Vroeger verzamelde het financiële departement in een bedrijf informatie om aan het einde van een bepaalde periode (maand, kwartaal, jaar) een rapport op te maken met essentiële cijfers als omzet, winst en verlies.
Vandaag de dag genereren en verzamelen bedrijven op elk moment informatie. Via verschillende dashboards hebben ze op die manier meteen zicht op de stand van zaken.
Helaas zijn er nog heel wat bedrijven die alleen periodiek rapporteren. Daardoor kunnen ze pas ingrijpen als het al te laat is en missen ze kansen om onmiddellijk actie te ondernemen.Dataproblemen bij periodiek rapporteren
Naar aanleiding van een Sage-onderzoek verklaart 86% van de bedrijfsleiders dat een gebrek aan samenwerking of communicatie problemen veroorzaakt.
Om een compleet beeld te krijgen van iets, moeten ze ten minste met vijf verschillende personen spreken.
Iets gelijkaardigs ontstaat bij het aanmaken van traditionele rapporten. Dit zijn de drie grootste problemen die voorkomen bij bedrijven die alleen periodiek rapporteren.
- Informatie is niet up-to-date
Informatie die wordt gebruikt op de dag dat een rapport moet worden voorgelegd is up-to-date. Als het rapport later nog wordt gebruikt, is de informatie eigenlijk al verouderd.
Als de financiële dienst in een bedrijf eerst de informatie vanop verschillende afdelingen moet verzamelen alvorens ze het rapport kunnen opmaken, kan het dagen of weken duren om dit in orde te brengen. Tegen de tijd dat de leidinggevenden het rapport bekijken, is het rapport al hopeloos verouderd. Dit dwingt hen om te handelen op basis van oude informatie in plaats van op realtime inzichten. Zo zijn beslissingen gebaseerd op veronderstellingen en niet op wat er momenteel gebeurt. Hoe verser de inzichten, hoe groter de kans dat bedrijfsleiders de juiste beslissingen nemen.
- Informatie is gefragmenteerd
Aangezien data afkomstig zijn van verschillende departementen, is het vrij onwaarschijnlijk dat alle data met elkaar matchen. De verkoopafdeling kan bijvoorbeeld informatie verzamelen over de meest recente periode, maar de productie van die verkochte goederen gebeurde daarvoor al.
Het financiële departement kan die gegevens wel op elkaar afstemmen en omzetten in inzichten, maar de kans bestaat dat er fouten worden gemaakt en dat de leidinggevenden op basis daarvan de verkeerde beslissingen maken.
Informatie kan ook worden gemanipuleerd en door interpretatie kunnen de medewerkers mogelijk bepaalde informatie niet opnemen in een rapport.
De gevolgen hiervan kunnen groot zijn.
- Datasilo’s
Hoewel verschillende afdelingen hun informatie wel willen afstemmen op de doelstellingen van het bedrijf, struikelen ze vaak over de verschillende systemen waarmee ze werken. De financiële afdeling gebruikt boekhoudsoftware, de productie gebruikt WMS-software, marketing werkt voornamelijk met CRM…
Elk systeem heeft zijn eigen rapportagemogelijkheden die voor andere afdelingen erg moeilijk te ontcijferen zijn.
Hoe kan het dan wel?
Periodiek rapporteren is niet de meest adequate manier om goede rapporten te maken. Het is belangrijk dat alle informatie samenkomt op één overzichtelijk platform. BI Reporting speelt daarin een erg belangrijke rol.
Wilt u meer weten over onze BI-mogelijkheden? Kijk dan zeker even naar wat Sage BI Reporting u te bieden heeft.
Aanbevolen om hierna te lezen
Hoe gebruik je de juiste prestatie-maatstaven om goede bedrijfsbeslissingen te nemen
Sage BI Reporting
Verrijk Excel®, uw tool voor de analyse van uw prestaties, door er een nieuwe vorm van intelligentie en diepgaande, precieze analyses van uw beheergegevens van Sage aan toe te voegen.
