3 elementos fundamentais para gerir o inventário em restaurantes e cafés

O setor da hotelaria é um dos mais exigentes do panorama empresarial. Consequentemente, a gestão de restaurantes e cafés é uma das tarefas mais complicadas que um empresário enfrenta. Gestão das perdas, configuração de menus, controlo de empregados de mesa, encomendas online, movimentos de caixa, inventários…

Nada pode ser deixado ao acaso quando se trata de oferecer um serviço ágil e de qualidade ao cliente sem perder de vista tantas variáveis. Para isso, é necessário apoiar-se em tecnologia inteligente capaz de controlar todos os processos que intervêm na gestão de restaurantes e cafés. E, como vê, não são poucos.

Por isso, neste artigo, apresentamos os elementos fundamentais para fazer avançar um restaurante ou um café através de uma correta gestão do inventário. No entanto, tenha em mente que todos estes pontos fundamentais cairão em saco roto se não se utilizar uma ferramenta centralizada capaz de cobrir todos os processos de forma integral.

Não calcular a perda resulta em desperdício desnecessário de alimentos e perda de dinheiro.

O papel da gestão de inventário em restaurantes e cafés

A gestão do inventário dos restaurantes e cafés deve focar-se nos seguintes objetivos:

• Minimizar a perda de inventário e os custos dos alimentos.
• Ter em atenção os erros “menores” no âmbito da gestão, como o excesso de existências de artigos perecíveis, que podem custar às empresas milhares de euros por ano.
• Utilizar um sistema abrangente de gestão de inventário que rastreie cada ingrediente que entra e sai da cozinha para oxigenar o fluxo de fornecimento e reduzir erros.

Três elementos fundamentais para reduzir as despesas com a gestão de inventário

Gerir de forma inteligente o inventário de um restaurante é, sem dúvida, uma poupança de dinheiro. Mas não só isso, também pode transformar a sua empresa num exemplo de negócio sustentável. Tenhamos em conta que 14% do total de alimentos desperdiçados na União Europeia são gerados pelos restaurantes.

Saber exatamente o que temos e o que nos falta no armazém e nos frigoríficos evitará comprar mais.

Quais são os elementos fundamentais para a gestão de inventário em restaurantes e cafés?

1. A gestão da perda

No negócio da restauração, esta perda é conhecida como a perda gerada pelos produtos empregues como resultado da receção e preparação de alimentos.

A única forma de reduzir ou eliminar esta perda é identificá-la. Só assim será possível desenvolver ações conjuntas para uma utilização eficiente dos produtos. Em suma, se está preocupado com o custo adicional dos seus menus, a primeira coisa a fazer é descobrir a origem da sua perda, que pode ocorrer nos seguintes casos:

• Compra excessiva: É muito comum negociar preços com fornecedores com base num critério de compra por volume. Ou seja, comprar muito a um custo mais baixo. Esta estratégia no setor da hotelaria não é a mais recomendável, a menos que o seu estabelecimento disponha de uma solução tecnológica que mostre quais são os níveis de consumo das matérias-primas. Afinal, estamos a falar de produtos perecíveis.
• Abastecimento e manutenção do produto: Não esqueçamos que os alimentos requerem condições de manutenção onde o espaço e a temperatura são cruciais. Este tipo de produtos tem níveis de atenção e vigilância muito mais exigentes do que os de outras indústrias.
• Confeção de pratos: São poucos os restaurantes que contam com um plano de promoção de pratos que dê saída a certos ingredientes ou com um modelo de quantidade adequada por cliente. Neste ponto, a viabilidade das matérias-primas está em risco.

2. Consciencialize os seus funcionários

Envolver a equipa no processo de redução de custos é fundamental para poupar dinheiro. Os seus empregados de mesa sabem quanto gasta por mês em copos? A sua equipa da cozinha conhece o montante que, mensalmente, é deitado ao lixo devido a produtos comprados e não utilizados?

Deve envolver e motivar a sua equipa na manipulação e gestão das matérias-primas e produtos que compra. E, já agora, agradeça-lhes pelo esforço, com medidas de incentivo, terá este ponto resolvido no seu negócio.

3. O inventário, diariamente

Garrafas de álcool, pedaços de carne, refrigerantes… Fazer o inventário diariamente dar-lhe-á muitas informações sobre o seu negócio. E não apenas sobre o nível de rotação dos produtos. Também revela os excessos no consumo dos seus empregados, outros custos ocultos relacionados com as compras de equipamento ou a despesa de mercadoria incluída no custo do transporte.

Neste ponto, é imprescindível controlar também a utilização do seu inventário. Com os dados fornecidos pelo seu software de gestão, terá que fazer as seguintes perguntas:

1. Quantas vezes, no final do dia, deita comida ao lixo porque não a vendeu?
2. Pode estar a sobrestimar a sua procura, já que deita ao lixo 1 quilo dos mesmos petiscos diariamente?
3. Paga os portes sem verificar se o custo da mercadoria incluída no transporte é superior ou inferior ao dos seus fornecedores habituais?

Como é que um software para restaurantes ajuda a gerir o inventário de restaurantes e cafés de forma eficiente?

A tecnologia já nos proporciona ecrãs táteis de utilização intuitiva para os funcionários, terminais de comandos para empregados de mesa que entram diretamente na cozinha, marcação de ponto, registo do TPV…

Mas é graças ao desenvolvimento de aplicações de software integrais para restaurantes que todos os processos de gestão podem ser realizados a partir de uma única solução. Como é que esta ferramenta ajuda à rentabilidade do negócio?

Uma solução desenhada para restaurantes permite:

• Aceder ao programa a partir de um ecrã tátil do ponto de venda.
• Registar cada pedido e enviar ordens para a cozinha.
• Controlar as mesas e a sua ocupação, bem como as reservas online e offline.
• Gerir vendas, equipas, compras e receção de produtos.
• Verificar dados de negócios sem a necessidade de estar no local, através de um dispositivo com ligação à internet.
• Consultar o mais vendido.
• Gerir o inventário e os custos associados.
• Efetuar o fecho de caixa e tesouraria.

Como vê, gerir corretamente o inventário é o elemento fundamental para fazer avançar um negócio de hotelaria. Mas fazê-lo utilizando uma solução que responde às necessidades do negócio, além de facultar à sua equipa um serviço rápido e de qualidade, permite-lhe gerir cada área do negócio com rentabilidade e eficácia.