Como conseguir a máxima excelência na “coreografia” dos processos de distribuição

Embora já se soubesse que o setor da distribuição é fundamental na nossa sociedade, a situação que estamos a sofrer devido à COVID-19 torna-o ainda mais claro. O setor da distribuição, é fundamental na nossa sociedade. E, na verdade, tudo o que está relacionado com a distribuição tem sido, e é, essencial para a Humanidade.

O conceito de distribuição engloba: conseguir melhorar as margens de lucro, ser mais competitivo, ter sempre abertos todos os canais de geração de procura, a prontidão nos prazos de entrega, etc. Tudo isto faz com que as empresas devam, cada vez mais, tecnicizar as suas ferramentas empresariais para serem mais competitivas e dar resposta às necessidades dos seus clientes e do seu mercado.

O ciclo de todo o processo, desde a sua origem até ao seu final, necessita de tecnologia precisa que facilite o controlo e o conhecimento, bem como a capacidade de resposta face a qualquer contingência, eventualidade ou mudança no mercado.

Definimos a cadeia de distribuição e logística (na relação com o cliente) como algo tão simples quanto:

• Gerir encomendas – elaborar a resposta adequada – entregar a tempo e em bom estado.

A chave está em alcançar a máxima excelência nessa “simples” cadeia.

Esta reflexão vai no sentido de conseguir aperfeiçoar a “coreografia” dos processos ligados à gestão do negócio e em especial ao que se chama “A Distribuição”.

Pontos essenciais para aperfeiçoar a “coreografia” num processo de distribuição

A coreografia é a arte de criar estruturas nas quais acontecem movimentos. Por isso, a coreografia, que significa a “escrita da dança”, é arte.

Tal como nas empresas, é preciso concebê-la, idealizar e criar estruturas como departamentos, nas quais se sucederão movimentos ou ações, tendo que descrever a navegação ou conexão e as finalidades destas estruturas de movimentos.

Nas coreografias, é preciso trabalhar aspetos físicos, mentais-cognitivos, sociais e psicológicos, todos aplicáveis ao mundo empresarial. E cada uma dessas facetas requer melhorias no uso das suas técnicas específicas.

Conectar estruturas de movimento no tempo e no espaço: a digitalização

Aplicado aos processos de distribuição, para mim seria equivalente a um denominador comum na empresa, como é a digitalização dos seus processos de negócio.

O setor da distribuição está – ou deveria estar – a sofrer uma evolução para um melhor nível de digitalização, a fim de otimizar os seus ciclos e processos de negócio.

Possivelmente a sua empresa e equipa já se encontram numa fase “n” de melhoria evolutiva a nível da digitalização. Parabéns! Está no caminho certo. Mas o que significa digitalizar-se? É simplesmente informatizar-se?

É instaurar novos métodos, técnicas, processos, inovações, etc., que ajudem a aumentar a produtividade, melhorar margens operacionais e, no final, a diferenciar-se da concorrência ou ser mais competitivo. É a chamada transformação digital.

Em resumo, tal como a dança, é a aplicação de técnicas/tecnologias específicas para aperfeiçoar os movimentos de cada momento da cadeia de distribuição.

A rastreabilidade como elemento de melhoria

Lembre-se que a distribuição, em geral, se trata de um processo bidirecional origem-final.

Mas realmente é um loop com interseções, uma vez que também participam fornecedores de todo o tipo, necessários para cumprir com a cadeia de processos. É como estar a instalar vários espaços de movimento (estruturas) independentes na coreografia, que no final se interligam por necessidade.

A rastreabilidade deverá permitir-lhe conhecer o histórico, a localização, o trajeto, a situação, a resposta a um pedido (produto ou serviço), ao longo de todas as interações e momentos-chave da sua cadeia de abastecimento, relação entre cliente e fornecedores.

Para este movimento dentro da sua coreografia, imagine que pode apertar um botão e vai iluminar um caminho, uma linha ou círculo ou…, em que, de uma olhadela, pudesse ver a sua origem e o seu final e todos os seus pontos intermédios. E que, além disso, pudesse interagir com cada um deles.

