Les bonnes pratiques achats pour se simplifier la vie

Bois, verre, titane ou composants électroniques : les difficultés d’approvisionnement restent élevées aux yeux des dirigeants d’entreprise¹. C’est pourquoi la maîtrise de bonnes pratiques achats fait désormais partie de la boîte à outils du dirigeant de PME.

Ces bonnes pratiques concernent principalement 4 domaines :

• La relation avec vos principaux partenaires commerciaux.
• La réactivité de votre chaîne d’approvisionnement.
• Une pratique collective de la vigilance.
• L’automatisation de la gestion des achats.

Une relation de partenariat avec vos fournisseurs stratégiques

Une première série de bonnes pratiques achats vise à sécuriser vos approvisionnements en approfondissant la coopération avec certains fournisseurs.

Par exemple, si certaines difficultés sont provoquées par des problèmes de qualité des fournitures, pourquoi ne pas aider vos partenaires à résoudre au plus vite le dysfonctionnement ? A minima en partageant précisément les anomalies que vous détectez à votre niveau.

D’autres tensions peuvent résulter d’un sous-dimensionnement de l’appareil de production de votre partenaire. Engagez-vous sur des quantités et des durées pour dérisquer son investissement.

Une chaîne d’approvisionnement agile et réactive

Par définition, les besoins de vos clients évoluent. Et votre propre innovation produit exige régulièrement de sourcer de nouvelles fournitures.

Pour anticiper, deux bonnes pratiques :

• Veiller en permanence pour disposer d’une longueur d’avance dans les technologies qui font la différence pour votre filière.
• Pratiquer très régulièrement une analyse de la valeur avec vos équipes, bureau d’études et commerce notamment, et en déduire les axes sur lesquels exercer votre curiosité en priorité.

Une pratique collective de la vigilance

La mauvaise qualité, les retards, les erreurs perturbent les chaînes de production aussi sûrement que les pénuries. C’est pourquoi la vigilance doit être collective et exhaustive. Rien ne doit vous échapper et toute anomalie doit être détectée le plus en amont possible.

Côté lancement des commandes et validation des factures, la vigilance s’exerce collectivement à travers des workflows. Ces circuits de validation responsabilisent vos principaux collaborateurs et permettent de centraliser l’information de gestion.

Une gestion des achats automatisée

Enfin, pas de bonnes pratiques achats sans transformation numérique. La digitalisation de la gestion de la chaîne d’approvisionnement, de la commande au règlement de la facture, est une source de :

• Productivité
• Fiabilité
• Fidélisation des partenaires

Le huitième numéro de C’est moi le patron ! est dédié aux dirigeants qui refusent de voir les tensions d’approvisionnement perturber leur activité. La fiche pratique leur propose 7 bonnes pratiques achats pour reprendre la main :

1. Cultiver un véritable partenariat avec ses principaux fournisseurs.
2. Rester toujours à l’affût de l’innovation, sur La Toile et dans les salons, par exemple.
3. Anticiper les demandes de nouveaux sourcings grâce à la proximité avec le bureau d’études.
4. Innover dans la passation des commandes : contrats longue durée, contrats groupés…
5. Contrôler la qualité le plus en amont possible pour éviter les mauvaises surprises à la production.
6. Centraliser la gestion des achats et fiabiliser les circuits de validation.
7. Libérer du temps pour la relation et l’innovation grâce à l’automatisation.

Découvrez dans Sage Advice les autres numéros de la collection C’est moi le patron ! 

• Inflation : 7 actions pour préserver la marge
• Facture électronique : 7 précautions pour l’anticiper
• Recrutement : 7 bonnes pratiques pour attirer les candidats
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• Organisation personnelle : 7 clés pour se dégager du temps
• Trésorerie : 7 principes pour diminuer la pression
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¹Enquête mensuelle Banque de France, mars 2023