São ativos: (a) detidos para venda no decurso ordinário da atividade empresarial; (b) no processo de produção para tal venda; ou (c) na forma de materiais ou consumíveis a serem aplicados no processo de produção ou na prestação de serviços.
Inventário permanente
O inventário permanente não é mais do que implementar um sistema de gestão de stock eficiente que permita:
- Identificar, a todo o momento, os bens quanto à sua natureza, quantidade e custos unitários e globais, de forma a permitir confrontar as contagens físicas com os registos contabilísticos
- Garantir que é efetuada a contagem física de cada bem, pelo menos uma vez por período
Isto significa que as empresas têm que efetuar o acompanhamento e registo de todas as entradas, saídas, consumos e outros movimentos de stock, mediante a aplicação de técnicas adequadas de valorização de existências, que permitam conhecer a todo o momento a valorização dos stocks em armazém e do custo dos bens vendidos, produzidos e consumidos.
A verdade é que, por escassez de recursos ou falta de formação, a generalidade das pequenas empresas não tem estes processos implementados e, se algumas até conseguirão apurar as quantidades em stock a qualquer momento, apenas uma minoria será capaz de valorizar com exatidão essas unidades.
Felizmente, hoje em dia há Sistemas e Tecnologias de Informação acessíveis às pequenas empresas, que as ajudam a gerir e monitorizar os seus inventários em tempo real, cumprindo, em simultâneo, a obrigação fiscal inerente. Essa ajuda pode passar por:
- Implementação de sistemas de informação para gestão de stock: estes sistemas permitem o registo e monitorização das diversas movimentações e regularizações de stock, devendo estar integrado com os processos de compra, venda e gestão logística da empresa. Caso a empresa já disponha de um sistema de informação para este efeito, deverá averiguar se suporta adequadamente as especificidades do seu negócio, tais como a gestão de lotes, números de série, produtos compostos, métodos de valorização, entre outros.
- Adoção de dispositivos móveis para recolha de dados: existe uma panóplia de dispositivos móveis que podem ser usados para leitura e captura de dados, tirando partido da banalização de tecnologias como o RFID, QR codes ou dos “velhinhos”, mas ainda eficientes códigos de barras. Quando integrados com o sistema de informação, estes dispositivos automatizam o registo das entradas e saídas de bens, agilizam o controlo e regularização do inventário e evitam erros humanos.
- Integração entre sistemas de informação (cliente-fornecedor): alguns sistemas de informação suportam métodos de comunicação standard (ex: EDI) ou específicos que permitem às empresas cliente e fornecedor enviarem e integrarem automaticamente documentos comerciais de forma recíproca, com vantagens claras para ambos os agentes.
