Waarom uw leveranciersfacturen digitaliseren?

Het digitaliseren van leveranciersfacturen zorgt ervoor dat de verwerking ervan sneller verloopt. Maar dat is lang niet het enige voordeel. Er zijn nog een aantal andere voordelen verbonden aan de aankoop van software die facturen automatisch digitaliseert te rechtvaardigen. Des te meer omdat er een nieuwe lading aan applicaties wordt ontwikkeld die direct gekoppeld kan worden aan de meest geavanceerde boekhoudsoftware.

Drie extra redenen zouden u ervan moeten overtuigen dat het digitaliseren van leveranciersfacturen een strategische prioriteit is:

• Archiveer op een betrouwbare manier en stroomlijn het validatieproces
• Verfijn het beheren van uw onderneming
• Empower uw stakeholders en versterk de reputatie van uw onderneming

Het digitaliseren van leveranciersfacturen, bron van collectieve efficiëntie

Bij elke factuur die een bedrijf ontvangt van een leverancier of dienstverlener moet de legitimiteit ervan gecontroleerd worden. Dit is een essentiële voorwaarde om de betaling te activeren en neemt ook meteen een pak tijd in. Daarom is het opzetten van efficiënte validatieprocessen noodzakelijk als we dit sneller willen laten verlopen.

Bedrijven werken momenteel op een andere manier en de kans dat diegene die de facturen valideert naast de accountant zit, is vrij klein. Internationalisering en thuiswerk dragen ertoe bij dat de verschillende betrokken medewerkers geografisch verspreid werken.

De digitalisering van het validatieproces bij facturen, aangestuurd door beheersoftware met geavanceerde functies, is het antwoord op een dubbele uitdaging:

• De verwerking van facturen versnellen
• De geografische spreiding van de betrokken medewerkers overwinnen

Op basis van deze vaststelling is het logisch dat een bedrijf waar efficiëntie centraal staat zichzelf voorziet van een tool die de leveranciersfacturen digitaliseert. Deze applicatie of tool heeft als doel om volledig gedigitaliseerde facturen in het digitale validatieproces te introduceren en ervoor te zorgen dat ze makkelijk leesbaar, eenvoudig en aanpasbaar zijn.

De collectieve efficiëntie van het bedrijf wordt ook gestimuleerd door de mogelijkheid om snel en eenvoudig toegang te krijgen tot een factuur of een batch facturen.

Daarnaast verhoogt een digitale tool de collectieve efficiëntie door de problemen in verband met de circulatie en de archivering van papier te elimineren:

• Tijdswinst
• Permanente toegankelijkheid
• Verschillende gebruikers kunnen informatie met elkaar delen
• Gestandaardiseerde registratie van alle nodige data
• Connectiviteit met boekhoudfuncties

Het digitaliseren van leveranciersfacturen, bron van wendbaarheid

Door facturen te digitaliseren is het mogelijk er automatisch de relevante gegevens uit te onttrekken, zodat er automatische boekingen gegenereerd kunnen worden in de bedrijfsbeheersoftware. Door de digitalisering vermijdt u dat er zaken dubbel moeten ingevoerd worden en vermindert u het risico op fouten.

De factuur komt ook sneller in het IT-systeem terecht om vervolgens automatisch opgenomen te worden in het rapportageproces dat bijgevolg ook betrouwbaarder wordt.

De digitale facturen zijn ook makkelijk op te slaan en kunnen eenvoudig gedeeld worden. In principe is dit niet meer dan een foto die in het IT-systeem wordt ingebracht. Bij de traditionele digitaliseringssoftware is de initiële invoer dan ook niet aan te passen.

Dat verandert bij de nieuwste generatie digitaliseringsapplicaties, waarbij een echt virtueel duplicaat wordt aangemaakt van elke leveranciersfactuur. Dit duplicaat is niet langer een foto, maar een digitaal gegevensbestand.
Het voordeel van het verrijken van de factuur wordt bijvoorbeeld duidelijk in termen van kostenberekening. In principe kennen we bij ontvangst de analytische uitsplitsing van de kosten niet altijd, wat het gevolg kan zijn van een verdeelsleutel tussen twee diensten.

Bij een tool die latere verrijking niet mogelijk maakt, wordt de boekhoudafdeling voor een moeilijke keuze gesteld:

• Prioriteit geven aan het in realtime updaten van cashflowprognoses door onmiddellijke invoer zonder dat er achteraf een analytische verdeelsleutel kan worden toegevoegd
• Wachten tot u de analytische verdeelsleutel kent alvorens de gegevens in te voeren met het risico dat u de prestatie-indicatoren op dit vlak een foutief beeld voorhoudt

De nieuwste generatie digitaliseringstools speelt hierop in en zorgt ervoor dat er 100% wendbaarheid mogelijk is:

• Bedrijfsdashboards worden in realtime bijgewerkt
• Een gedetailleerde kostenanalyse is mogelijk

Het digitaliseren van leveranciersfacturen, bron van conformiteit

De kwaliteit van het verwerkingsproces van leveranciersfacturen is een belangrijke pijler voor bedrijven om maatschappelijk verantwoord te ondernemen. Het naleven van de contractueel bepaalde betalingsvoorwaarden is namelijk…

• … essentieel om het vertrouwen tussen bedrijven te behouden
• … significant wat betreft het engagement van de aannemer om de klus ook effectief te klaren

Het digitaliseren van leveranciersfacturen en de traceerbaarheid ervan zetten de verschillende betrokken partijen ertoe aan om collectief de afspraken te respecteren. Elke partij wordt namelijk heel duidelijk geïdentificeerd en elke transactie wordt geregistreerd.

Elke factuur die in het IT-systeem wordt ingevoerd wordt als conform beschouwd na een scan en analyse door de digitaliseringstool. Omgekeerd wordt elke mogelijke fout bij ontvangst van de factuur gemeld aan de leverancier.

En niet te vergeten, eens een factuur gedigitaliseerd is, zal die niet verloren gaan of worden vergeten. Ook de beslissing om een factuur te betalen of te betwisten zal objectief en professioneel verlopen.

Daarom kan het digitaliseren van leveranciersfacturen worden beschouwd als:

• Een middel om de collectieve verantwoordelijkheid te stimuleren
• Een kwaliteitsfactor in de relatie tussen klanten en leveranciers

Als conclusie kunnen we stellen dat het digitaliseren van leveranciersfacturen voor kmo’s een extra efficiëntiemiddel is. Gezien het feit dat bedrijven volop inzetten op digitalisering, lijkt het digitaliseren van leveranciersfacturen ons dan ook een strategische prioriteit voor bedrijven.