Zeven belangrijke stappen om onbetaalde facturen tegen te gaan en betaald te worden

Onbetaalde facturen? Elke bedrijfsleider heeft er een hekel aan. Het is vaak een hele uitdaging om achterstallige betalingen te kunnen innen. Het is een evenwichtsoefening waar u enerzijds op uw strepen moet staan, maar anderzijds wilt u de relatie met uw klant niet hypothekeren. We geven u zeven tips om toch snel betaald te worden.

“Het komt er telkens op neer dat iemand u geld verschuldigd is,” zegt Paul Donno, registeraccountant en directeur van Accounts Online. “Ze hebben uw dienst of product ontvangen. Als ze tevreden zijn en er is geen geschil, dan is er geen reden waarom ze u niet zouden betalen.”

“Dit is hoe ik erover denk. Niemand gaat de supermarkt binnen en zegt: “Ik neem dit karretje vol boodschappen mee, en misschien betaal ik u over een paar maanden wel.” Dus waarom zou dit voor een kmo wel zo moeten zijn?”, vult hij aan.

Het blijft echter zeldzaam dat drastische maatregelen aan de orde zijn.

We geven u zeven eenvoudige tips waarmee u sneller betaald wordt voor onbetaalde facturen.

1. Zorg ervoor dat alle relevante informatie op de factuur aanwezig is

Dan hebben we het over het btw-nummer, het bestelnummer, de prijs, het aantal stuks, een beschrijving van de aangekochte artikelen, de betaalvoorwaarden en uiteraard de volledige namen en adressen van zowel leverancier als de klant.

Het ontbreken of de onvolledigheid van een van bovenstaande zaken is vaak de aanleiding tot onbetaalde facturen. Wees hier zeer strikt in, want hoe duidelijker u bent, hoe groter de kans is dat u op tijd betaald wordt.

“Een factuur hoeft niet teveel informatie te bevatten, maar zorg er zeker voor dat er voldoende op staat,” zegt Donno.

“Als uw klant een inkoopordernummer of een referentie nodig heeft, zorg er dan voor dat dit er ook op komt te staan,” voegt Donno toe. “En zorg ervoor dat alles klopt.”

2. Plaats uw bankgegevens op alle facturen en afschriften

In eerste instantie denken we hierbij aan het rekeningnummer (IBAN) en de BIC-code. Wanneer u andere betalingsmogelijkheden aanbiedt zoals bijvoorbeeld PayPal, maak dit dan ook duidelijk op uw facturen. “Communiceer helder hoe u betaald wenst te worden,” vult Donno aan.

Paul Donno zegt: “Persoonlijk raad ik u af om de optie te geven om met cheques te betalen. Ze leveren u meer werk op dan de opties die tegenwoordig al beschikbaar zijn en ze zijn bovendien duurder.”

“Met moderne applicaties kan u een code of knop aan uw facturen toevoegen,” voegt Donno toe. “Hiermee kunnen uw klanten meteen betalen, denk aan Payconiq of Paypal. Dat maakt het heel eenvoudig.”

Een extra tip die Donno meegeeft is: “Stel al vroeg in de relatie met klanten voorwaarden voor uw facturen. Zorg dat u iets afspreekt dat past bij uw businessmodel.”

3. Neem de telefoon en spreek met uw klanten

Wanneer u grote facturen moet innen, dan raden we u aan om kort na het versturen ervan al even te bellen met de klant om te vragen of ze de factuur goed ontvangen hebben en of alles duidelijk is voor hen. Uiteraard is elke factuur belangrijk, maar als het om iets hogere bedragen gaat, dan kan een personal touch zeker geen kwaad om onbetaalde facturen te voorkomen.

Wanneer u wacht om te bellen tot de factuur de vervaldatum heeft overschreden om dan te horen dat ze de factuur niet ontvangen hebben of dat er een fout in stond, dan moet u onnodig lang op uw geld wachten. Ga er niet vanuit dat klanten u zelf zullen contacteren om u te zeggen dat er een fout in staat of dat ze helemaal nog geen factuur hebben ontvangen. Dat gebeurt zelden. Geen tijd om te bellen? Geef dit dan door aan iemand anders binnen uw bedrijf om tijd te besparen en uw administratie te beperken.

