É, porventura, o mais comum de todos os termos jurídicos associados à atividade empresarial. Este documento básico tem como objetivo a documentação de todas as operações e ações decorrentes de quaisquer atividades empresariais ou profissionais. Nelas podem especificar-se diversos dados em função do que a lei exija – normalmente incluem a identificação, a quantidade, descrição, data e valor.
Elementos das Faturas
De acordo com o Regime dos Bens em Circulação as faturas devem ser emitidas através de programas de faturação certificados ou em impressos de tipografias (faturas manuais) autorizadas pela Autoridade Tributária e Aduaneira. As faturas devem ser emitidas em duplicado (um exemplar para comerciante, outro para o cliente) no máximo até ao 5º dia útil da aquisição de bens ou prestação de serviços e devem conter os seguintes elementos:
- Data de emissão;
- Número da fatura (numeração sequencial);
- Nome ou denominação social do fornecedor de bens ou prestador de serviços;
- NIF do fornecedor de bens ou prestador de serviços;
- Nome ou denominação social do destinatário de bens ou serviços;
- NIF do destinatário de bens ou serviços;
- Denominação e quantidade dos bens ou serviços;
- Valor da prestação de serviços ou da transmissão de bens;
- Taxas aplicáveis;
- Montante de IVA liquidado;
- Motivo que justifique a não aplicação do imposto (se aplicável);
Data em que os bens foram colocados à disposição ou os serviços foram realizados em caso da data não coincidir com a data de emissão da fatura.
Comunicar Faturas
É obrigatório comunicar à Autoridade Tributária a Aduaneira (AT) todas as faturas emitidas por pessoas singulares ou coletivas que realizam operações sujeitas a IVA. Para comunicar as faturas pode ser utilizado um dos seguintes meios:
- Inserção manual no E-fatura;
- Comunicação em tempo real;
- Exportação e envio do ficheiro SAF-T até ao dia 12 do mês seguinte;
- Agendamento do envio do ficheiro SAF-T de modo automático
Anular Faturas
Caso seja necessário “anular”/corrigir uma fatura, o procedimento recomendado pela Autoridade Tributária é a emissão do documento retificativo designado por nota de crédito. Deve ser utilizado, por exemplo, quando o cliente solicita inclusão de dados na fatura após a mesma ter sido já emitida ou numa devolução.
Fatura Recibo
Documento que agrega a fatura e o recibo, podendo apenas ser emitida quando a data da fatura e do pagamento coincidem (pronto pagamento).
Fatura Simplificada
Documento emitido apenas para operações em território nacional, sujeito a condições:
- Venda de bens por parte de retalhistas/vendedores ambulantes a um consumidor final, não sujeito passivo de IVA;
- O montante total da transação de um bem não pode ser superior a 1.000,00€;
- O montante total da prestação de um serviço não pode ser superior a 100€.
Fatura Proforma
Documento informativo frequentemente utilizado na cotação de produtos e na justificação da transação internacional de produtos. Após aprovação do cliente pode ser convertida em fatura.
Fatura Manual
Impressas em papel por tipografias autorizadas pela Autoridade Tributária e Aduaneira, apenas são válidas nas seguintes situações:
- Sujeitos passivos com volume de negócios inferior ou igual a 50 mil euros, relativamente ao período de tributação anterior;
- Sujeitos passivos que emitam faturas manuais em caso de inoperacionalidade do programa de faturação (devendo ser posteriormente recuperadas para o programa utilizado).
Fatura Eletrónica
Documento emitido por software de faturação certificado e enviado por email. A esta fatura está associada uma assinatura digital que permite validar a autenticidade do documento.
Uma fatura eletrónica é semelhante a todas as outras, com a diferença de ser assinada eletronicamente. E essa assinatura digital é utilizada como identificação da autoria de documentos eletrónicos, tendo a mesma validade dos documentos assinados em papel. Através de um software de faturação eletrónica, podem emitir, assinar e enviar faturas facilmente: vossas ou dos vossos clientes e fornecedores.
A faturação eletrónica é, hoje, uma prática de eficiência administrativa incontornável. As empresas que querem ser mais competitivas não dispensam tempo ou recursos na emissão manual de faturas.
Quem assina as faturas eletronicamente?
A assinatura eletrónica nas faturas é feita através do software de faturação pelo qual a mesma foi emitida, desde que tenha a opção de emissão de faturas eletrónicas.
Como garantir a validade das assinaturas eletrónicas?
Para garantir a validade e viabilidade das assinaturas eletrónicas nas faturas, devem utilizar um software de faturação certificado para esse efeito. Uma solução como Sage 50cloud Faturação oferece-vos tudo aquilo que precisam.
