Faturas e Faturas Simplificadas: Quais as diferenças?

A emissão de faturas e faturas simplificadas é uma obrigação legal para empresas e trabalhadores independentes em Portugal. Embora ambas sirvam para formalizar transações comerciais, apresentam diferenças significativas quanto ao seu uso e aos elementos obrigatórios que devem conter. 

• Em Portugal, há dois tipos principais de documentos fiscais: faturas e faturas simplificadas, cada um com regras e limitações específicas.
• A escolha entre emitir uma fatura ou uma fatura simplificada depende do valor da transação, do tipo de cliente e do regime de IVA aplicável. 

Emitir faturas é uma obrigação legal para empresas e trabalhadores independentes, mas nem sempre é necessário recorrer à fatura tradicional. Para transações de baixo valor, a legislação permite o uso da fatura simplificada, um documento fiscal mais ágil e fácil de preencher, no entanto, existem critérios específicos que determinam quando este tipo de documento pode ser utilizado.

Compreender as diferenças entre faturas e faturas simplificadas é fundamental para garantir o cumprimento das normas fiscais e evitar penalizações, além disso, escolher o documento correto pode simplificar a gestão contábil e otimizar a organização financeira da empresa. 

Neste artigo, explicamos as principais diferenças e quando cada um deve ser utilizado.

COMPARTILHA! Que documento devo emitir quando vendo um produto ou presto um serviço? Uma fatura ou uma fatura simplificada? Confira neste artigo quais as principais diferenças!

CONTEÚDO DO POST

O enquadramento legal

Este artigo define os requisitos que devem ser cumpridos na emissão destes documentos e os casos específicos em que cada um pode ser utilizado.

A legislação relevante inclui ainda o Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro, que estabelece regras sobre a faturação e a conservação de documentos fiscais, reforçando a necessidade de garantir a rastreabilidade e transparência das transações comerciais.

Como decidir, então, que fatura emitir?

A escolha entre a emissão de fatura ou fatura simplificada passa muito por perceber quem são os vossos clientes, mas também que tipo de bens/serviços transacionam e em que setores de atividade operam.

Em particular, a escolha entre a emissão de uma fatura e de uma fatura simplificada depende da natureza da transação e do seu valor:

• Se o valor da venda for superior a 1.000 euros (isto, no caso dos bens) ou 100 euros (no caso dos serviços), é obrigatória a emissão de uma fatura;
• Se a transação envolver um sujeito passivo de IVA que precise de deduzir o imposto, então deve ser emitida uma fatura.

Salvo essas exceções, os vendedores podem emitir uma fatura simplificada para acompanhar a transmissão de bens ou serviços e simplificar o processo de venda.

Fatura ou fatura simplificada? Conheça as principais diferenças e descubra quando emitir cada uma para cumprir a legislação e otimizar a gestão do seu negócio.

Elementos obrigatórios da fatura

As faturas devem ser datadas, numeradas sequencialmente e conter os seguintes elementos:

1. Os nomes, firmas ou denominações sociais e a sede ou domicílio do fornecedor de bens ou prestador de serviços e do destinatário ou adquirente sujeito passivo do imposto, bem como os correspondentes números de identificação fiscal (NIF);
2. A quantidade e denominação dos bens transmitidos ou dos serviços prestados, com especificação dos elementos necessários à determinação da taxa aplicável; 
3. O preço, líquido de imposto, e os outros elementos incluídos no valor tributável;
4. As taxas de IVA aplicáveis e o montante de imposto devido;
5. O motivo justificativo da não aplicação do imposto, se for caso disso;
6. A data em que os bens foram colocados à disposição do adquirente, em que os serviços foram realizados ou em que foram efectuados pagamentos anteriores à realização das operações, se essa data não coincidir com a da emissão da factura.

Elementos obrigatórios da fatura simplificada

Já a fatura simplificada, menos complexa, deve conter obrigatoriamente os seguintes elementos:

• Data da operação;
• Denominação social do fornecedor dos bens ou prestador dos serviços;
• NIF do fornecedor dos bens ou prestador dos serviços;
• Nome e quantidade dos bens transacionados ou serviços prestados;
• Preço líquido, taxas aplicáveis e o montante de imposto devido, ou o preço com a inclusão do imposto e a taxa/taxas aplicáveis.

Neste tipo de documentos, não é obrigatório preencher os restantes dados, tais como o nome e a morada do destinatário dos bens ou serviços ou o seu NIF (excepto, neste último caso, se o consumidor final assim solicitar).

O que não é obrigatório?

Tipicamente, a emissão de faturas simplificadas apenas faz sentido em negócios de retalho e restauração que emitam muitas faturas a consumidores finais. Para todos os outros casos, sabendo das restrições e limitações do uso da fatura simplificada, na dúvida, é preferível emitir sempre fatura.

Por fim, é importante lembrar que a fatura simplificada não serve como guia de transporte devido à falta de dados. Além disso, as autoridades fiscais não a consideram válida quando o imposto não se aplica em território nacional, como nas vendas intracomunitárias ou exportações.

A fatura simplificada também não é válida sempre que a data da mesma não coincida com a data de colocação dos bens à disposição do adquirente, com a data da realização dos serviços.

Nos casos acima mencionados, deverão sempre emitir uma fatura e não uma fatura simplificada.

Escolher entre uma fatura e uma fatura simplificada não é apenas uma questão de praticidade, mas sim de cumprimento legal. Garantir a correta emissão desses documentos evita problemas fiscais e facilita a organização contábil. 

Em caso de dúvida, consulte um contabilista ou a Autoridade Tributária e utilize um utilizar programas de faturação certificados garantir conformidade e eficiência na gestão do seu negócio. 

Nota do editor: Este artigo foi publicado anteriormente e atualizado para 2025 pela sua relevância.