“Is het mogelijk om te vaak uw klanten te spreken? Niet als ze u geld schuldig zijn”, stelt Donno. “Zoek de persoon die verantwoordelijk is voor het betalen van de facturen. Als u ze regelmatig factureert, bouwt u een goede verstandhouding op. Ze weten dat u er achteraan gaat. En na een tijdje weten ze wat u verwacht – en dat kan regelmatige betalingen afdwingen.”

4. Zorg dat u weet wie u belde en wat ze antwoordden

Boekhoudsoftware houdt meer in dan enkel de cijfers. Het kan u helpen met bijhouden wie u wanneer heeft gebeld en wat hun antwoord was. Wanneer u daarna nog eens moet bellen omdat u nog steeds niet betaald bent, dan kan het helpen om even te verwijzen naar het tijdstip en de details van de eerste conversatie. Zo weten ze dat u alles goed opvolgt en daardoor zijn ze minder geneigd om hun betaling uit te stellen.

5. Wijzig de datum van uw factuuruitgifte

Wanneer u maandelijks facturen verstuurt op de eerste dag van de maand, verander de datum van de factuur dan naar die van de dag ervoor. Veel bedrijven verzamelen namelijk eerst al hun facturen van een bepaalde maand en betalen die dan in een keer. Door de datum van uitgifte een dag vroeger te zetten, valt de factuur onder de voorgaande maand en dat vervroegt het betalen van uw factuur vaak met een maand.

Een factuur van 1 april wordt bijvoorbeeld eind mei betaald; een factuur van 31 maart wordt echter eind april betaald. Uw betalingstermijn kan 30 dagen zijn, maar de meeste bedrijven zouden het gewoon in hun netto 30-dagen routine schuiven.

Het is van essentieel belang om van tevoren betalingstermijnen vast te stellen. Sommige zijn in steen gebeiteld en kunnen zelfs 60 dagen netto zijn, wat zou kunnen betekenen dat u pas 90 dagen na de factuurdatum betaald wordt. Daarom is dit belangrijk.

6. Wijzig de datum van uw factuuruitgifte – deel 2

Er is nog een andere truc met de datum een dag te laten verschillen. Als u aan het eind van elke maand een balansoverzicht laat maken, zorgt u ervoor dat dit voor de eerste van de volgende maand is gedateerd. Hierdoor lijkt de factuur ouder dan hij in werkelijkheid is.

Hoeveel u hiervan profiteert, hangt af van hoe uw overzichten zijn opgebouwd. Zorg er in elk geval voor dat u maandelijkse balansoverzichten verstuurt, want sommige bedrijven betalen alleen via het overzicht.

Data zijn belangrijk op facturen. Zorg ervoor dat u genoeg weet over hoe uw crediteur werkt om de juiste aanpak te gebruiken.

7. Overweeg factoring

Zou het niet ideaal zijn als u uw factuur aan iemand anders kon overhandigen en het door hem kon laten opvolgen? Dat is wat factoringbedrijven doen. Hiervoor moet u wel een percentage van de totale factuurkosten betalen en u moet een goede boekhouding en kredietgegevens hebben om voor factoring in aanmerking te komen.

Maar wees voorzichtig, zegt Donno: “Veel mensen denken dat factoringmaatschappijen achter de schuld aangaan. Alleen het bedrijf zelf kan de schuld op de juiste manier incasseren. Ik heb veel bedrijven gezien die niet achter de schuld aanzitten en die de schuld vervolgens aan de factoringmaatschappij overhandigen. Je moet echt begrijpen wat het product inhoudt en zeker zijn dat het goed voor je is.”

Zeg vaarwel tegen onbetaalde facturen

Technologie zoals e-facturatie en automatisering elimineert vrijwel alle veelvoorkomende factoren die late betalingen veroorzaken.

Een factuurbetalingsfunctie in de boekhoudsoftware die u gebruikt, helpt frustraties met de betalingsadministratie op te lossen en maakt het betalingsproces voor uw klant eenvoudiger. Dit wil zeggen dat betalingen veel sneller gaan binnen uw bedrijf – met als gevolg dat u sneller betaald zult worden.