Para isso, terá que digitalizar ao máximo cada um desses pontos para ter esta visibilidade linear ou circular de que precisa.

Aperfeiçoar a técnica nos movimentos: mobilidade In & Out

Como na empresa, numa dança é preciso definir os movimentos que vão ser executados. Coordenar e aperfeiçoar estes movimentos e todas as estruturas que irão formar a coreografia é o coração de tudo.

Na empresa, o corpo está representado pelos seus colaboradores, pelas suas ferramentas de gestão, etc.

Na dança, acima de tudo, está o ensaio, a aprendizagem constante, as retificações à medida que vão sendo interpretadas. Como tal é fundamental a formação contínua.

O que difere isto da realidade nas empresas? Nada. É semelhante, só que noutra área.

A mobilidade como elemento de melhoria: In & Out

Na empresa, existem inúmeros tipos e estilos de mobilidade. O que acontece em escritórios, oficinas, armazéns, fábricas, espaços abertos, visitas comerciais, viagens, profundidades, alturas, etc. E em cada caso e momento deve ter o seu padrão de movimento, mesmo que seja improvisado de acordo com as circunstâncias. Isto também acontece na dança. Aplicado ao setor da distribuição, há muitos tipos de movimentos. Mas talvez haja duas em que se poderia otimizar a coreografia nalgumas das suas facetas.

1. Movimento OUT

Por exemplo, nos momentos de contacto da sua força de vendas com clientes. Tudo a fim de realizar o melhor e mais eficiente serviço pode melhorar esse movimento e a perceção do seu cliente se tiver (ou não) apoio/suporte tecnológico.

2. Movimento IN

Por exemplo, tudo relacionado com a gestão do armazém/stocks. Dependendo do grau ou nível de controlo que tiver dessa área, haverá margem, ou não, de melhoria. Trata-se de digitalizar movimentos que já está a realizar, dotando-os de novas técnicas/tecnologias e de novos ritmos que ajudem a agilizar os tempos de resposta.

Avaliação ao “ritmo da música”: visão global e controlo total

Avaliar que cada movimento esteja coordenado ao ritmo da música: o vestuário, o cenário e a iluminação, dar-lhe-á uma visão global e um controlo total.

No mundo empresarial, poder-se-ia atribuir ao empresário que teve a ideia do negócio o papel do coreógrafo, que viu a necessidade no mercado. Mas numa organização PME, deveriam existir diferentes níveis de coreógrafos.

Por outro lado, o coreógrafo conhece, porque assim o desenhou e escreveu, cada um dos movimentos das estruturas da dança que criou. Mas, como tudo na vida e na empresa, até chegar à excelência, é preciso ensaiar, testar, apostar na formação contínua, etc.

Chega um momento em que de ver os processos apenas do mesmo ângulo não é suficiente. E, assim, o coreógrafo precisa de uma visão mais ampla, quase cintilante de todo o conjunto. Não só o movimento, mas as luzes, a paisagem, o guarda-roupa, a maquilhagem, a música… Tudo como um todo.

Na empresa, também é necessária a visão global

A todos os diretores, devem ser fornecidos os seus particulares visores ou quadros de comandos ou KPI’s, que lhes permitam sentir o palpitar do negócio, de cada coreografia em particular ou, como na dança, do TODO no seu conjunto.

Mas, acima de tudo, e já que aplicamos tecnologia, o que é necessário é que a nossa ferramenta não seja isso mesmo, uma ferramenta, mas mais um colaborador. Porque, em suma, o que o coreógrafo persegue é criar emoções aos espectadores que observam os seus espetáculos. O aplauso do público. O reconhecimento pessoal e profissional. Alcançar a excelência em cada coreografia que dirige. Continuar a criar e surpreender para que continuem a ter em conta as suas ideias.

O que a empresa persegue é semelhante.

Criar uma forte ligação com o seu público, fidelizar os seus clientes. Ganhar espaço no mercado e, também, o reconhecimento profissional em relação aos seus concorrentes.