Inscreva-se

Inscreva-se

Software de faturação: o que é e quais são as suas vantagens?

Back to search results

 

Passar faturas dos trabalhos realizados, preparar orçamentos ou elaborar faturas proforma pode estar entre as tarefas mais pesadas do quotidiano da empresa. São documentos que ficam com o cliente e, se tiverem um formato profissional – a cores, com logotipos, com dados organizados, etc. – contribuirão para a boa imagem da empresa.

O facto de criar a fatura num software de faturação desencadeia automaticamente operações que poupam tempo e que permitem controlar melhor o seu negócio, por exemplo: geração das previsões de pagamento ou cobrança e o posterior estado de vencimento; gestão de stock; lançamento contabilístico para a contabilização do IVA e IRC e a posterior apresentação nas Finanças através do respetivo modelo.

Outras vantagens consistem no controlo das faturas e da sua custódia para auditorias ou eventuais inspeções da Autoridade Tributária, assim como na obtenção de relatórios de vendas e receitas, fundamentais para conhecer o estado do negócio.

Com tudo isto, fica evidente que organizar a contabilidade e tratar das faturas podem tornar-se tarefas penosas. Mas sem fatura não há rendimento, pelo que não podemos descuidar-nos. Felizmente, cada vez são mais os softwares de contabilidade e faturação que permitem a pequenas empresas ter a contabilidade em dia.

Experimente 30 dias grátis Sage One, o software de faturação online.

1) O que é um software de faturação

Seja localmente ou na cloud, um programa de faturação é uma ferramenta que permite gerar um modelo próprio para elaborar as faturas de modo personalizado (por exemplo, com o logotipo da empresa). E tudo isto é realizado de modo automatizado, transformando esta entediante tarefa em algo cómodo e simples.

Adicionalmente, com um software de faturação é possível:

  • Realizar orçamentos que, se forem aprovados, podem transformar-se automaticamente em fatura;
  • Gerar faturas proforma e transformá-las em faturas definitivas quando seja oportuno;
  • Gerar faturas recibo, quando a data da fatura e do pagamento coincidem (pronto pagamento);
  • Conservar e replicar os dados de clientes habituais para não ter de introduzi-los de cada vez que se faz uma fatura.
  • Anular Faturas e emitir o documento retificativo designado por nota de crédito.

2) Como pode um programa de faturação facilitar a gestão de uma empresa?

Vantagens de usar um software de faturação

1. Todas as faturas ficam concentradas no mesmo lugar, pelo que é possível esquecer-se de faturas perdidas ou extraviadas;

2. O software atribui automaticamente um número correspondente a cada fatura, para a sua devida identificação;

3. Sem possibilidade de erro na numeração das faturas;

4. Sem erros de cálculo, ao poder aplicar as percentagens necessárias em função das operações: impostos, retenções, etc;

5. Geração de ações posteriores que se desencadeiam após o envio da fatura:

  • Vencimentos;
  • Stocks;
  • Lançamentos;
  • Liquidação e declaração de IVA e IRC;
  • Gestão do livro de faturas.


3) Programa de faturação na cloud: que benefícios tem para o negócio?

Ainda bem que há cada vez mais programas disponíveis na cloud, que permitem a qualquer pequena empresa ter a faturação em dia, podendo aceder aos dados e a documentos a partir de qualquer lugar com ligação à Internet.

Neste emaranhado de informação que é a Internet, podemos encontrar softwares de faturação na cloud: sistemas concebidos para que qualquer profissional se torne um perito em finanças.

Em linhas gerais, os softwares de faturação na cloud são muito simples de utilizar, trazendo inúmeros benefícios às pequenas empresas:

  • Redução da possibilidade de erro

A grande vantagem dos softwares de faturação online é que reduzem drasticamente as possibilidades de erro. O utilizador pode estar tranquilo, porque as suas faturas contemplarão todos os dados e impostos estabelecidos por lei, com a respetiva numeração.

  • Poupança de tempo, espaço e dinheiro

Primeiro, porque ao estar num ambiente online não é necessário descarregar ou instalar nenhum programa. Segundo, porque eliminam a necessidade de procurar uma plataforma externa para remeter as faturas e de pagar pelo papel ou pelos gastos de envio.

  • Consulta desde qualquer lugar

Por último, ao ter todos os dados na cloud, o utilizador pode consultar qualquer fatura que tenha emitido ou esboço que tenha gerado na sua conta onde quer que seja: só precisa de ter ligação à internet.

Um software de faturação traz múltiplas vantagens para agilizar os processos de gestão de um negócio.

4) Tipos de negócio em que o software de faturação é imprescindível

Todas as pequenas empresas têm de emitir as suas faturas de forma organizada e pontual. Para uma adequada gestão do negócio, é essencial utilizar uma ferramenta especificamente concebida e orientada para a faturação de um negócio pequeno: simples e organizada.

No entanto, o mundo avança cada vez mais depressa e as empresas vão tendo de se adaptar a uma maior agilidade e flexibilidade no seu serviço ao cliente e nos seus procedimentos comerciais. A grande vantagem dos negócios pequenos é precisamente a sua agilidade e capacidade de resposta nesse âmbito. A evolução natural da faturação de uma pequena empresa leva à utilização de ferramentas online, aproveitando as respetivas características de acesso e sincronização, perfeitamente complementares à atividade flexível e eficiente que pretendemos.

Há três exemplos muito claros que merecem menção honrosa na utilização deste tipo de programas:

  1. Negócios sem escritório fixo

Nos últimos anos, surgiram muitas pequenas empresas cujos trabalhadores estão em regime de teletrabalho. Nestes casos, é necessário poder consultar ou gerir faturas a partir de diferentes dispositivos e localizações, pelo que é importante tê-las na cloud, atualizadas e acessíveis através de uma conta de utilizador.

  1. Gestão da contabilidade

Para que um contabilista possa gerir a contabilidade e a gestão administrativa de uma PME, ou de um trabalhador independente, de forma correta e atualizada, necessita de aceder às faturas que vão sendo emitidas, sem depender da pontualidade do trabalhador independente ou do administrador da empresa na entrega de documentos. Poder aceder às faturas online através de um utilizador partilhado melhora a qualidade da gestão.

  1. Negócios em fase inicial de desenvolvimento

Ao iniciar-se a atividade empresarial, ainda não existe uma rotina implementada para o processo de gestão administrativa o que, em muitos casos, resulta numa certa desordem ao nível de faturação, orçamentos e pagamentos a fornecedores. Uma ferramenta eficaz é importante, especialmente se também estiver acessível online, para facilitar consideravelmente a consulta ou modificação de estados e faturas, a qualquer hora e em qualquer lugar.

Evidentemente, além destes três exemplos há cada vez mais pequenas empresas que encontram maior versatilidade e comodidade no âmbito das aplicações online e que se beneficiam especialmente deste tipo de soluções.

É bom lembrar que não se trata apenas de passar faturas: é também gerir as contas de forma mais organizada, por forma a minimizar os erros de cálculo e para ser mais eficiente em geral.

Sage One

Software de Faturação Online - Simples, rápido e fácil.

Experimente 30 dias grátis