Tools om het beslissingsproces te ondersteunen

Zeker in bijzonder concurrentiële markten is ondersteuning bij het beslissingsproces een prioriteit voor ondernemingen. Ze moeten weten naar welke klanten ze zich beter richten, aan welke producten ze moeten innoveren en in welke activiteiten diversifiëren.

Heel hun ontwikkelingsstrategie hangt af van de antwoorden op deze vragen. Gelukkig bestaan er managementtools om het beslissingsproces te ondersteunen. Oorspronkelijk werden die vooral gebruikt in de boekhouding en intussen worden ze geleidelijk meer toegepast op klantenrelaties, HR en logistiek.

Rapporteren

De meeste bedrijven rapporteren al heel lang en gebruiken hiervoor traditioneel alleen spreadsheets zoals Excel. Dat neemt veel tijd in beslag neemt en vraagt veel manuele arbeid. Het beheer ervan is echter niet altijd duidelijk, de mogelijkheden qua grafische weergave zijn beperkt en voor grondige verwerking van gegevens is technische kennis vereist die vaak moeilijk te vinden is.

Inmiddels bestaat er complementaire software. Op basis van Excel versnellen die het ophalen van gegevens, het vullen van Office spreadsheets, validering, aanmaak van dynamische draaitabellen, enzovoort.

Andere hiaten werden ook opgevuld met mogelijkheden voor grafische visualisaties zoals analoge “benzinemeters” of niveau-indicatoren.

Business Intelligence

Opgekomen in de late jaren ‘70 en lang gereserveerd voor grote multinationals is business intelligence inmiddels grotendeels gedemocratiseerd.

Wat is het principe ervan? Het gaat over de installatie van een digitaal systeem dat gegevens uit zowat alle informatiebronnen binnen een bedrijf analyseert, synthetiseert en verwerkt. Naast gegevens uit software voor kasbeheer, HR en integrale logistiek, verwerkt BI bijvoorbeeld ook databases van klanten en leveranciers.

De verwerking verloopt als volgt:

• Het uitlezen van grote hoeveelheden gegevens in verschillende gegevensformaten, via een ETL-procedure (Extract, Transform, Load). Daarin worden de gegevens geconsolideerd, eventuele dubbele gegevens gewist en klaargezet om over te brengen.
• Opslag in een “magazijn”, het fameuze datawarehouse.
• Gegevensdistributie op aanvraag, inclusief complexe verwerking: prognoses, multidimensionale analyse (op omzet, type klant, type product,…).

Bedrijven kunnen hun business intelligence ook outsourcen, in de cloud of via een SaaS-model, door gebruik te maken van internettechnologie voor een optimale weergave zoals HTML5 of grafische interfaces op basis van JavaScript en AJAX.

Drie concrete bijdragen

Indien goed uitgedacht en goed gebruikt, kunnen deze twee beheerinstrumenten de besluitvorming ondersteunen. Hun bijdrage is voelbaar op drie niveaus.

1. De ondernemingsgegevens kunnen worden gebruikt in realtime. De analyse van de status van de onderneming (budget, prognoses, bestellingen,…) is dan heel precies. Het is mogelijk om aan beslissers (CEO, verkoopmanagement,…) actuele informatie te verstrekken op elk moment. Voor prognoses of bij onderhandelingen is die betrouwbaarheid een belangrijk pluspunt.
2. De indicatoren zijn er in gebruiksvriendelijke formaten: dashboards, grafieken, rapporten die men gemakkelijk en intuïtief kan interpreteren. Ze zijn interactief en bovenal toegankelijk buiten het bedrijf of op verplaatsing via een tablet of een smartphone.
3. Omdat ze gemakkelijk kunnen gedeeld worden, faciliteren BI en rapporteringstools de samenwerking aan projecten. In 70% van de bedrijven die BI en rapportering implementeren, ontstaan samenwerkingen tussen afdelingen, tegenover 21% die geen BI gebruiken (bron: Aberdeen Group, 2014). Het genereren van multidisciplinaire gegevens resulteert in een grotere respons op verzoeken van klanten, of voor een grotere zekerheid bij het opstellen van bestekken.