A importância de Gestão de Processos nas organizações

Falar em Gestão de Processos não é algo novo, aliás, onde há uma empresa há gestão de processos. É um pouco a lógica de Descartes: penso logo existo. Então porque se tornou tão importante Gerir Processos?

A definição básica e simplista de um processo é a conversão de uma entrada em saída através de um conjunto de atividades relacionadas entre si: INPUT > Atividades > OUTPUT. Logo devemos saber o que temos à entrada e o que pretendemos como saída, passando pela descrição de todas as atividades que permitem essa transformação. Será assim necessário saber: Quem? Como? Quando? Isto é: que pessoas, que equipamentos, que dados, que informação, que conhecimento, que recursos financeiros são necessários para a realização das sucessivas atividades.

Mesmo sem os seus gestores se aperceberem, a organização das empresas já se faz recorrendo a um conjunto de processos inter-relacionados e/ou interdependentes, muitas vezes suportados em aplicações informáticas específicas, mas nem sempre realizados da forma mais eficiente porque não foram definidos tendo em consideração todas as atividades relacionadas, nem as ligações a outros processos, nem as melhores práticas das equipas, para permitirem a sua otimização e melhoria contínua.

O simples facto de existirem atividades abre a possibilidade de ocorrência de eventos ou situações cujas consequências constituem oportunidades para obter vantagens ou representam ameaças ao sucesso. A gestão de processos está assim associada à gestão do risco da empresa, contribuindo para uma tomada de decisão mais fundamentada devido ao conhecimento gerado, operacionalizado no estabelecimento de prioridades sobre que oportunidades e ameaças a tratar.

Mas nem todos os processos representam o mesmo nível de risco quanto ao contributo para a capacidade da empresa atingir os seus objetivos. Alguns processos necessitam de planeamento rigoroso, com critérios e métodos bastante detalhados e controlo em todas as etapas, porque as consequências dos problemas que lhe estão associados podem ser desastrosas. Para outros processos, com impacto menor, pode ser suficiente um planeamento e controlo mais informal. No entanto, em todos eles é essencial monitorizar, de preferência de forma digitalizada.

Todo o contexto da empresa, seja ele interno ou externo, tem influência nos processos, sendo essencial a sua monitorização e controlo, assim como dos seus riscos e oportunidades, para agilizar a resposta da empresa perante as alterações. E com a incerteza dos tempos futuros este conhecimento é vital para a antecipação e rápida adaptação às necessidades e/ou constrangimentos que possam surgir.

É claro que, quanto maior a digitalização dos registos associados aos processos mais rápido e eficaz será o tratamento e análise dos dados. Além da recolha poder acontecer em tempo real, o seu tratamento pode ser automático, conduzindo a uma apresentação num formato que facilite a avaliação, seja num indicador, tabela, gráfico ou relatório.

Será que ainda restam dúvidas sobre a importância de Gerir processos? Quando a realidade atual coloca as empresas perante a necessidade urgente da Gestão da Mudança e da Continuidade do negócio será que o Gestor consegue iniciar esse pensamento sem estruturar a sua empresa por processos? Fica o desafio.