschien te veel tijd investeert en in welke klanten te weinig.

Slotwoord

Er is vandaag de dag geen enkel excuus om administratie te laten liggen. Maak er regelmatig tijd voor en gebruik de vele mogelijkheden die er zijn inzake software of apps. Het lijkt voor u minder nuttig dan het binnenhalen van nieuwe klanten, maar als uw administratie niet op punt staat, dan is de kans groot dat uw klanten op een dag ontevreden zijn en een ander boekhoudkantoor contacteren.