Como poupar tempo ao utilizar a reconciliação bancária na contabilidade

A reconciliação bancária é a ferramenta ideal para automatizar as tarefas inerentes à reconciliação e para ter sob controlo o fluxo de caixa da sua empresa e das empresas às quais presta serviços.

Neste artigo abordaremos:

• O que é a reconciliação bancária?
• De que modo a reconciliação bancária ajuda a gerir o fluxo de caixa dos seus clientes?
• A reconciliação bancária é fácil de configurar?
• Dicas finais a ter em consideração
  

O que é a reconciliação bancária?

A reconciliação bancária é da responsabilidade do Contabilista e engloba 3 tarefas:

1. Obtenção do extrato
O extrato bancário é, regra geral, enviado pelo cliente ao seu Contabilista. Em alguns casos, o Contabilista tem acesso ao homebanking do cliente, podendo extrair o extrato, autonomamente. A inovação, aplicada ao trabalho do Contabilista, resulta na utilização de feeds, que não é mais do que a obtenção das linhas do extrato, através de uma ligação direta e segura ao site do banco.

2. Reconciliação
Com o extrato bancário em sua posse, o Contabilista insere-o no software de contabilidade, manualmente ou importando um ficheiro. Caso o extrato bancário seja obtido através de feeds, as transações são transferidas, diretamente, para o software de contabilidade. Em qualquer um dos casos, a tarefa de picagem é feita na contabilidade, podendo ser mais ou menos automatizada, dependendo de como foi obtido o extrato.

3. Lançamento na contabilidade
Feita a picagem de todos os movimentos do extrato contabilístico com as transações bancárias é usual que, no extrato bancário, constem linhas que não foram ainda consideradas na contabilidade. Para uma correspondência em pleno podem ser feitos lançamentos contabilísticos, automaticamente, a partir das linhas do extrato.

Em suma, a reconciliação bancária permite, não só, que as transações sejam conciliadas entre a informação do extrato bancário de cada cliente com os movimentos contabilísticos, como também, a criação automática de novos lançamentos na contabilidade, a partir do extrato do banco.

Qual é a importância desta opção?

A reconciliação bancária, quando executada a partir de um software de contabilidade, é de vital importância para os Contabilistas, pois revoluciona uma das tarefas mais morosas do seu dia-a-dia. 

De igual forma, quando a obtenção do extrato bancário é feita através do uso de feeds, ou seja, ligando diretamente à conta do banco, também nesta tarefa, o Contabilista vê o seu trabalho simplificado, pois passa a ter autonomia para realizar a reconciliação bancária quando entender, deixando de estar dependente do cliente para lhe fazer chegar o extrato ou para lhe dar acesso ao homebanking. 

De que modo a reconciliação bancária ajuda a gerir o fluxo de caixa dos seus clientes?

O Contabilista, ao ter o tratamento das reconciliações automatizado, naturalmente, beneficia da reflexão imediata de rendimentos e gastos nos mapas de fluxos de caixa. 

A multiplicação deste procedimento automatizado por todas as empresas para as quais o Contabilista presta serviços, pode resultar na preparação automática, e sem esforço, de dezenas ou mesmo centenas de mapas de fluxos de caixa. 

É, por isso, uma tarefa importante que, na falta de automatismos, implica muito trabalho e na qual não são admitidos erros.

A utilização da reconciliação bancária permite:

• Poupar tempo ao suprimir a necessidade de introduzir manualmente cada transação para reconciliar com a contabilidade, substituindo pela obtenção automática dos extratos, através do uso de feeds.
• Maior rigor no processo de picagem automática, reduzindo o risco de erros.​
• Mais tranquilidade na realização das tarefas, bastando apenas alguns passos para começar.
• Melhorar o fluxo de trabalho, porque é uma ferramenta especificamente desenvolvida para facilitar a vida ao Contabilista.
• Criar lançamentos contabilísticos automáticos, a partir do extrato bancário, para que haja correspondência total entre as transações bancárias e o que consta na contabilidade.
• Libertar tempo que pode ser aplicado noutras tarefas importantes.
• Ao Contabilista ter mais confiança, por saber que os dados dos seus clientes estão a ser partilhados através de uma ligação segura.

A reconciliação bancária é fácil de configurar?

Estando o seu software de contabilidade munido de uma funcionalidade para fazer reconciliação bancária, regra geral, a configuração é muito simples.

No plano de contas deve indicar quais são as contas de bancos que vão ser alvo de reconciliação e, destas, quais é que terão ligação direta aos respetivos bancos para uso de feeds. 

Cada conta a ligar ao banco será direcionada para o site do banco, onde terá de iniciar sessão para que as transações bancárias sejam transferidas para o software de contabilidade.

Uma vez obtidos os movimentos bancários, é possível comparar com os lançamentos contabilísticos da respetiva conta de banco e dar ordem ao software para proceder à picagem automática dos movimentos que forem correspondentes.

Se, por exemplo, existirem várias linhas no extrato bancário que correspondam a um único movimento contabilístico, a picagem deve ser feita seleccionando as várias linhas do lado do extrato bancário, assim como a linha correspondente do lado do extrato contabilístico, podendo-se, antes de se efetivar a reconciliação, verificar se os somatórios, realmente, correspondem e coincidem em valor.Se forem encontrados movimentos bancários sem correspondência na contabilidade poderá, facilmente, gerar o lançamento contabilístico, a partir da respetiva linha do extrato, ficando simultaneamente, reconciliado.

Dicas finais a ter em consideração

Apesar das maiores ou menores dificuldades inerentes ao apoio à gestão das empresas a que presta serviços, é muito importante manter o controlo do fluxo de caixa dos seus clientes, pelo que se seguem algumas recomendações finais:

1. Opte por um software de contabilidade que permita a ligação automática e direta aos bancos para extração das transações, pois assim poupará tempo e reduzirá o número de tarefas associadas ao processo de reconciliação bancária das contas de cada um dos seus clientes.
2. Independentemente de as empresas dos seus clientes serem de maior ou menor dimensão, opte por um software que simplifique a vida dos seus colaboradores, que rentabilize o seu negócio e torne o seu gabinete mais eficiente.
3. As soluções de contabilidade que facilitam todas as fases do processo de reconciliação são uma ótima opção, sobretudo os que, para além da obtenção automática dos extratos e da picagem automática de movimentos, também automatizam a criação de lançamentos na contabilidade, a partir das linhas do extrato.

A automatização das várias fases da reconciliação bancária com a contabilidade resulta em enormes ganhos de produtividade e eficiência, devolvendo tempo aos Contabilistas para que se possam dedicar a tarefas em que o seu conhecimento é de valor.