Como superar os desafios do trabalho à distância, criar valor e aumentar a produtividade

No dia-a-dia das organizações e dos seus colaboradores existe a necessidade de evoluir, seja para acompanharem o mercado seja para se tornarem inovadores, ou seja, para superarem desafios e destacarem-se dos seus concorrentes, oferecendo mais valor aos seus clientes.

Sabemos que momentos disruptivos, na sociedade e nos mercados, obrigam as empresas, os colaboradores e os clientes a encontrarem alternativas, a inovarem e a adaptarem-se ao contexto. São estes momentos que “obrigam” a uma evolução mais rápida dos processos, da tecnologia e do desenvolvimento de competências das pessoas.

Os modelos de negócio que as organizações adotam para abordar o mercado têm, acima de tudo, que ser sustentáveis e criar valor ao cliente, para: 1) que ele volte a adquirir produtos ou serviços e 2) que promova os produtos e serviços junto de outras pessoas.

A pandemia e as incertezas a ela associadas conduziram a alterações imprevistas no modo das empresas operarem e obrigaram a uma adaptação repentina, ao nível dos processos, da tecnologia e dos recursos humanos. Todos se tiveram de adaptar, não foi fácil, mas foi uma evolução que ainda deixa marcas na forma de trabalhar e criar valor.

“Sucesso é a consistência dos teus atos para alcançares

aquilo em que acreditas “.

Pedro Diegues – Futurista

O trabalho à distância foi e é um tema de relevância para todos, a descentralização do local de trabalho é ainda uma incógnita para os tempos futuros, o que para uns é positivo e tem muitas vantagens, já para outros tem pontos negativos. Não existe consenso, tudo depende do contexto, da forma de trabalhar, do mercado em que se está inserido.

O trabalho à distância cria vários desafios à gestão e a operação das organizações, tais como:

1 – Tecnologia

2 – Comunicação

3 – Manter o foco, a motivação e o ânimo

4 – Monitorização da produtividade

5 – Monitorizar as tarefas que estão a ser efetuadas

Acima de tudo para reduzir os riscos sobre os desafios acima descritos e maximizar a criação de valor, um dos pontos essenciais a ter em conta é: a definição e consistência na aplicação de políticas, regras de atuação no trabalho à distância e feedback contínuo. As políticas e as regras devem ser claras e estarem visíveis para todos, só desta forma é possível criar e manter culturas digitais à distância. Todos saberem o que têm a fazer e como devem atuar!

A criação de valor é essencial para qualquer organização, por esse motivo, as empresas mais do que ter pessoas produtivas ou ocupadas, têm de ter pessoas que criem valor, que entreguem consecutivamente trabalho que seja utilizado na cadeia de valor para a comercialização de produtos, com qualidade, aos seus clientes.

Com o trabalho à distância é determinante que se criem rotinas, que permitam às equipas:

1 – Planear

2 – Monitorar / acompanhar

3 – Inspecionar

Através destas rotinas, as equipas vão conseguir comprometer-se, focar-se e melhorar continuamente. A consistência faz parte do “segredo” para o sucesso no trabalho à distância.

O planeamento irá determinar o que a equipa pretende entregar nos próximos 15 ou 30 dias: quais os objetivos que pretendem atingir (comprometimento) e qual o plano de ação, quais as atividades e tarefas que têm de desempenhar para atingir os resultados. Este planeamento deve fazer-se entre quem determina as prioridades e a equipa, no início de cada ciclo de 15 ou 30 dias.

Os objetivos devem estar visíveis para todos, e todas as atividades e tarefas devem estar elencadas num sistema ou aplicação em que todos os elementos da equipa tenham acesso. Atualmente existem aplicações que permitem estas funcionalidades, tais como: 1) Trello, 2) JIRA, 3) KanbanFlow, 4) Asana entre outros.

A sessão diária dá-se depois do planeamento (monitorar / acompanhar). É determinante para o sucesso e foco da equipa. Deve-se determinar um momento do dia, todos os dias à mesma hora, para que a equipa possa estar junta durante 15 minutos, não mais do que 15 min. Neste período, é importante que todos os elementos sejam focados em dizer, da lista de atividades/tarefas que se comprometeram a fazer: 1) o que fizeram desde a última sessão diária, 2) o que vão fazer até à próxima sessão e 3) se têm algum constrangimento para cumprir com a tarefa que pretendem fazer.

Assim, nesta sessão a equipa fica sincronizada, percebe o que está em falta para entregar o que se comprometeu, inconscientemente as pessoas criam foco para terminarem o que estão a fazer, e se tiverem problemas, alguém pode ajudar ou desbloquear algum problema que surja.

Nota: esta sessão tem de ser muito focada e serve apenas para um ponto de sincronização, não pode, nem deve ser utilizada para discutir problemas ou resolver questões, para isso deve ser marcada uma sessão apenas com as pessoas necessárias.

“Somos aquilo que fazemos consistentemente.

Assim, a excelência não é um ato, mas sim um hábito.”

Aristóteles – Filósofo Grego

No final dos 15 ou 30 dias, quando a equipa entrega o que se propôs, deve fazer uma Inspeção ao trabalho que realizou. Uma sessão, entre 1 hora e meia e 3 horas dependendo se levou 15 ou 30 dias a entregar. Este passo serve para a equipa criar ações de melhoria, falar sobre o que se passou, como correram as operações, como as pessoas se sentiram, como se relacionaram, o que poderiam e podem fazer de diferente para criar mais valor e diminuírem os seus problemas.

Existem varias formas de dinamizar uma sessão destas, a mais comum é criar um quadro com 4 colunas:

1 – O que devemos continuar a fazer (o que correu bem)

2 – O que podíamos fazer melhor (o que correu menos bem)

3 – O que devemos parar de fazer

4 – O que vamos começar a fazer (Ações de melhoria)

As pessoas têm 5 a 7 minutos para escreverem cartões nas 3 primeiras colunas, após isso a equipa vota nos cartões que mais se identifica e falam e discutem sobre os cartões, dessa discussão surgem ações para serem implementadas no ciclo seguinte. Desta forma a equipa pode celebrar os pontos positivos sobre o que fez, pensar sobre os pontos menos positivos e em conjunto encontrar soluções para melhorar.

Existem aplicações que auxiliam estas sessões através da dinamização dos quadros, tais como: 1) easyretro.io 2) reetro.io 3) retrium.com 4) Miro.com

Estes momentos, o planeamento, o acompanhamento e a inspeção, quando executados de forma consistente, permitem uma evolução contínua das equipas e possibilitam colmatar os desafios com que as organizações se deparam no trabalho à distância.

Existem momentos constantes de comunicação, gestores e técnicos podem falar sobre o trabalho, momentos para se perceber o que há a fazer, momentos para focar, celebrar e momentos dar feedback e rapidamente adaptar e melhorar.

Esta é uma forma de criar envolvimento entre todos os elementos da organização, a visão é criada, as necessidades são priorizadas e as equipas conseguem ter uma visão clara do que é necessário fazer para criar valor e desenvolver aquilo que é mais importante para o cliente e consequentemente para a organização.