Como transformar uma fatura no melhor cartão de visita da sua empresa (infografia)

Uma fatura reflete em grande medida a imagem de uma empresa. Não é a mesma coisa apresentar uma fatura a preto e branco, sem qualquer desenho, como é apresentar uma fatura a cores, com um desenho cuidadoso, onde até as redes sociais são mencionadas.

• Saiba como transformar uma fatura numa carta de apresentação da sua empresa e diferencie-se da concorrência.
• Lembre-se de alguns pontos a ter em conta ao emitir faturas.

Uma fatura deve ser clara e fácil de registar, para fins contabilísticos, para o cliente que a recebe. No entanto, hoje em dia, também pode ser dada uma projeção mais ampla. Em vez de se limitar a ser um documento destinado exclusivamente à acreditação de uma transação, pode tornar-se num instrumento de marketing e revenda.

Uma imagem vale mais que mil palavras e a primeira imagem é a que fica em muitos casos. É por isso que é importante cuidar da imagem das nossas faturas, pois é muitas vezes a primeira imagem que as pessoas têm da nossa empresa. O mesmo se aplica aos orçamentos.

Métodos de emissão de faturas

As faturas podem ser emitidas por qualquer meio, em papel ou em suporte eletrónico (fatura eletrónica), o que permite ao emitente garantir a autenticidade da sua origem, a integridade do seu conteúdo e a sua legibilidade, a partir da data de emissão e durante todo o período de armazenamento.

Como conceber uma fatura atraente?

Para conceber uma fatura atraente, podemos seguir os seguintes passos:

• Escolha um modelo com um desenho atrativo: escolher um bom modelo é a base para conceber uma fatura atrativa.
• Adicione os seus logótipos: o logótipo é um elemento visual que facilita a sua identificação por parte do destinatário da fatura. Um logótipo bem desenhado tornará a fatura mais atrativa. Além disso, se for membro de um organismo relevante ou se for certificado ou premiado, vale a pena realçá-lo.
• Apresenta os dados bem estruturados: há faturas onde é difícil encontrar o NIF do emissor, ou pior, o número de telefone ou detalhes de contato. Uma boa apresentação dos dados-chave na fatura é importante para facilitar o contato com os nossos clientes e a contabilização da fatura.
• Adicione cores à sua fatura: uma fatura a preto e branco pode ser um pouco “démodé” se quisermos dar uma boa imagem aos nossos clientes. Adicionar cores, combinando o logótipo, ajudará a fatura a ter uma melhor presença.
• Inclua as suas redes sociais: inclua ícones das suas redes sociais e do seu site. Isto facilitará aos seus clientes segui-lo nas redes sociais ou saber mais sobre a sua empresa e os seus produtos.

Para ajudar os empresários em nome individual, empreendedores e empresas, a Sage desenvolveu a seguinte infografia que também inclui os elementos obrigatórios de uma fatura.

Pontos a ter em conta em relação à emissão de faturas

Há alguns aspetos relacionados com a emissão de faturas que se destacam pela sua importância. Estes incluem o seguinte:

1. Cobrança de faturas

Para além da faturação, as faturas devem ser cobradas. A utilização do crédito comercial como instrumento para aumentar as vendas pode ter os seus riscos, especialmente se a solvabilidade dos clientes a quem o crédito é concedido não for devidamente analisada. Neste sentido, as vendas a crédito podem ser garantidas com empresas de crédito e de garantia.

2. Obrigação de emitir e entregar faturas

É obrigatório emitir e entregar faturas ou documentos substitutos e conservar faturas, documentos e documentos comprovativos relacionados com obrigações fiscais. O prazo de prescrição para efeitos fiscais é de 10 anos, contados a partir da data de apresentação do imposto, pelo que as faturas devem ser conservadas pelo menos durante este período de tempo.

3. Conservação das faturas

As faturas e demais documentos fiscalmente relevantes devem ser guardados de forma sequencial e ininterruptamente e respeitar o plano de arquivo e a individualização de cada exercício, abrangendo a integralidade dos documentos.

Não é obrigatório manter as faturas emitidas ou recebidas em papel, uma vez que, segundo a Autoridade Tributária, “As faturas e demais documentos fiscalmente relevantes que se apresentem em formato papel podem ser digitalizados e arquivados em formato eletrónico.

As operações de digitalização e arquivo eletrónico devem ser executadas com o rigor técnico necessário à obtenção e reprodução de imagens perfeitas, legíveis e inteligíveis dos documentos originais, sem perda de resolução e informação, de forma a garantir a sua consulta e reprodução em papel ou outro suporte eletrónico.

No caso de opção pelo arquivo em formato eletrónico das faturas e demais documentos fiscalmente relevantes, deve assegurar-se a execução de controlos que garantam a integridade, exatidão e fiabilidade do arquivamento bem como a execução de funcionalidades destinadas a prevenir a criação indevida e a detetar qualquer alteração, destruição ou deterioração dos registos arquivados.

A destruição dos originais emitidos ou recebidos em papel apenas pode ocorrer após assegurados estes controlos e, quando se trate de faturas de aquisição de bens ou serviços, após ter sido exercido o direito à dedução, se for o caso, e efetuado o registo referido no n.º 4 do artigo 44.º do Código do IVA.

Ainda ter em conta que, para efeitos fiscais, as reproduções integrais em papel, obtidas a partir dos arquivos em formato eletrónico, têm o valor probatório dos documentos originais.

4. Emissão de faturas falsas

A emissão de faturas ou documentos substitutos com dados falsos ou falsificados é classificada como uma infração muito grave, levando a Autoridade Tributária, caso entenda estar na presença de faturas que reputa de falsas, a aplicar as regras do ónus da prova do artigo 74.º da LGT.

Por conseguinte, para além de serem atraentes e terem todos os dados obrigatórios, os responsáveis pela faturação das empresas devem prestar especial atenção às obrigações comerciais e às consequências fiscais e contabilísticas das faturas.

Se também seguir estas dicas, as suas faturas podem tornar-se noutra ferramenta de marketing para a sua empresa.