As boas práticas de compras que lhe facilitam a vida (Guia)

Quer se trate de madeira, vidro, titânio ou componentes eletrónicos, os problemas de abastecimento continuam a ser uma prioridade para os gestores de empresas. É por isso que o domínio de boas práticas de compras faz agora parte da caixa de ferramentas de qualquer gestor de PME.

Essas boas práticas englobam principalmente 4 aspetos:

• As relações com os principais parceiros comerciais.
• A capacidade de resposta da cadeia de abastecimento.
• A prática da vigilância coletiva.
• A gestão automatizada das compras.
  

Uma parceria com os fornecedores estratégicos

Uma primeira série de boas práticas de compras pretende assegurar os fornecimentos trabalhando mais estreitamente com certos fornecedores.

Por exemplo, se algumas dificuldades são causadas por problemas de qualidade dos fornecimentos, porque não ajudar os seus parceiros a resolver o problema com a maior brevidade? No mínimo, partilhando com precisão as anomalias que deteta ao nível da sua empresa. Outras tensões podem resultar do facto de o equipamento de produção do seu parceiro ser subdimensionado. Comprometa-se em termos de quantidades e prazos para que o investimento do seu parceiro não seja demasiadamente arriscado.

Uma cadeia de abastecimento ágil e com boa capacidade de resposta

Por definição, as necessidades dos seus clientes evoluem. E a sua própria inovação exige-lhe regularmente a aquisição de novos materiais.

Existem duas boas práticas para planear com antecedência:

• Mantenha uma vigilância constante para estar um passo à frente nas tecnologias que fazem toda a diferença no seu setor.
• Faça regularmente uma análise de valor com as suas equipas, nomeadamente com os departamentos de projeto e de vendas, e perceba a áreas que deverão prioritariamente despertar a sua curiosidade

Uma prática de vigilância coletiva

A falta de qualidade, os atrasos e os erros perturbam as cadeias de produção tanto ou mais do que a escassez de produtos. É por isso que a vigilância deve ser coletiva e exaustiva. Nada lhe deve escapar e qualquer anomalia deve ser detectada o mais a montante possível.

Para tratar de encomendas e validar faturas, a vigilância é exercida coletivamente através dos fluxos de trabalho. Esses circuitos de validação dão um sentido de responsabilidade aos seus colaboradores-chave e permitem-lhe centralizar a informação de gestão.

Gestão automatizada das compras

Por último, as boas práticas de compras não podem ser alcançadas sem transformação digital. A digitalização da gestão da cadeia de abastecimento, desde a encomenda até ao pagamento da fatura, é uma fonte de:

• Produtividade
• Fiabilidade
• Fidelização dos parceiros

A terceira edição de “Eu tomo as rédeas do meu negócio!” é dedicada aos gestores que se recusam a deixar as tensões de abastecimento perturbar a sua atividade. A ficha de informação prática sugere-lhe 7 boas práticas de compras para o ajudar a recuperar o controlo:

1. Cultivar uma verdadeira parceria com os seus principais fornecedores.
2. Estar sempre atento às inovações, por exemplo, na Internet e durante as feiras comerciais.
3. Antecipar os pedidos de novos fornecimentos graças à ligação estreita com o departamento de projeto
4. Inovar quando se encomendam produtos: contratos a longo prazo, contratos agrupados, etc.
5. Controlar a qualidade o mais a montante possível para evitar surpresas desagradáveis durante a produção.
6. Centralizar a gestão das compras e fiabilizar os circuitos de validação.
7. Arranje tempo para tratar da relação e da inovação através da automatização.

Descubra as outras edições da coleção Eu tomo as rédeas do meu negócio! em Sage Advice.

• Inflação: 7 ações para preservar a margem
• Organização pessoal: 7 chaves para arranjar tempo